Wie Sie Ihre ausgehenden Telefonanrufe produktiver machen und weniger Zeit benötigen
Aber was wäre, wenn wir einfach anrufen und mit den Leuten sprechen könnten, mit denen wir reden wollten, was wir sagen wollten und weitergehen?
Stellen Sie sich vor, wie viel produktiver wir sein könnten und wie viel Zeit wir brauchen würden, um andere Dinge zu tun.
Nun, wir können - und alles, was man braucht, ist ein bisschen Vorbereitung im Voraus.
Zeitmanagement-Telefon-Tipps für ausgehende Anrufe
- Egal, ob es sich um Lieferanten , Stammkunden oder Auftragnehmer handelt , viele von uns rufen immer wieder die gleichen Personen an. Halten Sie Ihre Kontaktinformationen mit zeitsparenden Details auf dem neuesten Stand, damit Sie keine Zeit damit verschwenden, Leute zu erreichen, die nicht erreichbar sind.
Wenn Sie beispielsweise wissen, dass eine bestimmte Person, die Sie erreichen möchten, jeden Tag von 13 bis 14 Uhr ein Mittagessen einnimmt, warum sollten Sie dann meine Zeit damit verschwenden, sie während dieser Zeit anzurufen? - Programmieren Sie die Nummern derjenigen, die Sie regelmäßig anrufen, in Ihr Telefon. Ich bin erstaunt über Leute, die das nicht tun, da die Zeit, die Sie sparen, wenn Sie nicht nach Zahlen suchen und sie einwerfen, genauso erstaunlich ist.
- Planen Sie Ihre ausgehenden Anrufe. Bevor Sie anrufen, notieren Sie sich das Hauptziel des Anrufs und die wichtigsten Punkte, die Sie abdecken möchten. Dies hilft Ihnen, beim Telefonieren zu bleiben und sicherzustellen, dass Sie alles abdecken, was Sie abdecken möchten. So sparen Sie Zeit während des Anrufs und vermeiden, dass Sie erneut anrufen müssen, weil Sie etwas vergessen haben.
- Wenn Sie jemanden anrufen, der in Ihre Kontaktdatenbank eingegeben wurde, sollten Sie alle Informationen über die Person, die Sie anrufen, vor sich haben, wenn Sie anrufen. Ob Sie einen Desktop-Computer, ein mobiles Gerät oder einen Rolodex verwenden, dies ist eine großartige Gedächtnishilfe während des Anrufs. Wenn Sie beispielsweise nicht nach dem Namen des Ehemanns des Kunden suchen müssen, haben Sie die Möglichkeit, während des Anrufs Notizen zu machen und so noch mehr Zeit zu sparen.
- Wenn Sie während eines Anrufs Notizen machen möchten (oder irgendetwas anderes tun, während Sie telefonieren), ist natürlich eine gute Freisprecheinrichtung oder ein Headset wichtig. Wenn Sie Ihre Hände frei lassen, können Sie viel Zeit sparen .
- Wenn Sie den Anrufbeantworter oder die Mailbox von jemandem erreichen, hinterlassen Sie eine vollständige Nachricht, die Ihre Telefonnummer zweimal angibt und den Grund angibt, warum Sie angerufen haben . Zum Beispiel "Dies ist Susan Ward unter (Telefonnummer). Ich rufe an, um die Schätzung für Ihr Projekt zu besprechen. Sie können mich heute Nachmittag unter (Telefonnummer) erreichen."
Wenn Sie Ihre Nummer zweimal angeben, erhält der Empfänger der Nachricht eine viel bessere Chance, die Nachricht richtig zu schreiben und sie aufzuschreiben, ohne die Nachricht erneut abzuspielen. - Gib nicht dem Telefonzwang nach . Wenn Sie versuchen, jemanden zu erreichen, und Sie es nicht tun, ist es verlockend, zurückzurufen - vielleicht jede halbe Stunde! Aber wenn Sie eine richtige Nachricht hinterlassen haben, müssen Sie keine Zeit verschwenden, wenn Sie wiederholte Nachrichten hinterlassen (und den Anrufbeantworter oder die Mailbox der Person auffüllen). Geben Sie der angerufenen Person eine angemessene Zeit für einen Rückruf, z. B. bis zum nächsten Geschäftstag.
- Planen Sie Ihre Telefonanrufe ein und stellen Sie sie nach Möglichkeit in einem einzigen Block zusammen. Die meisten von uns sind nicht so gut im Multitasking und verlieren sehr viel an Produktivität, wenn wir von einer Aufgabe zur nächsten wechseln. Also, wenn Sie an einem bestimmten Tag ein Dutzend Anrufe tätigen müssen, ist es effizienter, alle in einer Stunde zu machen, als ein oder zwei zu machen, und dann noch eine weitere drei Anrufe eine Stunde später und zwei weitere 45 Minuten danach.
- Buchen Sie Ihre ausgehenden Telefonate, wenn möglich. Wenn es kein kurzer Anruf wird, wenn du jemanden anrufst, stell dich vor, erzähle ihr, warum du anrufst, und frage sie dann, ob es ein günstiger Zeitpunkt zum Reden ist oder ob sie lieber eine Zeit buchen würde, um darüber zu diskutieren . Dann vereinbaren Sie, dass Sie sie zu dieser Zeit anrufen werden. Dies kann nicht nur Zeit sparen, sondern auch Zeit sparen, wenn Sie die Person zurückrufen, da Sie beide bereit sind, das Problem zu besprechen, das Sie ursprünglich genannt haben.
- Wenn möglich, machen Sie Ihre ausgehenden Telefonate in "Prime Time". Untersuchungen haben ergeben, dass mehr Menschen früh morgens in ihren Büros sind und zwischen 8 und 11 Uhr erreichbar sind