Die Realität der Planung einer Konferenz ist, dass Sie ohne jede Erfahrung viel Zeit verlieren können, wenn Sie jedes Detail vernachlässigen, während Sie wichtige Dinge übersehen.
Um den Prozess für Erstanwender einfacher zu machen, haben wir die wichtigsten Schritte skizziert und Ihnen Links zu unseren ausführlicheren exemplarischen Vorgehensweisen zu jedem einzelnen Thema gegeben. Das Ergebnis ist ein Leitfaden für die Planung von Konferenzen, mit dem Sie mit einer soliden Vorlage beginnen können.
Schritt 1: Erstellen Sie eine Vision Ihrer Konferenz
Jede Veranstaltung beginnt mit einer Vision, aber Sie müssen Ihre Vision in Worte und Zahlen umwandeln, um Kosten zu messen und fundierte Planungsentscheidungen zu treffen. Zunächst müssen Sie mit den Grundlagen wie Wer, Was, Wann, Wo und Warum beginnen.
Lesen Sie mehr: Event Planning 101: Drafting Essential Details
Schritt 2: Erstellen eines Geschäftsplans
Wenn Ihre Konferenz nicht durch ein Stipendium oder eine Organisation finanziert wird, müssen Sie herausfinden, wo Ihr Geld herkommt und wofür es verwendet wird. Der erste Teil dieser Gleichung, der Umsatz, sollte früh im Planungsprozess berechnet werden.
Um einen Preis für eine Konferenz festzulegen, müssen Sie eine Vorstellung davon haben, was Sie den Teilnehmern anbieten möchten. Ihre Reiseroute und Redner-Aufstellung ist der Verkaufsfaktor für potenzielle Registranten.
Schritt 3: Vergleichen von Veranstaltungsorten und Services
Nachdem Sie eine genauere Vorstellung davon haben, wann Ihre Konferenz stattfinden wird und an wie vielen Personen Sie teilnehmen möchten, können Sie damit beginnen, nach einem geeigneten Veranstaltungsort zu suchen.
Denken Sie daran, dass Ihre Veranstaltungsortauswahl auch Ihre Catering- und audiovisuellen Kosten bestimmt. Dies liegt daran, dass die meisten Konferenzzentren und Event-Hotels die Nutzung ihrer hausinternen Dienste für Veranstaltungen vor Ort erfordern.
Die meisten Konferenzen müssen eine Übernachtungsmöglichkeit für Gäste bereitstellen, die von außerhalb der Region anreisen. Diese Notwendigkeit führt zu einer weiteren Reihe von Überlegungen, die bei der Entscheidung für einen Veranstaltungsort berücksichtigt werden müssen.
Weiterlesen:
Schritt 4: Rekrutierung und Verwaltung von Registranten
Selbst die beliebtesten Konferenzen müssen ihre Veranstaltung effektiv vermarkten, um jeden Platz im Haus zu füllen. Die Teilnahme ist der wichtigste Faktor für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Gute Besucherzahlen bringen Umsatz- und Sponsoringmöglichkeiten. Und je mehr Leute Sie registriert haben, desto mehr Nachfrage nach Werbung und Partizipationsmöglichkeiten wird geschaffen. Lange Rede, kurzer Sinn, wenn Sie eine Menge ziehen können, dann wird alles andere viel leichter in Position kommen.
Die Verwaltung der Registrierung wird schwieriger, wenn Ihr Event größer wird. Hier hilft Ihnen ein Online-Registrierungssystem, die Nummer zu verfolgen, Zahlungen zu verarbeiten und Daten zu organisieren.
Weiterlesen:
Schritt 5: Vor-Ort-Details planen
Nachdem Sie die Geschäftselemente der Konferenz organisiert und implementiert haben, können Sie schließlich über die Details vor Ort nachdenken. Dazu gehört, wie die Teilnehmer die Konferenz steuern, das allgemeine Layout jedes Raums und die Verteilung von Speisen und Getränken. Dies ist der Teil der Planung einer Konferenz, die die meisten Menschen mit der Planung von Veranstaltungen verbinden. Der beste Weg, um alle Details zu koordinieren, besteht darin, Ihre Route so zu durchlaufen, wie Ihre Gäste es tun würden. Stellen Sie sich vor, wie sie zu jedem Zeitpunkt des Tages denken und handeln werden, um Probleme zu lösen, bevor sie entstehen.
Weiterlesen:
- Beliebte Meeting Space Grundrisse
- Ideen für eine effektive Registrierungstabelle
- Signage-Strategien zur Verwaltung des Konferenzablaufs
Schritt 6: Ausstellungsmanagement-Tipps
Typischerweise verfügen die Konferenzen über einen Ausstellungsbereich oder eine Konferenzetage, auf der Sponsoren und Verkäufer Räumlichkeiten zur Vermarktung ihrer Produkte mieten.
Dies kann eine sehr lukrative Möglichkeit für Ihre Konferenz sein, wenn Sie alles gut organisieren. Beachten Sie jedoch, dass für einen Ausstellungsbereich viel Zeit und Ressourcen benötigt werden. Stellen Sie daher sicher, dass Sie bereit sind, die Anforderungen mehrerer Anbieter zu erfüllen, bevor Sie sich für dieses Format entscheiden.
Weiterlesen: