Nicht genügend Setup-Zeit zulassen
Es gibt immer ein Wettrennen gegen die Zeit, wenn man eine Veranstaltung einrichtet , aber man sollte eine Schätzung haben, wie viel Zeit man braucht, um alles an seinem Platz zu haben. Nichts sieht schlimmer aus, als wenn ein Raum voller Arbeiter herumläuft, wenn der erste Gast kommt. Das Ziel sollte sein, alles mindestens 15 Minuten vor dem Öffnen der Türen einzustellen.
Eine Walkthrough mit Clients nicht planen
Tabellenkalkulationen, E-Mails und Bankett-Event-Bestellungen sind ausgezeichnete Werkzeuge, um die Details eines Events zu kommunizieren. Sich auf Dokumente zu verlassen, um ein Bild des Anlasses zu malen, kann jedoch zu Versehen führen. Die bessere Strategie ist es, wenn möglich mit Ihrem Kunden vor Ort durch die Reiseroute zu gehen. Besprechen Sie jeden Moment und jedes Detail, als ob das Ereignis vor Ihnen stattfinden würde.
Vergessen, Ihre Lieferanten zu bestätigen
Ihr durchschnittlicher Ereignisanbieter bedient mehrere Kunden in verschiedenen Kategorien.
Kurz gesagt, das bedeutet, dass sie sich viel merken müssen. Sie möchten immer 48 Stunden vor der Einrichtung eine verbale oder E-Mail-Bestätigung von allen Anbietern erhalten. E-Mail ist in der Regel besser, weil Sie Ihre Erwartungen formulieren können und sie bitten, schriftlich zu antworten.
Mit Blick auf konkurrierende Veranstaltungen
Wenn Sie jemals einen "lauten Nachbarn" hatten, dann wissen Sie bereits, wie ablenkend diese Situationen sein können.
Es kann eine große Herausforderung sein, gegen andere Veranstaltungen in Ihrem Veranstaltungsort anzutreten. Deshalb sollten Sie dieses Szenario im Vorfeld mit dem Veranstaltungsmanagement und Ihren Kunden besprechen. Finden Sie heraus, wer die gleichen gemeinsamen Bereiche und öffentlichen Ressourcen mit Ihrer Partei teilt und identifizieren Sie, wer die Befugnis zur Lösung von Lärmproblemen hat, wenn sie zu einem Problem werden.
Keinen Notfallplan haben
Was passiert mit Ihrer Veranstaltung bei schlechtem Wetter oder gar der Schließung Ihres Veranstaltungsortes? Diese Dinge sind nicht einfach zu planen, aber am Tag der Show sind sie unmöglich zu verwalten. Zeichnen Sie Ihre Notfallstrategie mindestens 2 Wochen im Voraus für eine gute Maßnahme. Selbst wenn Sie die Veranstaltung absagen möchten, benötigen Sie dennoch eine organisierte Methode, um alle Ihre Gäste zu kontaktieren.
Nicht genug Hilfe am Veranstaltungstag
Arbeitskosten sind immer ein Problem beim Versuch, Eventbudgets auszugleichen . Allerdings kann es zu größeren Problemen kommen, wenn man sich nicht an die helfenden Hände hält, als das Budget zu überschreiten. Sie können nicht erwarten, alles selbst zu tun, wenn Sie der Veranstaltungsplaner sind. Die Koordination von Mitarbeitern, Lieferanten und Details reicht aus, um Sie selbst zu beschäftigen. Haben Sie keine Angst, ein paar hundert Dollar auszugeben, um zusätzliche Arbeiter einzustellen, denn Sie werden nicht in der Lage sein, sich einmal in Bewegung zu setzen.
Keine Packliste verwenden
Die Verwaltung einer Offsite-Veranstaltung erfordert in der Regel eine umfangreiche Liste von Verbrauchsmaterialien. Natürlich haben Sie normalerweise mehrere Wochen Zeit, um all diese Vorräte in Ordnung zu bringen, aber sie werden nichts nützen, wenn sie es nie bis zum Veranstaltungsort schaffen. Eine Packliste bietet eine sofortige Auffrischung der Dinge, die Sie in das Auto laden müssen. Sicher, Sie werden wahrscheinlich Stifte und Tonbänder vor Ort finden, aber was passiert, wenn Sie Ihre Namensschilder oder Ihren Laptop vergessen haben? Machen Sie eine Packliste und überprüfen Sie sie zweimal, bevor Sie gehen.
Die gute Nachricht ist, dass diese Event-Planungsfehler leicht vermeidbar sind. In der Tat könnten Sie diesen Artikel ausdrucken und posten, um als Erinnerung daran zu dienen, was nicht zu tun ist. Denken Sie daran, Prävention ist immer einfacher als Erholung!