Party Planning Vendors Jedes Event, das Pro wissen sollte

by Rob Hart

Die besten Veranstaltungsplaner bleiben mit trendigen Veranstaltungsorten in ihrer Umgebung von Hotels über Resorts bis hin zu Restaurants auf dem Laufenden . Am wichtigsten ist, dass sie gute, sogar freundliche Arbeitsbeziehungen mit dem Verkaufs- und Catering- Management an diesen Orten aufbauen, da beide helfen werden, eine Veranstaltung zu machen oder zu brechen. Diese Beziehungen werden sich auch für zukünftige Veranstaltungen als wertvoll erweisen und werden Ihnen hoffentlich helfen, eine ausgezeichnete Veranstaltung zu organisieren.

Ebenso sollte jeder Veranstaltungsplaner (ob unabhängig oder als Meetingplaner in einer Organisation angestellt) über ein persönliches Geschäftsnetzwerk aus vertrauenswürdigen Eventanbietern und -lieferanten verfügen, die für verschiedene Veranstaltungen gemietet werden können.

Dieses Netzwerk wird nicht nur die Zeit für die Suche nach diesen Auftragnehmern reduzieren, sondern der Veranstaltungsplaner wird gelernt haben, mit diesen Unternehmen und Einzelpersonen zusammenzuarbeiten, um den besten Service für ihre Kunden zu erhalten. Am Ende ist Networking in der Meeting- und Eventbranche unglaublich wichtig.

Wenn es um Empfehlungen geht, kann Ihr Netzwerk (oder dessen Fehlen) den Unterschied zwischen der Anwerbung eines Jobs und dem Ansehen des Wettbewerbs bedeuten. Hier sind die Anbieter von Veranstaltungsdienstleistungen, Lieferanten und Auftragnehmer, die jeder große Veranstaltungsplaner in seinem Netzwerk haben sollte.

01 - Destination Management Company (DMC)

Eine Destination Management Company (DMC) kann auf der Oberfläche als Konkurrent eines lokalen Eventplaners auftreten, da sie sich auf die Pflege der Beziehungen zu allen lokalen Veranstaltungsorten und Hospitality-Services konzentriert, aber in Wirklichkeit können sie hervorragende Partner für Veranstaltungsplaner sein.

Bei der Planung von Veranstaltungen außerhalb der Stadt oder außerhalb Ihres Fachgebiets kann eine gute DMC zu Ihrem besten Freund und engsten Verbündeten werden. Ihre Beziehungen und ihr umfangreiches lokales Wissen decken häufig alle Aspekte der Veranstaltungsplanung ab. DMCs werden in der Regel gemietet, um alle Offsite- und Abendaktivitäten zu planen und auszuführen.

02 - Kommunikationsberater

Eine enorme Menge an Informationen muss Kunden und Gästen mitgeteilt werden, aber viele Veranstaltungsplaner haben nicht das einzigartige Know-how, um alle Kommunikationsmaterialien wie Einladungen, Tagesordnungen, Konferenzmaterialien usw. zu produzieren.

Ein Kommunikationsberater hilft bei der Erstellung von Vorlagenmaterialien, die angemessene Etikette und Formate für jede Art von Kommunikationswerkzeug befolgen.

Wenn Sie mit Autoren und Grafikdesignern arbeiten (oder diese Aufgaben direkt ausführen), stellt diese Person sicher, dass die Materialien das Ereignisthema, den Nachrichtenaustausch und die Markenstandards der Kunden enthalten. Sie können sogar bei der tatsächlichen Produktion und dem Druck dieser Materialien helfen.

03 - Schreibwaren Designer

Je intimer ein Ereignis ist, desto flexibler ist die Art der Papiermaterialien, die verwendet werden können. Lokale oder Online-Schreibwarenläden haben unglaubliche Möglichkeiten, und die meisten Papiere können heutzutage mit einem Tintenstrahldrucker bedruckt werden, was zu einigen Kosteneinsparungen führen kann.

Versuchen Sie, mit dem Ladenbesitzer zu arbeiten. Er oder sie sollte Hunderte von Stilen direkt im Shop inventarisieren (und die Möglichkeit haben, bei Bedarf benutzerdefinierte Materialien zu bestellen). Ein Schreibwaren-Designer wird Vorschläge machen und helfen, Ihre Materialien zu schreiben und zu drucken.

Stationärer Tipp: Stellen Sie sicher, dass das Inventar neben klassischeren oder traditionelleren Schreibwaren und Einladungen auch andere einzigartige Optionen enthält.

04 - Werbeartikelhändler

Eine der Regeln eines jeden Ereignisses ist es, niemals einen Gast mit leeren Händen nach Hause gehen zu lassen. Unabhängig davon, ob Sie ein Kundenmeeting, Seminar, Konferenz, Messe, Incentive-Tour oder ähnliches planen, eines bleibt immer gleich: Ihre Gäste sollten ein entsprechendes Geschenk erhalten und mit nach Hause nehmen.

Ihr Werbeartikel-Kontakt sollte Ihnen Zugang zu Namensschildern, Notizblöcken, Stiften, Bleistiften, Kleidung, Prämien und allen anderen Artikeln bieten, die Sie oder Ihr Kunde den Teilnehmern Ihres Programms anbieten möchten.

Geschenktipp: Es ist immer am besten, Geschenke zu wählen, die das Image / die Marke der aufnehmenden Organisation widerspiegeln. Gegebenenfalls möchten Sie vielleicht sogar bestimmte Artikel mit dem Firmen- oder Vereinslogo versehen.

