Es ist im Wesentlichen die Konferenz vor der Konferenz.
Für diejenigen, die keine häufigen Besprechungen planen, scheint eine Pre-Con-Besprechung zunächst unangenehm oder unangenehm zu sein, da sie neue Begriffe oder eine neue Sprache enthalten kann, wie zum Beispiel "Ereigniszusammenfassung" oder "Bankett-Ereignisbestellung".
Was sollten Event-Planer von einem Precon erwarten?
Ein Pre-Con ist ein Treffen mit Event-Anbietern und Lieferanten, wo die Veranstaltung oder das Programm stattfinden soll. Es wird normalerweise einen oder zwei Tage vor dem eigentlichen Ereignis abgehalten und unterscheidet sich von dem Ereignis , das am Tag eines Ereignisses stattfindet.
Einige Leute können Pre-Con Meetings mit der Planung größerer Konferenzen, Tagungen, Kongresse und Incentive-Programme verbinden. Es ist jedoch auch üblich, ein Pre-Con-Meeting für Seminare und andere besondere Veranstaltungen abzuhalten.
Was Sie während eines Pre-Con Meetings erwarten können
Das Pre-Con-Meeting bietet dem Event-Planer die Möglichkeit, die gesamte Logistik für ein bestimmtes Programm mit dem Lieferanten-Management-Team, das am Programm beteiligt ist, zu überprüfen .
In der Regel wird ein Pre-Con-Meeting vom Veranstaltungsmanager des Veranstaltungsortes koordiniert und geplant. Er lädt Manager aus verschiedenen Bereichen, die an der Veranstaltung beteiligt sind, dazu ein, die Logistik ihrer jeweiligen Rolle für eine Veranstaltung zu überprüfen.
Dies ist eine ausgezeichnete Zeit für den Meeting- oder Veranstaltungsplaner, um eine Beziehung zu allen Beteiligten aufzubauen.
Während der Pre-Con ist es angemessen, dass der Veranstaltungsplaner einige der wichtigsten Ziele der Veranstaltung hervorhebt, einschließlich wichtiger Informationen über die Organisation, die die Veranstaltung veranstaltet, wichtige Botschaften, die während der Veranstaltung übermittelt werden, und wichtige VIPs.
Pre-Con ist der richtige Zeitpunkt, um die Ereigniswiederaufnahme zu überprüfen
Eine Ereigniszusammenfassung wird auch als Ereignisspezifikation bezeichnet. Es enthält alle relevanten Informationen zu einem Programm oder einer Veranstaltung einschließlich Details zum Programm selbst. Diese Elemente können einige oder alle der folgenden Elemente enthalten: Daten, Zeiten, Kontakte, Teilnehmerprofile, Notfallkontakte, Speisen und Getränke, Transport, Versandinformationen, Abrechnung, Audio / Video und andere spezielle Bedürfnisse.
Jeder Abteilungsleiter überprüft sein Verständnis der Veranstaltung einschließlich relevanter Details und ihrer typischen Betriebsverfahren. Sie werden auch ihr Verständnis des Veranstaltungsvertrags und der Informationen, die zuvor bei den Bankettbestellungen bekannt gegeben wurden, überprüfen.
Besprechungs- und Veranstaltungsplaner sollten daran denken, während dieser Zeit detaillierte Fragen zu den Veranstaltungsspezifikationen zu stellen, z. B. die Personalstärke und die Namen der wichtigsten Ansprechpartner während der eigentlichen Veranstaltung aus allen vertretenen Bereichen. Zu den Schlüsselelementen der Diskussion vor der Debatte gehören eine Überprüfung von:
- Anforderungen an Speisen und Getränke
- Anforderungen an die Gast-Zimmerliste (falls zutreffend)
- Konferenz und Messe Ausstellung Anforderungen
- Anforderungen an Besprechungsraum und Messefläche (Grundrisse)
- Technische Anforderungen, wie z. B. Elektrik und Telekommunikation
- Details zur Beschilderung
Dies ist der ideale Zeitpunkt für Änderungen in letzter Minute. Obwohl es ihnen nicht immer gefällt, erwarten die meisten Lieferanten und Lieferanten vernünftige (und unangemessene) Änderungen. Wenn der Pre-Con zu einem Zeitpunkt geplant ist, an dem das Setup durchgeführt wird, sollten Sie eine frühzeitige Rauminspektion durchführen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft.