Wie funktioniert das Modul Einkauf in SAP?
Unternehmen jeder Größe nutzen ihre Supply-Chain-Funktion, um Artikel zu kaufen, um fertige Produkte herzustellen oder Dienstleistungen zu erbringen. Bevor eine Einkaufsabteilung Material in SAP erwerben kann, muss die eigene Infrastruktur der Abteilung konfiguriert werden.
Um eine Struktur zu entwickeln, die den Anforderungen eines Unternehmens am besten entspricht, müssen Sie die SAP-Organisationsstruktur und die Entscheidungen kennen, die eine Einkaufsabteilung treffen muss.
SAP-Einkaufsorganisationsstruktur
Jede Einkaufsabteilung ist einzigartig, aber die in SAP definierte Organisationsstruktur ermöglicht es einem Unternehmen, Best Practices zu übernehmen, um die Vorteile des Systems zu maximieren.
- Einkaufsorganisation - Dies ist die höchste Ebene der Einkaufsinfrastruktur. Eine Einkaufsorganisation ist definiert als eine Gruppe von Einkaufsaktivitäten, die mit allen oder einem bestimmten Teil des Unternehmens verknüpft ist.
Wenn ein Unternehmen über eine große Anzahl geografisch unabhängiger Standorte verfügt, kann jeder Bereich über eine eigene Einkaufsorganisation verfügen. Ein kleines Unternehmen mit ein oder zwei Standorten darf jedoch nur eine Einkaufsorganisation verwenden.
- Einkäufergruppe - Die Einkäufergruppe kann als eine Person oder eine Gruppe von Personen definiert werden, die mit bestimmten Produkten oder Produktgruppen arbeiten, die über die Einkaufsorganisation gekauft wurden.
In größeren Organisationen gibt es oft Gruppen von Einkaufsprofis in der Einkaufsabteilung, die mit bestimmten Lieferanten oder Lieferantenarten arbeiten.
Einkaufsbelege
Es gibt eine Reihe von Einkaufsbelegen, die von Einkaufsabteilungen in SAP verwendet werden.
- Bestellanforderung - Wenn ein Produkt über die Produktionsplanung benötigt wird, kann eine Bestellanforderung erzeugt werden. Produkte und Dienstleistungen, die nicht Bestandteil des Planungsprozesses sind, können manuell über eine Bestellanforderung angefordert werden.
Eine Bestellanforderung kann von berechtigten Benutzern erstellt werden und sie werden entweder Artikel aus einem webbasierten Katalog anfordern oder Bestellanforderungen direkt in das SAP- System eingeben . Wenn für einen Artikel, der nicht zuvor gekauft wurde, eine Bestellanforderung ausgegeben wird, kann eine Angebotsanforderung erstellt und an bestehende oder neue Lieferanten gesendet werden.
- Angebotsanfrage - Wenn das Produkt nicht bei einem Vertragslieferanten gekauft werden kann oder der Preis und die Qualität nicht akzeptabel sind, kann die Einkaufsabteilung neue oder bestehende Lieferanten eine Angebotsanfrage (RFQ) senden.
Der Lieferant kann die Anfrage überprüfen und den besten Preis und die besten Konditionen für die Artikel zurücksenden.
- Angebot - Wenn der Lieferant seine Angebote zurücksendet, können diese in SAP eingegeben werden und dann kann der Einkauf prüfen und vergleichen.
Es kann einige Verhandlungen mit den Lieferanten für das beste Angebot geben, wo die Einkaufsabteilung versuchen wird, günstigere Lieferzeiten, Rabatte oder Frachtkosten zu bekommen.
- Bestellung - Hierbei handelt es sich um ein kommerzielles Dokument, das von einer Einkaufsabteilung an den Lieferanten ausgestellt wird und das erforderliche Produkt oder die angeforderte Dienstleistung, die Mengen und den ausgehandelten Preis identifiziert, die der Lieferant und die Einkaufsabteilung vereinbart haben.
Es ist möglich, das System so einzurichten, dass ein Lieferant bestätigen muss, dass er die Bestellung erhalten hat.
Außerdem ist es möglich, dass die Lieferanten eine erweiterte Versandbenachrichtigung senden müssen, um zu wissen, wann die Artikel geliefert werden .
- Verträge - Anstelle einer einzelnen Bestellung mit einem Lieferanten ist es möglich, einen Kontakt zu erstellen, bei dem der Verkäufer eine bestimmte Menge der Artikel über einen bestimmten Zeitraum versendet.
Außerdem kann der Vertrag ein Wertkontrakt sein, wo statt einer Menge; Der Kontakt bezieht sich auf eine Gesamtmenge der über einen bestimmten Zeitraum gekauften Waren.
- Lieferplan - Diese Vereinbarung mit dem Lieferanten bedeutet, dass ein Vertrag zur Lieferung der Artikel in geplanten Intervallen über einen bestimmten Zeitraum abgeschlossen wird.
Die SAP-Einkaufsfunktion wurde so konzipiert, dass ihre Benutzer ihren Organisationen helfen können, ihren Kunden die Aufträge zu liefern, die ihre Kunden wünschen, wenn diese Kunden diese Bestellungen wünschen - und dies durch möglichst wenig Inventur.
Dieser SAP-Einkaufsartikel wurde von Gary Marion, Experte für Logistik und Supply Chain, aktualisiert.