05 - Fotograf

Dies ist ein Budgetposten, den viele Kunden gerne meiden, aber ein großartiger Fotograf wird die Essenz eines Events oder mehrerer Tagesprogramme erfassen und den Gästen ein Erinnerungsstück geben. Mit ein paar großen Fotografen in Ihrem Netzwerk kann besonders wertvoll sein, wenn Sie angestellt werden, um eine persönlichere Veranstaltung wie eine Hochzeit zu planen.

Ihr Fotograf sollte auch ein Netzwerk von Ressourcen wie Videoproduktion, A / V-Techniker und andere Fotografen unterhalten. Der Fotograf, der technische Expertise mit Marketing-Know-how verkörpert, ist derjenige, den Sie in Ihrem Netzwerk haben wollen. Er oder sie wird die Kunst- und Geschäftslogik für jede Veranstaltung verstehen.

06 - Private Caterer

Nicht jede Veranstaltung findet in einem Hotel oder Restaurant statt, wo Catering-Services automatisch angeboten werden. Interne Treffen und Veranstaltungen sind oft in den Organisationen selbst geplant und Catering wird bestellt und geliefert. Einige der einzigartigsten Veranstaltungsorte wie Kunstgalerien, Wahrzeichen Gebäude oder sogar schöne Parks werden auch private Catering-Dienstleistungen erfordern.

Ein Caterer kann sein eigenes Restaurant, Bankett oder Geschäft haben. Zusätzlich zu einer Reihe von Menüpunkten, die zu allgemeinen oder ethnischen Speisen Erfahrungen ansprechen, sollte er oder sie unglaubliche Möglichkeiten für Frühstück, Mittagessen, Pausen und / oder Abendessen anbieten.

07 - Besitzer des Weinladens / Sommelier

Ihr Caterer wird sich wahrscheinlich um die Bedürfnisse Ihrer Bar kümmern, aber ein Eventplaner wird seine eigenen Gründe haben, einen Weinexperten in sein Netzwerk aufzunehmen.

Ein guter Weinladenbesitzer kann Inventar (für Konsum- oder Wertschätzungsgeschenke) als direkte Ressource für private Feiern anbieten, aber noch wichtiger, dieser Sommelier kann helfen, den Planer über Wein aufzuklären.

Weintipp: Für einen zusätzlichen Bonus, arbeiten Sie eine direkte Beziehung mit dem Weinladenbesitzer aus, um Inventar direkt zu Ihren Klienten zu versenden und eine persönliche Anmerkung von Ihnen einzuschließen.

08 - Chocolatier

Ähnlich wie bei einem Weinladen kann ein großer Chocolatier einen Veranstaltungsplaner wirklich gut aussehen lassen. Jeder liebt handgemachte Schokolade Ganaches und Trüffel.

Wenn Sie können, arbeiten Sie mit einem lokalen Chocolatier, der alle frischen Zutaten verwendet, aber es gibt viele Gourmet-Schokoladenhersteller, die direkt zu Ihrer Veranstaltung versenden. MarieBelle New York kreiert wunderschön präsentierte Pralinen.

Chocolate Tips: Wenn Sie wirklich etwas Besonderes wollen, kann ein großer Chocolatier ein individuelles Bild auf die Pralinen legen oder sogar eine Schokoladenskulptur oder ein Mittelstück kreieren. Es ist auch keine schlechte Idee, Ihren Kontakt zu bitten, Ihre persönlichen Visitenkarten im Geschäft für den personalisierten Versand zu Kunden zu behalten.

09 - Florist

Großartige Blumenarrangements verleihen einem Raum Farbe, Raffinesse und Duft. Viele Veranstaltungen werden Blumenarrangements als Teil der Veranstaltung Dekor wie Tisch Mittelstücke enthalten.

Ein guter Florist bietet verschiedene Ideen, die das Thema, die Farben und das Budget für Ihre Veranstaltung ansprechen. Er oder sie wird auch beraten, welche Blumen am besten für die Dauer und Temperatur Ihrer Veranstaltung (z. B. Outdoor-Veranstaltungen) und der Saison halten.

10 - Party Vermietung Lieferant

Obwohl die meisten Veranstaltungsorte Beziehungen direkt mit einem Party-Verleih-Unternehmen unterhalten, ist es für Event-Planer hilfreich, eine eigene Beziehung mit einem zuverlässigen Party-Vermieter zu haben.

Eine großartige Veranstaltung kann eine beliebige Anzahl von Gegenständen für Dekorationen, Bettwäsche, Bodenbeläge, Beleuchtung, audiovisuelle Ausrüstung, Essgeschirr, Glaswaren, Requisiten, Zelte usw. enthalten. Eine gute Partyverleihfirma wird all dies und mehr anbieten. Ihr Party-Verleih-Anbieter kann auch eine gute Ressource sein, um zu helfen, Brainstorming die besten Möglichkeiten, um das Thema Ihrer Veranstaltung zu unterstützen.

11 - Kongress- und Besucherbüro (CVB)

Ein Kongress- und Besucherbüro (CVB) liefert wertvolle Informationen über das Veranstaltungsziel, seine Dienstleistungen und Einrichtungen. Ein CVB spart Zeit und Energie für jeden Besprechungsplaner, wenn er lokale Dienste recherchieren muss. Einige CVBs bieten sogar Online-Tools für Planer, um Informationen von teilnehmenden Hotels und anderen Dienstleistungen und Veranstaltungsorten anzufordern.

Das CVB ist verantwortlich für die Förderung der lokalen Destination und kann im Allgemeinen Informationen über die Geschichte und die einzigartigen Eigenschaften einer Destination bereitstellen. Veranstaltungsplaner sollten das CVB und seine Mitarbeiter als eine Ressource für detaillierte Informationen über lokale Reisen und Tourismus erreichen.