Für viele Unternehmen erhält die Kreditorenbuchhaltung wenig Aufmerksamkeit, wenn nicht etwas schief geht. Von der gut geführten Kreditorenbuchhaltung ist jedoch viel zu gewinnen. Umgekehrt gibt es viele Probleme, die von einem nur hinken können. Diese Abteilung hat oft einen enormen Einfluss auf den Cashflow eines Unternehmens, und es gibt Chancen, die durch die Nutzung von Zahlungsvereinbarungen mit Lieferanten gewonnen oder verloren werden können.
Eine gut geführte Kreditorenbuchhaltung sollte in der Lage sein, Mengenrabatte und Frühzahlungsrabatte zu nutzen sowie den besten Weg zu finden, das meiste Bargeld für andere Ausgaben und Investitionen einem Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Diese Abteilung sollte auch in der Lage sein sicherzustellen, dass Lieferanten ihren Verpflichtungen auf der Grundlage von Vereinbarungen und Verträgen nachkommen. Wenn also die Mengen- oder Qualitätsstandards nicht eingehalten werden, werden Probleme gelöst und entsprechende Korrekturmaßnahmen ergriffen.
Allgemeine Kreditorenbuchhaltungsprobleme
Obwohl es zahlreiche Möglichkeiten gibt, Kosten zu senken und Bargeld freizusetzen, gibt es auch eine Reihe von Hindernissen, mit denen Unternehmen konfrontiert werden, wenn sie versuchen, diese Ziele zu erreichen. Die Kreditorenbuchhaltungsstudie 2014 von Canon hat festgestellt, dass die Papierverarbeitung für viele Unternehmen eine der größten Problemquellen darstellt. Die Zeit, die für die Bearbeitung der Papierfakturierung benötigt wird, ist das größte Problem.
Andere wichtige Quellen für Bedenken waren:
- Sicherstellen, dass Zahlungen pünktlich erfolgen
- Rationalisierung des Rechnungsgenehmigungsprozesses
- Die besten Zahlungsbedingungen mit Lieferanten erhalten und sicherstellen, dass die Verpflichtungen auf beiden Seiten erfüllt werden
- Umgang mit einer Vielzahl von Lieferantenbuchhaltungs- und Rechnungsstellungssystemen
- Aufzeichnung und Überprüfung der Sicherheit von Daten und Transaktionen
Viele der aufgelisteten Probleme werden verschlimmert oder durch die Abhängigkeit von Papierfakturierung verursacht. Verlorener Papierkram ist in vielen Organisationen ein häufiges Problem, das zu verspäteten oder verpassten Zahlungen führt. Während eine Reihe von Unternehmen daran interessiert sind, ihren Papierkram zu digitalisieren, versenden die meisten Lieferanten noch Papierrechnungen oder senden sie per Fax.
Die meisten kleinen Unternehmen erledigen ihre eigenen Rechnungen, und vieles davon wird manuell erledigt. Da nur wenige Anbieter auf die elektronische Rechnungsstellung umgestellt haben, geben die meisten Unternehmen große Mengen an Arbeitskräften aus, um manuell Daten einzugeben und digitale Kopien der Dokumentation zu erstellen.
Die Verwendung von Papierdokumenten verlangsamt häufig den Rechnungsgenehmigungsprozess, da Kopien erstellt und an die entsprechenden Mitglieder des Managements zur Überprüfung geliefert werden müssen. Wenn der Papierkram nicht leicht zugänglich oder in einem digitalen Format verfügbar ist, ist es eine Herausforderung, Daten zu analysieren und sicherzustellen, dass die besten Zahlungsvereinbarungen getroffen werden und dass die Verpflichtungen eingehalten werden. Pünktliche und vorzeitige Zahlungen können Rabattvereinbarungen leicht verloren gehen, wenn Unternehmen nicht in der Lage sind, Zahlungen zu leisten, wenn dies erforderlich ist, so dass Probleme im Zusammenhang mit Papierkram teuer sein können.
Verbesserungen und Optimierung
Aufgrund der Tatsache, dass eine Reihe von Problemen im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Ausführung von Kreditorenabteilungen auf die gleichen Ursachen zurückzuführen sind, gibt es auch einige Anpassungen, die Organisationen vornehmen können, die gleichzeitig viele Anliegen berücksichtigen. Drei der effektivsten Methoden, mit denen Unternehmen ihre Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung optimieren können, sind:
- Verwenden Sie die Objektschrifterkennung, um Papierkram zu digitalisieren
- Nutzen Sie die Online-Portale, die für Lieferanten zugänglich sind
- Erstellen Sie Management-Workflows
OCR
Während viele Unternehmen routinemäßig Scanner ausnutzen, um digitale Kopien von Papierkram zu erstellen, beinhaltet dies im Allgemeinen nur das Erstellen eines Bildes eines Dokuments, das auf einem Computer gespeichert ist. Dies bedeutet, dass Informationen noch manuell in eine Datenbank eingegeben werden müssen, so dass der Verlust von Datensätzen zwar weniger problematisch ist, jedoch immer noch zeitaufwendig ist.
Objektzeichenerkennung oder OCR umfasst das Scannen eines Dokuments und das Abrufen von Daten aus diesem Dokument. Diese Daten können automatisch zu einer Datenbank oder Tabelle hinzugefügt werden. Der OCR-Prozess hilft, das Problem manueller Dateneingabefehler zu reduzieren, und ermöglicht die Eingabe von Informationen, sobald der Papierkram empfangen wurde. OCR dauert für einen Mitarbeiter etwa die gleiche Zeit wie das Scannen eines Dokuments, um eine Image-Datei zu erstellen, und erfordert im Allgemeinen keine zusätzlichen Schritte. Pro Gartner gibt es Organisationen, die 80 Prozent oder mehr ihrer Rechnungen buchen können, ohne dass ein Mitarbeiter direkt involviert sein muss.
