Geschäftsinhaber führen häufig ihre eigene Buchhaltung aus, und zwar aus vielen Gründen, darunter die Angst, sensible Finanzinformationen zu delegieren, vollständige Kontrolle zu haben und die Personalkosten gering zu halten. Diese Gründe, die sicherlich für Startups und kleinere Betriebe gelten, werden mit dem Wachstum Ihres Unternehmens zunehmend unpraktisch. Einige Eigentümer delegieren Buchhaltungsaufgaben an vertraute Familienmitglieder oder Mitarbeiter, aber die erfolgreichsten und klügsten Unternehmer lernen schnell, dass Buchhaltung und Finanzen der Lebensnerv des Geschäfts sind und professionelles Management von qualifizierten Finanzspezialisten verdienen.
Die drei primären Finanzmanagerpositionen in den meisten Unternehmen sind Buchhalter oder Buchhalter, Controller und Chief Financial Officer oder CFO.
Als Unternehmensinhaber können Sie die Aufgaben dieser Positionen selbst übernehmen oder an einen Mitarbeiter oder einen vertrauenswürdigen Mitarbeiter delegieren, aber wenn das Unternehmen reifer wird, stellen die meisten Eigentümer fest, dass die Einstellungsprofis solide Kosten-Nutzen-Vorteile erzielen und die Eigentümer sich auf den Kern konzentrieren können Geschäftsprobleme. Die Ergebnisse der Einstellung von Buchhaltungsfachleuten umfassen - sind aber nicht beschränkt auf - die folgenden Geschäftsvorteile:
- Ermitteln von Kosteneinsparungen im Herstellungsprozess, Lieferantenbeziehungen, Bürooperationen und Mitarbeitermanagement
- Geld sparen bei Steuern
- Verwaltung einer ständig wachsenden Menge an internen Dokumenten und externen Berichten
- Entwurf eines finanziellen Sicherheitsnetzes durch Risikominimierung durch Versicherungsschutz, Bestandsmanagement, Diversifizierung und steuerliche Risikobewertungen
- Erweiterungen planen
- Lohnbuchhaltung
- Rationalisierung von Operationen und Maximierung von Gewinnen
- Vermeiden von Bußgeldern, Strafen, schlechteren Bonitätseinstufungen und Zinsbelastungen, die sich aus fehlenden Terminen, ungenauer Berechnung der Gehaltsabrechnung, Vergessen von Rechnungen und fehlenden zeitkritischen Geschäftsmöglichkeiten ergeben
Tatsächlich sparen die meisten Unternehmen Geld, indem sie professionelles Finanzpersonal einstellen , um ihre täglichen Geschäftsabläufe zu verwalten.
Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens, Ihrer Branche und anderen Faktoren brauchen Sie jedoch nur einen Teilzeit-Buchhalter oder benötigen ein komplettes Finanzpersonal, das einen Controller und einen CFO umfasst. Entscheiden Sie, welche finanziellen Mitarbeiter Ihr Unternehmen wirklich benötigt, ist eine komplexe Entscheidung, die von vielen Faktoren abhängt. Ihre Bedürfnisse werden sich mit der Zeit sicherlich ändern, und wenn Ihr Unternehmen erfolgreich wächst, können Sie alle diese Positionen durchgehen. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, was jeder Profi tut und erklärt, wann Ihr Unternehmen einen oder mehrere dieser Finanzspezialisten benötigt:
Wesentliche Buchhalter-Funktionen
Die meisten Buchhalter erfassen reaktiv, was bereits im Unternehmen finanziell gemacht wurde, ohne die Geschäftsstrategie zu beeinflussen. Buchhalter arbeiten auf Transaktionsbasis und treffen selten Entscheidungen über zukünftige Geschäftstransaktionen. Ein talentierter Buchhalter kann Ihre Optionen erklären, Aufzeichnungen führen und aktuelle Berichte erstellen, Diskrepanzen in den Büchern erkennen und kostensparende Ideen empfehlen, aber ihre Hauptaufgaben bestehen darin, das Geschäft und seine finanziellen Transaktionen zu protokollieren und Berichte aus diesen Informationen zu erstellen. Zu den typischen täglichen Aufgaben eines Unternehmensbuchhalters gehören:
