Informieren Sie sich über diese vorläufige Bauphase
Teil A. Sie werden nach Informationen gefragt
Informationsanfragen sind eine häufige Vorstufe bei der Definition und Durchführung von Bauarbeiten.
Oft ist es eine Frage der Größe: Größere Projekte haben mehr Variablen und mehr Unbekannte, die gelöst oder zumindest eingegrenzt werden müssen, bevor formale Vorschläge verlangt werden. Ein RFI kann also helfen.
Ihr Prozess muss schnell genug sein, um ohne unnötige Verzögerung zu verstehen und zu antworten. Ein RFI von einem potenziellen Kunden ist eine Chance für Sie, früh einzutreten. Das bedeutet wiederum, dass es gut genug organisiert ist, um schnell und korrekt reagieren zu können.
Wenn die RFI eine Arbeit anzeigt, die Sie nicht ausführen möchten, oder die zu Ressourcenkonflikten mit Projekten anderer Kunden führen würde, können Sie höflich ablehnen. Eine negative, aber rechtzeitige Antwort kann immer noch einen guten Eindruck hinterlassen und die Chance, später für andere Projekte kontaktiert zu werden.
Stellen Sie sicher, dass die RFI genügend Details enthält, damit Sie eine gute Antwort geben können. Überprüfen Sie mindestens, ob Sie über genügend Informationen verfügen, um Folgendes zu beantworten:
Können Sie konkurrieren? Verfügen Sie über die Fähigkeiten und Ressourcen, um eine gute Lösung zu bieten?
Können Sie ein solches Projekt gewinnen? Bist du besser als die Konkurrenz für diese Bauarbeiten?
Willst du ein solches Projekt gewinnen? Überprüfen Sie die Erfolgsbilanz des Kunden für die pünktliche Zahlung, bevor Sie diese Frage beantworten.
Wenn die RFI zu unklar bleibt, kann Ihr Prozess die folgenden Optionen definieren.
Sie können andere Projekte ablehnen und verfolgen.
Sie können dem Kunden helfen, Konstruktionsanforderungen besser zu definieren.
Sie können kostenpflichtige Beratungsdienste anbieten, um eine neue RFI zu erstellen.
Jede Option hat ihre Vor- und Nachteile. Ihre Entscheidung, welche Option gewählt wird, hängt vom Projekt und vom Kunden ab.
Teil B. Sie sind derjenige, der um Informationen bittet
Sobald ein Bauvorhaben begonnen hat, ist es nicht ungewöhnlich, dass ein Auftragnehmer oder Unterauftragnehmer zusätzliche Informationen benötigt, um sicherzustellen, dass die Arbeiten korrekt ausgeführt werden.
Starten Sie Ihren RFI-Prozess, wenn Folgendes erforderlich ist:
Änderung der Projektspezifikation, zB um ein Baumaterial durch ein anderes zu ersetzen (vielleicht nicht erreichbar)
Klärung einer Aufgabe oder Art und Weise, in der ein bestimmtes Material verwendet, geformt, angewendet werden soll usw.
Lösung eines "Baufehlers", bei dem ein Teil des Projekts nicht gemäß den Projektspezifikationen durchgeführt wurde.
Korrektur von Spezifikationen, wenn es Gründe gibt, eine Unterlassung, eine falsche Anwendung oder eine mangelnde Qualität in Bezug auf Materialien oder Aufgaben in Frage zu stellen.
Überprüfen Sie, ob der Kunde oder der Generalunternehmer ein Standard-RFI-Formular hat, das verwendet werden soll. Gute Formulare und Vorlagen helfen Ihnen, die richtigen Informationen einzubeziehen, um sinnvolle und nützliche Antworten auf Ihre RFI zu erhalten. Zeichnen Sie Ihre neu geöffnete RFI zum Beispiel in einer zentralisierten Softwareanwendung zur Verwaltung von RFIs auf.
Untersuchen Sie die Antwort, die Sie erhalten, um sicherzustellen, dass sie klar und realistisch ist. Bestätigen oder klären Sie die Auswirkungen auf das Budget und den Zeitplan für das Projekt. Aktualisieren Sie Ihre eigene Projektplanung entsprechend.
- Markieren Sie Ihre RFI als geschlossen oder gelöst, wenn die Antwort, die Sie erhalten, dies garantiert. Überprüfen Sie Ihre Liste mit ungelösten RFIs. Jage die betroffenen Parteien nach den Antworten!