Wie man den vollkommenen privaten Caterer für Ihr Ereignis anstellt

Tipps für die Planung des Event-Menüs und die Einstellung des Caterers von einem Experten

Während viele große Veranstaltungsorte einen Chefkoch oder eine Bankettabteilung haben, bieten viele der weltweit schönsten und einzigartigsten Veranstaltungsorte keinen Catering-Service. Während die zusätzliche Arbeit der Einstellung eines privaten Caterers oder Cateringunternehmens für einige abschreckend sein kann, sind großartige Veranstaltungsplaner immer bereit, den perfekten Veranstaltungsort zu buchen, auch wenn das bedeutet, dass sie ihr professionelles Netzwerk anrufen müssen, um es zu erledigen.

Bevor Sie einen Caterer oder eine Catering-Firma für die Veranstaltung engagieren, ist es hilfreich, erste Ideen für das Catering-Menü zu haben und diese Tipps in Ihrer Tasche zu haben.

Experte für die Menüplanung von einem Catering-Experten

"Stellen Sie eine gute Balance mit Ihrer Speisekarte her", schlägt Stacy Ziegler, GEKE, CMP, erster Vizepräsident der Nationalen Vereinigung der Catering Executives (NACE) und Vertriebsleiter bei Bold American Events & Catering vor. Bold American bietet Full-Service-Catering-Service für Veranstaltungsorte in der Stadt Atlanta, Georgia und organisiert jedes Jahr mehr als 500 Corporate und Social Events.

"Sie können risikoreicher mit Ihren Vorspeisen, Beilagen und Nachtisch gehen, aber für das Hauptgericht müssen Sie daran denken, dass Sie eine vielfältige Gruppe von Menschen füttern. Die meisten Menschen erkennen gerne, was sie essen. Das bedeutet nicht, dass jeder einfaches Huhn serviert werden muss, aber sei vorsichtig mit etwas sehr Exotischem. "

Die Jahreszeit der Veranstaltung ist auch wichtig. Und Veranstaltungsplaner diskutieren häufig über zukünftige Ereignisse in einer ganz anderen Jahreszeit. "Obwohl Sie vielleicht mitten im Winter über Ihre Speisekarte sprechen, könnte das eigentliche Ereignis im Juni stattfinden. Kurze Rippen und Kartoffelbrei im Januar klingen fantastisch, aber wenn dein Juni Event rollt, wirst du etwas viel leichteres wollen ", sagt Ziegler.

Bei der Planung eines Event-Menüs geht es um viel mehr als nur die Auswahl der Speisen. Aber der nächste Schritt ist das Mieten des Caterers, um Ihnen zu helfen, es durchzuziehen.

Expertenrat für die Einstellung eines privaten Cateringunternehmens

Vielleicht haben Sie bereits Ideen für das Catering-Menü im Hinterkopf, der nächste Schritt besteht darin, eine Catering-Firma für Ihre Veranstaltung zu engagieren. "Sprechen Sie mit Ihrem Caterer darüber, was sie am besten können", rät Ziegler. "Sie haben viel Erfahrung mit Publikumslieblingen und wissen, was sie am besten können."

Neben der Nutzung Ihres Caterers als Food & Beverage-Berater sowie des Catering-Dienstleisters für Ihre Veranstaltung bietet Ziegler auch folgende Tipps für die Anmietung eines Caterers oder Caterers für die Veranstaltungen:

Probieren Sie das Essen des Caterers

Wenn Sie das Essen des Caterers probieren, erhalten Sie die Möglichkeit, das Catering zu probieren und zu erleben, wie es präsentiert wird. Dies ist auch eine gute Zeit, um sich mit dem Küchenchef zu treffen und festzustellen, wie flexibel er oder sie ist. Alle Artikel können an Ihren Geschmack angepasst werden. Achten Sie also darauf, dass Ihr Feedback ernst genommen wird. Fragen Sie, wie das Essen zubereitet wird.

Catering Pro Tipp: Fragen Sie, ob das Catering vor Ort fertig ist oder im Voraus gekocht und in einer heißen Box aufbewahrt wird, um warm zu bleiben. Diese unterschiedlichen Praktiken werden einen großen Einfluss auf die Qualität des Essens haben, wenn es Ihren Gästen serviert wird.

Referenzen prüfen

Obwohl Sie höchstwahrscheinlich eine Liste von sehr glücklichen Kunden erhalten werden, gibt es immer noch gute Informationen, die Sie lernen können, wenn Sie sich tatsächlich die Zeit nehmen, die Referenzen eines Caterers zu überprüfen. Es ist ein ausgezeichneter Weg, um Einblicke zu bekommen, was der Caterer am besten kann. Gute Fragen für Referenzen sind: Wie oft haben sie den Caterer benutzt? Was hat Ihnen an ihrem Catering für Veranstaltungen am besten gefallen? Was würdest du für deine nächste Veranstaltung ändern?

Fordern Sie vergangene Eventfotos an

Catering Bilder geben Ihnen einen guten Eindruck von der Ästhetik des Caterers. Fotos vergangener Ereignisse können Ihnen einen Einblick geben, wie ihre Veranstaltungen allgemein aussehen. Stellen Sie sich die folgenden Fragen: Mögen Sie ihre Service-Ware, die Verwendung von Abständen und Feinschliff? Ist es der Stil, den Sie für Ihre Veranstaltung wünschen?

Schließlich ist das Betrachten von Bildern der vergangenen Arbeit eines Caterers auch eine gute Möglichkeit, dem Caterer zu erklären, was Sie an Referenzen mögen. Was würden Sie gerne bei Ihrer Veranstaltung sehen?