- Erfassung von Umsatz, Ausgaben, Verbindlichkeiten und Forderungen
- Überwachung der Kosten für Lieferungen, Bürokosten, Miete, Nebenkosten und andere fixe und variable Kosten
- Gehaltsabrechnung , Steuerabzug, Umsatzsteuerkonten, Lohnpfändungen und Versicherungsabzüge verwalten
- Sicherstellen, dass wichtige Formulare und Dokumente sicher ausgefüllt und aufbewahrt werden
- Erstellung von täglichen, wöchentlichen, monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Berichten für Management, Regierungsbehörden, Aktionäre, Mitarbeiter und Interessengruppen
- Rechnungen pünktlich bezahlen
- Alternative Lieferanten suchen und Kostenvergleiche anstellen
- Identifizierung von Problembereichen wie Verschwendung, Missmanagement, Betrug und Diebstahl
- Tracking Materialien, Lieferungen, Inventar und Personalwesen
- Vorbereitung von Steuern und täglichen, monatlichen oder vierteljährlichen Steuereinnahmen für Stadt, Staat, IRS, Arbeitslosenagenturen und Versicherungsgesellschaften
- Management von Versicherungs- und Gesundheitsplänen für Unternehmen und Mitarbeiter
- Schutz der Firmendaten
- Schätzungen bekommen und Leute finden und bezahlen und reparieren
- Compliance-Probleme prüfen
- Innerbetriebliche Bearbeitung von Kundenkreditproblemen und externe Kreditvergabe an externe Anbieter und Kreditgeber
Wissen, wann man einen Buchhalter anstellt
Die meisten Geschäftsinhaber - insbesondere diejenigen mit einem Unternehmergeist - sind stolz darauf, jeden Aspekt ihres Geschäfts zu bewältigen, und die Buchhaltung wurde durch die gesamte intuitive Software einfacher. Es ist durchaus möglich, dass Geschäftsinhaber die Bücher behalten, aber es ist nicht unbedingt eine gute Idee, wenn das Geschäft wächst. Wenn der Papierkram das Zeitmanagement, die Arbeitszufriedenheit oder die Effizienz beeinträchtigt, ist es an der Zeit, einen Buchhalter einzustellen. Sie müssen möglicherweise keinen Vollzeit-Mitarbeiter einstellen und können sogar die gesamte oder einen Teil der Buchhaltungsaufgaben wie Gehaltsabrechnung auslagern. Die Einstellung eines Buchhalters ist sinnvoll, wenn einer der folgenden Punkte auf Sie und Ihr Unternehmen zutrifft:
- Sie verstehen Buchhaltung nicht wirklich, aber vertrauen der Software, um Ihnen alles zu erzählen, was Sie wissen müssen.
- Sie sind nicht vertraut mit der Steuergesetzgebung und Steuervermeidungsstrategien.
- Ihr Unternehmen erlebt in kurzer Zeit ein schnelles Wachstum.
- Investoren, Kreditgeber oder Aktionäre wollen professionell aufbereitete Berichte.
- Du verbringst mehr Zeit damit, Bücher zu machen, als Umsätze oder neue Geschäfte zu generieren.
- Sie planen, in eine andere Region, Industrie oder Produktlinie zu expandieren.
- Sie möchten Vermögenswerte kaufen, verkaufen oder handeln.
- Sie wurden informiert, dass Ihre Bücher geprüft werden.
Mieten einen Buchhalter muss nicht ein schmerzhafter Prozess sein, weil Sie mit der Auslagerung der Arbeit an eine professionelle Wirtschaftsprüfungsgesellschaft beginnen können. Dies ist eine besonders effektive Strategie, wenn Sie nicht mit Buchhaltung vertraut sind, einen Buchhalter oder Buchhalter oder Bewerber für Finanzjobs einstellen.
Wann sollte man einen Controller in Erwägung ziehen?
