Event Setup Checkliste für Venue Coordinators

Die meisten Veranstaltungsorte sind an den Druck gewöhnt, der mit der Koordinierung mehrerer Ereignisse in kurzer Zeit verbunden ist. Schließlich hängt ihr Geschäft davon ab, dass sie qualitativ hochwertigen Service bieten, und jede Veranstaltung ist eine Gelegenheit, ihre Fähigkeiten sowohl Veranstaltungsplanern als auch Teilnehmern vorzustellen. Die kritischste Zeit kommt jedoch, bevor die Show überhaupt beginnt, wenn der Kunde den Bankettsaal zum Einrichten betritt. In diesem Moment wird der Ton für den Rest des Tages eingestellt.

Dies ist eine Lektion, die ich schnell als Veranstaltungsortkoordinator gelernt habe. Später habe ich meine eigene Setup-Checkliste entwickelt, um die Kunden während der stressigen Setup-Phase zufrieden zu stellen (und zu beschäftigen).

Halten Sie Ihre Wagen bereit

Die erste Sache, die Ihr Klient tun möchte, ist, alle ihre Ereignisvorräte von ihrem Träger auszupacken. Dies kann eine schwierige Aufgabe sein, insbesondere wenn die Parksituation schwierig zu navigieren ist. Stellen Sie sich jemanden vor, der mit einer Ladung schwerer Kisten in Ihren Laden kommt - was ist das erste, wonach er suchen wird? Die Antwort ist natürlich ein Wagen oder irgendetwas anderes, das ihre Ladung leichter macht und die unheilvolle Aufgabe des Entladens wesentlich erleichtert. Es ist einfach, wenn man die Karren direkt am Veranstaltungsort zur Verfügung hat, damit sie sich "erleichtert" fühlen, wenn sie einfach auftauchen.

Bereiten Sie die Registrierungstabellen vor

Als nächstes auf der Liste der Dinge, die für die meisten Clients zu erledigen sind, wird die Registrierung eingerichtet. Dies bedeutet, dass Ihr Veranstaltungsort besser über alle Registrierungskomponenten verfügt, bevor sie ankommen.

Dazu gehören alle Tische, Stühle, Elektro- und Sockelleisten. Das Organisieren von Namenschildern und Check-in-Materialien wird den Veranstaltungsplanern viel Zeit kosten, und sie sollten nicht darauf warten müssen, bis Sie diese einfachen Dinge für den Anfang bekommen haben.

Haben alle Zimmer Tische und Bettwäsche Set

Die Aufstellung aller Tische und Stühle im Veranstaltungsraum kann natürlich einige Zeit in Anspruch nehmen.

Hoffentlich haben Sie, wenn Sie von einer früheren Veranstaltung kommen, dem Kunden im Voraus mitgeteilt, wann alle Komponenten des Raums zu erwarten sind. Wenn Ihr Kunde in einen Raum geht, in dem Dutzende von Arbeitern versuchen, Tische und Stühle zu stapeln, werden sie wahrscheinlich in Panik geraten. Idealerweise wird Ihr Betriebsteam alles mit Tischdecken an Ort und Stelle haben, so dass die Planer Mittelstücke, Auktionsartikel usw. platzieren können.

Erhalten Sie alle Signage früh heraus

Nur weil die Leitplaniererin weiß, wie man das Gebäude steuert, heißt das nicht, dass ihre Support-Crew dies tut. Sie können allen unnötigen Ärger ersparen, indem Sie die Beschilderung in Ihrem Gebäude aktualisieren, sobald der Einrichtungszeitraum beginnt. Denken Sie daran, dass Händler wie Floristen und DJs auch wissen müssen, wohin sie gehen. Dies sind alles Dinge, die Sie vor dem Veranstaltungstag mit Ihrem Kunden besprechen sollten, aber sie müssen auch am großen Tag beachtet werden.

Überprüfen Sie BEOs und Rechnungen

Wahrscheinlich haben Sie diese Dokumente in den Tagen vor der Veranstaltung mehrmals per E-Mail geschickt, aber es tut nie weh, sie ein letztes Mal zu überprüfen. Obwohl die Setup-Zeit hektisch ist, müssen Sie 15 Minuten ausarbeiten, um diese Dokumente gemeinsam zu betrachten. Veranstaltungskoordinatoren sollten für ihren Kunden ein Paket bereithalten, das das BEO, das Raumdiagramm und die voraussichtliche Rechnung enthält.

Sehr wenige erfahrene Planer werden die Gelegenheit geben, diese kritischen Artikel zu überprüfen.

Einführungen

Stellen Sie sicher, dass Sie die wichtigsten Mitglieder Ihres Teams zu einer formellen Einführung zu Ihrem Kunden bringen. Diese Liste enthält den Catering-Manager , den Bankett-Kapitän, den Betriebsleiter und den audiovisuellen Koordinator. Denken Sie im Namen Ihres Kunden an die Einführung des Teams. Gibt es irgendwelche Details, die von Angesicht zu Angesicht mit Ihrem Management-Team besprochen werden sollten? Eine kurze Konversation zu beginnen, ist ein effektiver Weg, um zu zeigen, wer für jeden Bereich verantwortlich ist.

Diese kurze Checkliste für die Einrichtung von Veranstaltungen hilft Ihnen, Ihren Kunden bei der Ankunft zufrieden zu stellen. Als Hauptvertreter für Ihren Veranstaltungsort ist es immer am besten, den Kunden Ihre Handynummer zu geben, falls während der Arbeit in Ihrem Büro etwas schief geht.

Denken Sie daran, sie könnten frustriert sein, wenn sie etwas brauchen, aber sie werden noch frustrierter sein, wenn sie niemanden finden, der ihnen hilft!