Schritte zum Finden des perfekten Veranstaltungsortes
Unter der Annahme, dass Sie bereits die Art des von Ihnen geplanten Ereignisses und seinen Zweck identifiziert haben, müssen viele andere Faktoren berücksichtigt werden, wenn Sie mit der Auswahl des Veranstaltungsorts beginnen.
Die folgende Roadmap hilft Ihnen bei der Auswahl des perfekten Veranstaltungsraums.
Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe und kennen Sie Ihre Gästeliste
Bei der Planung von Veranstaltungen für eine Veranstaltung ist eine der wichtigsten Informationen, die Sie wissen müssen, Ihre Gäste und die Anzahl der Teilnehmer, die Sie besuchen möchten. Während die Art der Veranstaltung sicherlich die Wahl des Veranstaltungsortes beeinflussen wird, ist einer der größten limitierenden Faktoren für einen Veranstaltungsraum seine Kapazität. Stellen Sie sicher, dass Sie zumindest eine genaue Schätzung (es kann eine Reichweite sein) der Anzahl der Gäste wissen, da dies Ihre Veranstaltungsortoptionen sofort einschränkt. Sie sollten auch Ihre Zielgruppe berücksichtigen. Achten Sie darauf, dass der Veranstaltungsort nicht nur die Veranstaltung, sondern auch die Geschmäcker und Erwartungen der Gäste widerspiegelt.
Identifizieren Sie die Veranstaltungstermine
Überprüfen Sie Ihren Kalender, da das Timing viele Entscheidungen beeinflusst, einschließlich des Ortes Ihrer Wahl. Nach Ihrer Gästeliste ist das Datum Ihrer Veranstaltung der nächste limitierende Faktor.
Abhängig von der Art der Veranstaltung, die Sie planen, müssen Sie entweder flexibel sein mit Ihrem Veranstaltungsdatum, um den gewünschten Veranstaltungsort zu bekommen, oder Sie müssen flexibel mit Ihrer Veranstaltungsortwahl sein, um das gewünschte Datum zu erhalten. Sie sollten mit der Veranstaltungsortplanung beginnen und wissen, wo Sie oder der Kunde flexibel sind.
Hier sind einige Fragen zu beachten:
- Wann sind Ihre Gäste höchstwahrscheinlich zur Teilnahme an ihren Terminen bereit?
- Welche Orte haben für diese Zeiten den passenden und verfügbaren Raum?
- Wann ist die beste Zeit für Ihr Managementteam, die Veranstaltung abzuhalten?
Berechnen Sie Ihr Budget
Mit einem unbegrenzten Budget kann jeder ein großartiges Event planen und hat eine unendliche Auswahl an Veranstaltungsorten. Aber mehr als wahrscheinlich, Ihre finanziellen Ressourcen sind begrenzt und Sie sollten von Anfang an wissen, was Ihre finanziellen Einschränkungen sind - auch wenn Ihr Event-Budget ist einfach eine Baseball-Schätzung oder Bereich. Ein Eventplaner kann immer eine großartige Veranstaltung mit einem angemessenen Budget planen.
- Fallen die Veranstaltungsorte unter Ihre Budgetparameter für Platz-, Technik- und Cateringausgaben?
- Haben Sie einen günstigen Tarif für Dienstleistungen ausgehandelt und den Wert Ihrer Rolle nachgewiesen?
- Haben Sie Flexibilität in Ihrem Budget erlaubt, wenn die Werbebuchungsausgaben den Plan übersteigen?
Scope Out verschiedene Standorte
Sobald die Nummern der Gästelisten und mögliche Ereignisdaten eingegrenzt sind, ist es wichtig, die Orte zu identifizieren, an denen das Ereignis stattfinden könnte. Hotels und Veranstaltungs- oder Konferenzzentren sind einige der beliebtesten Veranstaltungsorte für Firmenveranstaltungen und Hochzeitsempfänge, aber sie sind nicht die einzigen Optionen.
Dies ist eine Zeit, in deinem Denken kreativ zu sein. Folgendes berücksichtigen:
- Berücksichtigen Sie anhand des Themas Ihres Meetings, welche drei besten Standorte Ihnen einfallen?
- Wo würden Ihre Gäste am Treffen teilnehmen?
- Was ist für Ihre Gäste am bequemsten?
- Anders als ein Hotel, welche unerwarteten Standorte könnten die RSVP Rate erhöhen?
