Wie wähle ich die richtige Buchhaltungsmethode?
Die Wahl der geeigneten Buchhaltungsmethode für Ihr Unternehmen ist eine wichtige Entscheidung, die letztendlich alles von der Finanzberichterstattung bis zur Steueranmeldung regelt.
In den frühen Phasen eines Kleinunternehmens ist die Kassenbuchführung häufig die "Einstiegsmethode" für die Buchführung, während komplexere oder größere Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 1 Million US-Dollar oder mehr die periodengerechte Abgrenzung verwenden.
Die Gründe für eine bestimmte Auswahl können jedoch je nach Unternehmensgröße und Bedarf variieren.
Die Wahl der richtigen Methode für Ihr Unternehmen erfordert einige Überlegungen, vor allem weil das IRS erwartet, dass Sie eine Methode wählen und dabei bleiben.
Was ist Cash-Basis-Rechnungswesen?
Die Cash-based-accounting-Methode ist das System, das von den meisten Menschen für ihre persönlichen Finanzen verwendet wird, wie zum Beispiel den Überblick über das Guthaben auf ihren Girokonten. Die Kassenbuchhaltung erfasst Erträge und Aufwendungen zum Zeitpunkt der Transaktion.
Bei einem persönlichen Girokonto werden Einzahlungen (Einnahmen) dem Konto gutgeschrieben, wenn Geldmittel eingehen, während Schecks (Spesen) beim Schreiben abgezogen werden. In ähnlicher Weise funktioniert auch die Kassenbuchhaltung für ein Geschäft.
Verkäufe werden erfasst, wenn die Zahlung eingeht und die Ausgaben bei Zahlung erfasst werden, und zwar ohne Rücksicht darauf, wann Dienstleistungen erbracht oder Ausgaben getätigt werden. In den einfachsten Begriffen basiert die Kassenbasisrechnung darauf, wann das Geld den Besitzer wechselt.
Was ist Accrual Basis Accounting?
Die periodengerechte Rechnungslegung zielt darauf ab, Erträge und Aufwendungen mit denen sie getätigt werden, zu decken, unabhängig davon, wann die Zahlung erfolgt oder eingegangen ist.
Dies ist deutlich anders, da es darauf abzielt, Ausgaben und Einnahmen zu korrelieren, um ein höheres Maß an Rentabilität und Geschäftsgesundheit zu erreichen.
Einige Beispiele dafür sind:
- Ihr Kunde gibt eine Bestellung von 1.000 US-Dollar auf und Sie versenden das Produkt, wodurch er 30 Tage für die Bestellung bezahlen kann. Sie würden die Verkäufe in der aktuellen Periode mit der Gegenbuchung zum Debitorenbereich in der Bilanz erfassen. Wenn Sie die Zahlung vom Kunden erhalten, müssen Sie keine Umsätze erfassen. stattdessen würden die Einträge zu Bargeld und Forderungen führen.
- