Wie man das Telefon in Ihrem Geschäft richtig beantwortet

Telefon Beantwortung Tipps, um Business zu gewinnen

Telefonantwortfähigkeiten sind für Unternehmen entscheidend. Selbst in diesen Tagen der SMS und E-Mail ist das Telefon immer noch der Hauptansprechpartner der Kunden . Und die Art und Weise, wie das Telefon Ihres Unternehmens beantwortet wird, bildet den ersten Eindruck Ihres Kunden für Ihr Unternehmen. Hier erfahren Sie, wie Sie das Telefon richtig beantworten und Geschäft gewinnen können:

1) Beantworte alle eingehenden Anrufe vor dem dritten Klingeln.

2) Wenn Sie ans Telefon gehen, seien Sie warm, enthusiastisch und professionell .

Ihre Stimme am Telefon ist manchmal der einzige Eindruck von Ihrer Firma, die ein Anrufer bekommen wird.

3) Begrüßen Sie Anrufer höflich, wenn Sie ans Telefon gehen, und identifizieren Sie sich und Ihre Organisation sofort. Sagen wir zum Beispiel: "Guten Morgen. Cypress Technologies. Susan spricht. Wie kann ich Ihnen helfen?" Niemand sollte jemals fragen müssen, ob sie ein solches und ein solches Geschäft erreicht haben.

4) Deuten Sie deutlich, halten Sie Ihre Stimme Lautstärke mäßig und sprechen Sie langsam und klar beim Beantworten des Telefons, damit Ihr Anrufer Sie leicht verstehen kann.

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5) Steuern Sie Ihre Sprache, wenn Sie das Telefon beantworten. Verwenden Sie keine Umgangssprache oder Schlagworte . Anstatt beispielsweise "OK" oder "Kein Problem" zu sagen, sagen Sie "Sicher", "Sehr gut" oder "In Ordnung". Wenn Sie eine Person sind, die Füllstoffe verwendet, wenn Sie sprechen, wie "uh huh", "ähm" oder Ausdrücke wie "like" oder "you know", trainieren Sie vorsichtig, diese nicht zu verwenden, wenn Sie telefonieren .

( Erfahren Sie mehr über das Sprachproblem der Verwendung von Füllern und wie Sie das Problem lösen können .)

6) Trainiere deine Stimme und dein Vokabular, um beim Telefonieren positiv zu sein, selbst an einem "down" Tag. Zum Beispiel, anstatt zu sagen: "Ich weiß es nicht", sagen Sie: "Lass mich das für dich herausfinden."

7) Nehmen Sie Telefonnachrichten vollständig und genau.

Wenn Sie etwas nicht verstehen oder nicht buchstabieren können, z. B. den Nachnamen einer Person, bitten Sie den Anrufer, ihn zu wiederholen oder für Sie zu buchstabieren. Stellen Sie dann sicher, dass die Nachricht an den gewünschten Empfänger gesendet wird.

8) Beantworte alle deine Anrufe innerhalb eines Arbeitstages. Ich kann das nicht genug betonen. Erinnerst du dich an den frühen Vogel? Der frühe Anrufer kann den Vertrag , den Verkauf , das Problem lösen ... und den positiven Eindruck von Ihrem Geschäft, das Sie verbreiten wollen, verstärken. Wenige Dinge stören Anrufer, die versuchen, Ihr Geschäft mehr zu erreichen als Anrufe, die nicht zurückgenommen wurden.

9) Fragen Sie immer den Anrufer, ob es in Ordnung ist, sie in die Warteschleife zu setzen, wenn Sie ans Telefon gehen, und lassen Sie keine Personen in der Warteschleife. Anrufer alle 30 bis 45 Sekunden mit Fortschrittsberichten versorgen. Bieten Sie ihnen, wenn möglich, eine Auswahl an, z. B. "Diese Leitung ist immer noch besetzt. Werden Sie weiter warten oder sollte ich Sie zurückrufen?"

10) Verwenden Sie ein Lautsprechertelefon nur, wenn es unbedingt erforderlich ist. Freisprechtelefone vermitteln dem Anrufer den Eindruck, dass Sie sich nicht vollständig auf seinen Anruf konzentrieren und ihn denken lassen, dass sein Anruf nicht privat ist. Die einzige Zeit, eine Freisprecheinrichtung zu benutzen, ist, wenn Sie mehr als eine Person brauchen, um an der Konversation an Ihrem Ende teilzunehmen. Fragen Sie den Anrufer, ob Sie ihn auf die Freisprecheinrichtung stellen können, bevor Sie es tun.

11) Wenn Sie Voicemail oder einen Anrufbeantworter verwenden, um Anrufe zu beantworten, wenn Sie nicht können, stellen Sie sicher, dass Sie eine professionelle Nachricht aufgezeichnet haben, die das gleiche wie Tipp 3 tut und Anrufer andere relevante Informationen vor der Aufzeichnung gibt ihre Nachrichten. Aktualisieren Sie Ihre Voicemail-Nachricht nach Bedarf. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise für einen Urlaub geschlossen wird, aktualisieren Sie Ihre Voicemail-Nachricht, um dies zu sagen und um zu sagen, wann Ihr Geschäft wieder geöffnet wird.

12) Trainieren Sie alle anderen, die das Telefon beantworten, auf die gleiche Weise, einschließlich anderer Familienmitglieder, wenn Sie ein Home-based Business führen . Überprüfen Sie, wie das Telefon Ihres Unternehmens beantwortet wird, indem Sie anrufen und nachsehen, ob das Telefon professionell beantwortet wird. Wenn sie den Test nicht bestehen, gehen Sie mit dieser Liste "Wie beantworte ich das Telefon?" Mit, um sicherzustellen, dass jeder in Ihrem Unternehmen weiß, wie man Anrufe richtig beantwortet.

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