Diskutieren Sie die verfügbaren Dienste

Einige Caterer sind umfassender als andere, mit der Fähigkeit, Bettwäsche, Tische, Stühle, Blumen und evenendécor zur Verfügung zu stellen. Sie können ihnen eine Vorstellung davon geben, was Sie mögen und sie können alles für Sie zusammenstellen und alle Verkäufer organisieren. Auf der anderen Seite, einige Caterer bieten nur die Veranstaltung Essen und Food-Service, und Sie werden verantwortlich für die Koordinierung all Ihrer anderen Produkte und Anbieter. In jedem Fall ist es in Ordnung, solange die Dienstleistungen des Caterers Ihren Bedürfnissen entsprechen.

Überprüfen Sie alles persönlich

Persönliche Treffen sind nicht nur ein guter Weg, um sicherzustellen, dass es keine Missverständnisse gibt, wenn es um wichtige Dinge wie das geplante Catering-Menü und den Catering-Vorschlag geht, sie sind auch eine großartige Möglichkeit, ein besseres Gefühl für Ihren ausgewählten Caterer zu bekommen. Zum Beispiel, persönliche Treffen können Ihnen eine Chance geben, den Catering-Betrieb zu sehen. Ist das Büro sauber? Werden Sie rechtzeitig begrüßt? Wenn Sie während dieses Prozesses zögern, sollten Sie es jetzt beheben und es kann auf den Ereignistag übertragen werden.

Stellen Sie sicher, dass sie organisiert sind

Wenn Ihr Angebot rechtzeitig ist und Ihr Verkaufsleiter professionell und flexibel ist, ist das wahrscheinlich ein Zeichen für eine gute Unternehmenskultur. Dies ist besonders wichtig, da diese Eigenschaften höchstwahrscheinlich in das Team übertragen werden, das Ihre Veranstaltung durchführt. Aber Vorsicht: Das Gegenteil könnte auch wahr sein. Wenn Ihr Vorschlag nach dem versprochenen Termin an Sie gesendet wird oder während des Verkaufs- und Planungsprozesses ein generelles Gefühl der Desorganisation besteht, kann dies ein Zeichen dafür sein, dass Aktualität und Organisation für den Caterer kein wichtiger Wert sind.

Lesen Sie das Kleingedruckte

Wenn es darum geht, Ihren Catering-Vorschlag zu unterzeichnen, ist es wichtig, jedes Detail zu überprüfen und zu verstehen. Ist Ihr Vorschlag alles, was Sie verlangt haben? Einschließlich Steuer? Wird der Preis pro Person variieren, wenn die Anzahl Ihrer Gäste steigt oder sinkt? Wie funktioniert die Servicegebühr für die Arbeit? Sind Sie dafür verantwortlich, das Personal an diesem Abend zu kippen? Wenn Sie Vorschläge von einem Caterer zu einem anderen vergleichen, ist es wichtig, dass Sie Äpfel mit Äpfeln vergleichen und alle Ihre Kosten verstehen, die mit dem vorgeschlagenen Ereignis verbunden sind.

Erkundigen Sie sich beim Veranstaltungsort

Für viele Lokale gibt es eine Liste mit bevorzugten Anbietern, zu denen auch Caterer für die Orte gehören, die keinen Catering-Service anbieten. Möglicherweise müssen Sie mit einem der aufgelisteten Caterer zusammenarbeiten, aber auch wenn Sie es nicht sind, kann es zu Ihrem Vorteil sein. Wenn Sie jemanden auf dieser Liste verwenden, werden diese mit Ihren Veranstaltungsorten und allem, was dazu gehört, vertraut sein, von den Regeln bis zur Raumeinrichtung. Sie werden wahrscheinlich am Tag Ihrer Veranstaltung weniger Missgeschicke haben. Bevorzugte Anbieter können auch andere Privilegien haben, die sie an Sie weitergeben können. Caterer, die mit einem Veranstaltungsort nicht vertraut sind, können auf den ersten Blick billiger sein, aber Sie können nach Veranstaltungsbeginn Gebühren von Ihrem Veranstaltungsort haben, weil der Caterer den Müll nicht wie erforderlich entfernt hat oder eine andere Strafe für das Verständnis der Veranstaltungsort Richtlinien.

Fragen Sie nach speziellen Anforderungen

Gute Caterer arbeiten mit Ihnen an speziellen Anforderungen. Große Caterer antizipieren sie. So oder so, stellen Sie sicher, Ihren Caterer zu fragen, wie sie mit speziellen Anforderungen wie Diätbeschränkungen, Änderungen vor Ort und späten Ergänzungen umgehen. Selbst die besten Planer sehen sich meist mit mindestens einer Überraschung vor Ort konfrontiert. Kann Ihr Caterer eine glutenfreie Mahlzeit zusammenstellen? Wenn die Begrüßung 15 Minuten zu spät kommt, kann die Küche mit einer neuen Zeitleiste rollen? Flexibilität und eine "can-do" -Haltung von allen, die an einer Veranstaltung beteiligt sind, sind entscheidend.

Wisse, wer verantwortlich ist

In den meisten Fällen ist die Person, mit der Sie während der Verkaufs- und Planungsprozesse arbeiten, nicht der Hauptansprechpartner am Tag der Veranstaltung. Wenn Sie an diesem Tag Änderungen vornehmen oder Fragen haben möchten, ist es wichtig, Ihren Kontakt zu kennen. Die Tiefe im Team gibt Ihnen die Sicherheit, dass wenn eine Person während Ihrer Veranstaltung wegen Krankheit oder eines Konflikts vermisst wird, immer noch ein ganzes Team hinter ihnen steht.