Finden Sie den richtigen Typ von Veranstaltungsraum
Der von Ihnen gewählte Veranstaltungsort muss einen angemessenen Platz für die Art von Veranstaltung haben, die Sie planen. Wird für Ihre Veranstaltung eine Tanzfläche benötigt? Brauchen Sie ein PA-System? Was ist mit einem Rednerpult oder einer Leinwand? Welche Art von Tabelleneinrichtung benötigen Sie? Zusätzlich zu dieser Art von Fragen, sind hier einige der wichtigsten Veranstaltungsort Fragen, die Sie sich stellen sollten:
- Erfüllt der Veranstaltungsort die besonderen Kriterien Ihres Programms oder Ihrer Veranstaltung?
- Kann der Veranstaltungsort Ihre Produktions-, Unterhaltungs-, A / V-, Ton- und sonstigen technischen Anforderungen erfüllen?
- Entspricht der Zustand der Einrichtung den hohen Standards Ihrer Organisation?
Erwägen Sie Veranstaltungsorte und Einschränkungen
Neben der Suche nach der richtigen Art von Veranstaltungsfläche sollten Sie sich auch die Arten anderer Dienstleistungen ansehen, die vom Veranstaltungsort angeboten werden, und den Wert für Ihre Veranstaltung festlegen. Einige Veranstaltungsorte haben auch eine bevorzugte Lieferantenliste, aus der Sie Lieferanten oder Lieferanten für andere Dienstleistungen suchen müssen. Andere Veranstaltungsorte haben Einschränkungen hinsichtlich der Dekoration oder anderer Aspekte der Veranstaltung. Einige Fragen zu stellen sind:
- Bietet dieser Veranstaltungsort gute Parkmöglichkeiten oder einen Parkservice?
- Bietet dieser Veranstaltungsort Sicherheit?
- Bietet dieser Veranstaltungsort zusätzliche Dienstleistungen wie Catering, Blumenarrangements, Wäsche- und Tischverleih usw.?
- Hat dieser Veranstaltungsort eine Aufstellungs- und Reinigungsmannschaft?
- Beschränkt dieser Veranstaltungsort, mit welchen anderen Anbietern Sie arbeiten?
- Hat dieser Veranstaltungsort Essen und Getränke Minimum?
Berücksichtigen Sie den Veranstaltungsort-Ruf
Der Ruf eines Veranstaltungsortes für Service ist kritisch. Dies ist oft der Unterschied zwischen einer guten Veranstaltung und einer großartigen Veranstaltung. Wie ein Veranstaltungsort seine Einrichtungen, Mitarbeiter und Kunden verwaltet, wird immer in Erinnerung bleiben. Berücksichtigen Sie diese Fragen, um einen Sinn für den Reputationswert eines Veranstaltungsorts zu erhalten:
- Was ist die Amtszeit des Konferenzleiters, Catering-Managers oder Chefkochs?
- Wird das Management Sie wie einen VIP-Kunden behandeln oder nur als eines von mehreren Programmen?
- Wie viel Flexibilität bietet Ihnen der Veranstaltungsort?
- Haben sie Testimonials oder Reviews?
- Bietet der Veranstaltungsort Fotos von ähnlichen Veranstaltungen an?
Planen Sie einen Venue Visit
Sofern es die Logistik und die Zeit nicht verhindern, sollte jeder Veranstaltungsplaner eine Standortkontrolle durchführen, bevor er einen Veranstaltungsort antritt. Bilder können sehr hilfreich sein, aber es gibt viele Aspekte, die nur persönlich bewertet werden können. Fragen Sie nach einer Führung durch den Veranstaltungsort, einschließlich alles vom Parkplatz bis zum Eingang und der Veranstaltungsfläche zu den Bädern. Du wirst froh sein, dass du es getan hast!
Integrieren Sie die Kundeneinstellungen
Am Ende des Tages müssen die Veranstaltungsplaner ihre Veranstaltungsempfehlungen ihren Kunden präsentieren (unabhängig davon, ob es sich um einen internen Kunden wie Führungskräfte oder das Management eines Unternehmens oder einen externen Kunden handelt) und Genehmigungen einholen. Die einzige Frage, die Sie sich in Bezug auf den Kunden während der Planungsphase stellen sollten, ist, ob der Kunde meine Empfehlung (en) genehmigt? Um diese Frage mit einiger Sicherheit beantworten zu können, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Erwartungen und Präferenzen des Kunden von Anfang an verstehen.