Controller, die manchmal als Comptroller bezeichnet werden, beaufsichtigen Buchhalter, Steuermanager, Kreditmanager und andere Buchhalter, während sie direkt an den CFO, CEO oder Geschäftsinhaber berichten. In kleineren Unternehmen kann ein Controller der einzige Certified Public Accountant im Unternehmen sein oder ein Buchführungsteam beaufsichtigen. Viele dieser Fachleute erledigen ihre Aufgaben mit Hilfe eines Sachbearbeiters, Buchhalters oder Verwaltungsmitarbeiters.
Ein Controller ist der Chief Accounting Officer des Unternehmens und trägt die Verantwortung für die Erstellung von Abschlüssen, Geschäftsplänen, Budgets, Steuern, Compliance-Zertifizierungen und speziellen Projekten wie die Planung kurz- und langfristiger Geschäftsstrategien, Unternehmensakquisitionen, Verkäufe von Vermögenswerten, Unternehmenszusammenschlüssen und Sicherung der Finanzierung oder Investoren. Als Finanzmanager auf mittlerer Ebene betrachtet, übernehmen die Controller normalerweise folgende Aufgaben:
- Verwalten Sie das Finanzpersonal.
- Unterzeichnen Sie Schecks und tragen Sie treuhänderische Verantwortlichkeit für Firmenbetrieb.
- Melden Sie sich finanziell bei Berichten und Dokumenten an.
- Legen Sie die Finanzrichtlinien und -verfahren des Unternehmens fest.
- Erstellen Sie Berichte für die interne Überprüfung.
- Abwicklung von Versicherungs- und Risikomanagement-Richtlinien.
- Schützen Sie Unternehmensvermögen.
- Bereiten Sie Budgets vor, überwachen und aktualisieren Sie sie.
- Speerspitze Vorbereitungen für öffentliche Angebote.
- Informieren Sie Eigentümer und Führungskräfte über Finanzmärkte, Trends und Best Practices.
- Entwickeln Sie proaktive Steuerstrategien.
- Wählen und verwalten Sie die Buchhaltungssoftware.
- Verfolgen Sie Sammlungen.
- Beschäftigen Sie sich mit Personalfragen, wie zum Beispiel der Pflege von Mitarbeiterunterlagen.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über Sozialleistungen und Geschäftsverantwortlichkeiten.
Zeichen, die auf Ihr Unternehmen hinweisen, benötigen einen Controller
Je größer Ihr Unternehmen wächst, desto wahrscheinlicher brauchen Sie mehr als nur einen Buchhalter. Wenn Sie Aktionäre oder einen Vorstand haben, der aus Personen besteht, die keine Freunde, enge Mitarbeiter und Familie sind, die Sie ernannt haben, ist die Einstellung eines Controllers eine solide Geschäftspraxis, die Ihr Unternehmen und Ihre Vermögenswerte schützt. Im Allgemeinen konzentriert sich ein Controller auf das Rechnungswesen, während sich ein CFO auf das strategische Finanzwesen konzentriert.
Während die Interessengruppen des Unternehmens expandieren, bietet ein Controller taktisches Management-Reporting und eine Überwachung der Mitarbeiter in Bezug auf Buchhaltungsprobleme, während der CFO die Finanzplanung übernimmt und die Verantwortung für das Controller- und Buchhaltungsteam trägt. Die meisten kleinen Unternehmen können sich keinen Vollzeit-Controller leisten, aber wenn das Unternehmen wächst, können Sie es sich nicht leisten, ohne einen Controller zu arbeiten, selbst wenn er auf Teilzeit- oder Beratungsbasis arbeitet.
Wann man einen Finanzvorstand anstellt
CFOs arbeiten über strenge Grenzen hinaus, indem sie an allen geschäftlichen Entscheidungen teilnehmen und sich für die besten finanziellen Interessen der Organisation einsetzen. Wie jeder erfahrene Unternehmer oder Unternehmer weiß, sind strenge finanzielle Beurteilungen nur eines der Geschäftsziele eines erfolgreichen Unternehmens. Initiativen, die hohe Gewinne erzielen, können das Unternehmen leicht schwächen, wenn Kunden nicht gerne hohe Preise für minderwertige Produkte oder loyale Kunden zahlen, die den Zielen, Prinzipien, der Umweltverpflichtung oder den Betriebstechniken eines Unternehmens einen höheren Stellenwert einräumen.