Lieferantenportale
Durch die Optimierung des Prozesses für die Eingabe von Rechnungen und Daten in ein zentralisiertes System können Unternehmen ein Online-Portal erstellen oder nutzen, das es einem Unternehmen und seinen Lieferanten ermöglicht, Bestellungen zu verfolgen, Rechnungen anzusehen und zu sehen, wann Zahlungen vorgenommen werden. Wenn Sie diese Daten einer Reihe von Personen in einer Organisation zur Verfügung stellen, können Sie sicherstellen, dass die Kreditorenbuchhaltung ordnungsgemäß überwacht wird, und es kann dazu beitragen, die für die Genehmigung von Rechnungen erforderliche Zeit zu verkürzen. Indem Lieferanten Zugang zum Portal erhalten, können diese Unternehmen Rechnungen einreichen und Zahlungen verfolgen sowie auf Probleme mit erhaltenen Lieferungen oder Fakturierungsprobleme hingewiesen werden.
Einrichten von Workflows und Prozessen
Eine Organisation entscheidet sich jedoch für die Datenverwaltung. Es ist wichtig, dass ein etablierter Prozess für die Verwaltung von Konten und Zahlungen vorhanden ist. So können Unternehmen sicherstellen, dass der Betrieb funktioniert, und Alternativen finden, wenn sie schwerfällig sind oder zu Fehlern oder Verzögerungen führen. Laut Deloitte sollten diese Prozesse detailliert beschreiben, was die Kreditorenabteilung tut, wenn sie eine Rechnung erhält, wie Daten eingegeben und geteilt werden und wie der Prozess für die Genehmigung von Rechnungen ist. Es sollte auch Leitlinien geben, wie die verschiedenen Arten von Lieferanten am besten bezahlt werden können.
Während viele Lieferanten innerhalb von 30 oder 90 Tagen Rabatte für die Zahlung anbieten, ist der Rabatt unter Umständen nicht wert, wenn dadurch der Cashflow einer Organisation beeinträchtigt wird. Es ist auch wichtig, dass überprüft werden kann, ob sowohl das Unternehmen als auch die Lieferanten die Bestimmungen eines Vertrags oder einer Vereinbarung einhalten. Durch die Einrichtung von Workflows für die Behandlung dieser Probleme können Unternehmen die richtigen Entscheidungen treffen.
Wenn Lieferanten nicht pünktlich, in ausreichender Menge oder in angemessener Menge liefern, wollen die Unternehmen möglicherweise keine Rechnungen bezahlen, bis diese Probleme gelöst sind. Ein Arbeitsablauf kann entscheidend sein, um festzustellen, was zu tun ist, wenn diese Probleme auftreten. Darüber hinaus müssen Zahlungen an Lieferanten auch rechtzeitig erfolgen, um zu verhindern, dass Rabatte oder Strafzahlungen für verspätete Zahlungen verloren gehen. Jede Lieferantenvereinbarung muss dokumentiert und aktualisiert werden, sobald sich die Dinge ändern, und die Prozesse sollten sicherstellen, dass jedes Konto entsprechend behandelt wird.
Das Erstellen von Workflows kann auch einem Unternehmen helfen:
Auslagerung
Die Digitalisierung von Datensätzen, die Implementierung von OCR und die Nutzung eines Portals, auf das Lieferanten Zugriff haben, ist möglicherweise für kleinere Unternehmen nicht erforderlich. Unternehmen sollten jedoch nicht davon ausgehen, dass die Kosten verhindern, dass ein Unternehmen sie ausnutzen kann. Während die Kosten für den Aufbau und die Wartung elektronischer Systeme für viele kleine und mittlere Unternehmen unerschwinglich sein können, ist dies oft nicht notwendig. Es gibt eine Vielzahl von Drittanbietern, an die Organisationen diese Aufgaben auslagern können. Unternehmen können von der Einrichtung eines OCR-Prozesses bis hin zur Unterstützung bei der Erstellung von Workflows für die Analyse von Lieferantenverträgen externe Unterstützung erhalten.
Während Unternehmen möglicherweise nicht in der Lage sind, die Kosten für die Implementierung einer Vielzahl von IT-Systemen selbst zu tragen, ist es oft sehr erschwinglich, wenn ein Drittanbieter mit ihnen zusammenarbeitet. Unternehmen müssen die Kosten für die Nutzung von externen Parteien vergleichen, um diese Systeme gegen das Einsparpotenzial und den Wert der Freigabe von Bargeld zu entwickeln, aber das Outsourcing ermöglicht es Organisationen, die Technologie und Systeme zu nutzen, die normalerweise zu teuer wären.
- Stellen Sie sicher, dass Bestellungen für jede neue Bestellung erstellt werden
- Stellen Sie sicher, dass die Rechnungen mit den erhaltenen Produkten übereinstimmen und die vertraglichen Vereinbarungen erfüllen
- Überprüfen Sie die Aufzeichnungen, um sicherzustellen, dass Zahlungen geleistet werden, dass sie pünktlich erfolgen und nicht dupliziert werden
- Bestimmen Sie die beste Methode zum Bezahlen von Rechnungen, z. B. durch EFTs oder Kreditkarten, um Gebühren zu senken