Es gibt nichts Wichtigeres für den Erfolg Ihres Unternehmens als Ihr System für die Verwaltung von Debitoren, Fakturierung und Inkasso. Manchmal wird dieses System als "Collections Management System" bezeichnet. Wie auch immer es heißt, Sie müssen es einrichten und fleißig arbeiten.
Hier ist warum: Wenn Sie viele Kunden haben, aber kein Einkommen von diesen Kunden, werden Sie aus dem Geschäft gehen. Im Folgenden finden Sie eine Liste der Schritte, die Sie ausführen müssen, um ein Sammlungsverwaltungssystem für Ihr Unternehmen zu implementieren:
Zahlungsmethoden einrichten
Wie werden die Leute dich bezahlen? Dies hängt in erster Linie von der Art des Geschäfts ab und davon, ob es sich bei Ihren Kunden um Einzelpersonen, Unternehmen oder beides handelt. Es gibt einige etablierte Möglichkeiten, Geld von Kunden aller Art aufzunehmen: Je mehr unterschiedliche Arten von Zahlungen Sie akzeptieren, desto hilfreicher wird es für die Kunden sein. Aber Sie müssen eine Prämie für die Behandlung einiger Arten von Zahlungen, wie Kredit-und Debitkarten bezahlen.
- Barzahlungen, hauptsächlich von Privatpersonen im Einzelhandel
- Überprüfungen von Einzelpersonen in einer Einzelhandelsumgebung und Geschäftskunden
- Kredit- und Debitkartenzahlungen von Einzelpersonen und Unternehmen
- Online-Zahlungsmethoden wie PayPal, von Einzelpersonen und Unternehmen.
- Kredit- oder Zahlungspläne, sowohl von Einzelpersonen als auch von Geschäftskunden.
- Andere externe Zahlungsquellen, wie Versicherungsgesellschaften, in bestimmten Arten von Unternehmen.
Zahlungsabwicklung "Faustregeln" einrichten
Nachdem Sie festgelegt haben, welche Arten von Zahlungen zu leisten sind, müssen Sie einige Regeln für Ihre Mitarbeiter hinsichtlich der Akzeptanz und Handhabung dieser Zahlungsarten festlegen.
Welche Regeln gelten beispielsweise für die Annahme von Schecks? Machen Sie Bonitätsprüfungen für neue Kunden? Wann erlauben Sie Kunden, im Laufe der Zeit zu bezahlen? Wann bringen Sie einen Kunden vor ein kleines Gericht?
Rechnungen versenden
Senden Sie Rechnungen an Kunden, die Ihnen Geld schulden. Senden Sie eine Abrechnung mindestens einmal im Monat, oder öfter, wenn Sie wirklich ernsthaft Geld sammeln möchten.
Führen Sie einen Debitoren-Aging-Bericht aus
Abhängig von Ihrer Geschäftsart haben Sie möglicherweise Kunden, die beim Kauf nicht zahlen oder die im Laufe der Zeit bezahlen. Wenn Sie einen Bericht über die Fälligkeit von Debitorenkonten ausführen, wird Ihnen angezeigt, wann Sie Rechnungen senden und wann Sie stärkere Einzugsmethoden einleiten müssen.
Inkassoverfahren für Nichtzahler einleiten
Für Kunden, die nicht innerhalb einer angemessenen Frist (gemäß Ihren "Faustregeln") zahlen, führen Sie ein Inkassoverfahren ein. Möglicherweise möchten Sie ein Konto an eine Inkassobüro oder an ein Gericht für geringfügige Forderungen senden . Entscheiden Sie, welches für jeden Kontotyp am besten ist.
Einrichten und Arbeiten eines Collections-Management-System kann Ihnen helfen, das Geld, das Sie fällig sind, zu sammeln und Cash-Flow durch Ihr Unternehmen zu bewegen.