Was sind Debitoren?
Debitoren (manchmal "Forderungen" oder "A / R" genannt) sind die Beträge, die ein Unternehmen von seinen Kunden erhält. Sie könnten sie als "Zahlungen aufgrund meines Geschäfts" betrachten.
Forderungen gelten als geschäftliche Vermögenswerte, da sie einen Wert haben, der dem Gesamtbetrag Ihres Geschäfts entspricht.
Forderungen stehen in der Liste der Vermögenswerte aufgrund ihrer Fähigkeit, in Bargeld umgewandelt zu werden, an erster Stelle. Forderungen werden in der Bilanz des Unternehmens ausgewiesen , da diese geschuldeten Beträge als Vermögenswerte betrachtet werden. Sobald sie ausgezahlt sind, hoffen wir, werden sie bar.
Einige Cash-Geschäfte oder Unternehmen, die stark auf die Verwendung von Kreditkarten durch Kunden angewiesen sind, haben möglicherweise nicht viele Forderungen. Aber wenn Sie ein Geschäft haben, in dem Sie Ihren Kunden Rechnung stellen, und Sie bieten ihnen Bedingungen (Zahlung im Laufe der Zeit, müssen Sie in der Lage sein, einen A / R-Bericht zu führen, können Sie sehen, was von jedem Kunden fällig ist.
Bilanzierungsmethode und Forderungen
Wenn Ihr Unternehmen Kunden hat, die nicht sofort zahlen, verwenden Sie wahrscheinlich die Periodenrechnungsmethode (im Gegensatz zur Kassenbuchführung). Diese Buchhaltungsmethode erfasst das Einkommen, wenn es in Rechnung gestellt wird, nicht wenn das Geld gesammelt wird. Das bedeutet, dass Sie Steuern zahlen müssen, die auf Einnahmen basieren, die Sie möglicherweise nicht erhalten haben.
Der Prozess des Sammelns von Geld von Kunden in dieser Art von Geschäft beginnt mit einer Rechnung - eine Rechnung an einen Kunden. Die Rechnung enthält den fälligen Betrag und den Fälligkeitstermin einschließlich der Zahlungsbedingungen. Die Zahlungsbedingungen enthalten manchmal einen Rabatt für die vorzeitige Zahlung.
Der Debitorenbericht basiert auf dem Betrag und den Bedingungen, die in der Rechnung für diesen Kunden angegeben sind.
Was ist ein Debitorenbuchhaltungsbericht?
Accounts Receivable Aging (manchmal auch als "accounts receivable acessing" bezeichnet) ist eine Kategorisierung aller von allen Kunden geschuldeten Beträge, einschließlich der Dauer der ausstehenden Beträge (unbezahlt), so dass Sie ihr Alter berücksichtigen oder dies "altern" Information. Die Standardkategorien für diesen Berichtstyp sind:
- Aktuell - sofort fällig
- 1 - 30 Tage - fällig innerhalb der nächsten 30 Tage
- 31-60 Tage - ein Monat überfällig
- 61 - 90 Tage - zwei Monate überfällig
- 91 und mehr - mehr als zwei Monate überfällig
Wenn ein Kunde mehrere Rechnungen zu unterschiedlichen Zeiten hat, zeigt der Bericht an, wie viel zu welchem Zeitpunkt fällig ist. Zum Beispiel für Jim Jones:
- 230 $ 30 Tage
- $ 120 60 Tage
- $ 390 über 90 Tage.
Der Zweck dieser Forderungsalterung besteht darin, dem Geschäftsinhaber zu zeigen, welche Forderungen dringender bearbeitet werden müssen, weil sie länger überfällig sind.
Der Debitorenbuchhaltungsbericht ist ein Standardbericht, der mit allen betriebswirtschaftlichen Buchhaltungssoftware-Programmen , einschließlich Online-Systemen, geliefert wird.
Warum ist ein Debitoren-Aging-Bericht so wichtig?
Regel Nr. 1 bei der Eintreibung von Forderungen lautet: "Je länger eine Schuld geschuldet wird, desto weniger wahrscheinlich ist es, dass Sie sie eintreiben können." Es ist daher wichtig, dass Sie Ihre Kunden und deren Schulden kennen, um von ihnen zu sammeln.
Eines Ihrer wichtigsten Inkasso-Tools ist ein Bericht über die Fälligkeit von Debitorenkonten.
Wie lese und verwende ich einen A / R-Aging-Bericht?
Lesen Sie einen Bericht über die Fälligkeit von Debitorenkonten und erinnern Sie sich dabei an Regel # 1 von Collections / Hier sind einige Richtlinien, die Sie beim Lesen eines alternden Reports beachten sollten:
Betrachten wir zuerst die größten Geldbeträge, die von allen Kunden geschuldet werden. Sind diese Beträge aktuell? Sind sie 30 Tage? Oder sind diese Rechnungen 120 Tage oder länger ausstehend? Wenn Sie nach dem 80/20-Prinzip arbeiten, erreichen Sie mit den größten Straftätern (mit Ihrem Sammlungsmanagementsystem natürlich) die höchste Rendite. Stellen Sie fest, wie Sie mit jeder dieser großen Rechnungen umgehen, einen Plan aufstellen und Ihren Debitorenbuchhalter starten lassen.
Als nächstes schauen Sie sich die Rechnungen an, die schon lange fällig sind. Stellen Sie fest, ob Sie bereit sind, diesen Kunden in den nächsten Schritt des Inkassoprozesses zu bringen: Inkassobüro oder Small Claims Court .
Oder denken Sie, dass diese Rechnung nicht zahlbar ist?
Schließlich, verwenden Sie Ihr Inkasso-System , um zu bestimmen, wie Sie alle Kunden mit Rechnungen 30 Tage überfällig oder mehr kontaktieren werden. Lassen Sie sich vom System führen, aber zögern Sie nicht, Ausnahmen zu machen. Zum Beispiel könnten Sie wissen, dass die Ehefrau eines Kunden Krebs im Endstadium hat, und Sie könnten entscheiden, diese Person nicht vor Gericht zu bringen. Es ist deine Firma; Du entscheidest dich.
Sie können auch eine Geschäftsanalyse-Rate berechnen, die als " durchschnittliche Abrechnungsdauer" bezeichnet wird. Diese Berechnung zeigt die Anzahl der Tage, die Sie im Durchschnitt für Ihre Geschäftsverkäufe benötigen. Im Laufe der Zeit können Sie sehen, ob dieses Verhältnis steigt (eine längere Zeit für das Sammeln).
Wenn Sie daran arbeiten, Ihre Inkasso-Rate zu verbessern, indem Sie den Bericht über die Fälligkeit von Konten und andere Finanzanalyse-Tools wie den durchschnittlichen Erfassungszeitraum verwenden, können Sie Zahlungen verbessern und mehr Bargeld in Ihrem Unternehmen haben.
Zusammenfassend können Sie einen Bericht über die Fälligkeit von Debitorenkonten verwenden, um Entscheidungen über die nächsten Schritte für alle Kunden zu treffen, die Ihnen Geld schulden. Verwenden Sie den von Ihnen eingerichteten Sammlungsvorgang und denken Sie immer an Regel Nr. 1.