Die besten CFOs bewerten nicht nur die Kosten der Geschäftstätigkeit, sondern auch die Risiken und Bedrohungen, die ein Unternehmen generieren kann. Als hochrangige Corporate Officers arbeiten CFOs mit Eigentümern, Verwaltungsräten, Führungskräften und anderen wichtigen Anspruchsgruppen zusammen und spielen eine wichtige Rolle in Forschung und Entwicklung, in der Überwachung von Unternehmen, in der Einhaltung von Vorschriften und im Tagesgeschäft. Weitere CFO-Aufgaben umfassen:
- Steuerung eines Unternehmens durch Fusionen, Übernahmen, öffentliche Angebote und Änderungen der Geschäftsstruktur und des Geschäftsbetriebs
- Management wichtiger Geschäftserweiterungen in neue Märkte
- Eintreten für solide Finanzpraktiken bei komplexen Entscheidungen
- Verwalten von Vermögenswerten und finanziellen Beziehungen mit mehreren Stakeholdern
- Rationalisierung von Operationen
- Bewertung und Management finanzieller Risiken
- Planung kurz- und langfristiger finanzieller Ziele
- Interpretation von Marktdaten aus mehreren Finanzindikatoren und Geschäftstrends
- Die Gründe verstehen, warum Geschäftsmärkte so funktionieren, wie sie es tun
- Bestimmen, wie Unternehmensvermögen investiert werden soll
- Prognose von Markttrends und wie das Unternehmen daraus Kapital schlagen kann
Jeder Teil des Unternehmens ist in hohem Maße auf die gemeinsamen Aufgaben des CFO angewiesen: die Aufsicht über die Aufsichtsbehörden, das Treasury-Management sowie die Planung und Prognose kritischer finanzieller Angelegenheiten.
Schrittweise anspruchsvollere Anforderungen an das Finanzmanagement
Kleine und mittlere Unternehmen haben mit wachsendem Betrieb wachsende Anforderungen an Buchhaltung und Buchhaltung. Eigentümer oder designierte Teammitglieder übernehmen oft die Buchhaltung für kleine und neu gegründete Unternehmen mit Hilfe von Buchhaltungssoftware. Die meisten Unternehmen stellen jedoch fest, dass die Einstellung von professionellen Buchhaltern - entweder Vollzeit- oder Teilzeitkräfte sowie interne oder externe Stellen - die Mitarbeiter für ihre Kernaufgaben entlasten und eine größere Genauigkeit, bessere Compliance und verbesserte Aufsicht gewährleisten. Der richtige Buchhalter sorgt dafür, dass die Berichte pünktlich erscheinen und hilft Unternehmen, Strategien zur Kosteneinsparung, Betrug, Diebstahl und Verschwendung zu identifizieren.
Wenn Ihr Unternehmen wächst und die Anforderungen an Ihre Zeit sich vervielfachen, werden Sie vielleicht feststellen, dass Sie ein Finanzpersonal benötigen, das von einem Controller oder einem CFO beaufsichtigt wird, um die immer komplexeren Finanzen des Unternehmens zu verwalten. Zu Ihren Möglichkeiten gehören die Einstellung von Vollzeit-, In-House-Personal oder Outsourcing-Buchhaltung und finanzielle Aufgaben zu einem erfahrenen professionellen Buchhaltungsdienst. Beide Optionen sind gleichwertige Möglichkeiten, die finanzielle Stärke Ihres Unternehmens zu stärken, aber viele kleine bis mittlere Unternehmen genießen die Vorteile der Einstellung von Beratern nach Bedarf, um die hohen Kosten der Beschäftigung von Vollzeit-Profis zu vermeiden.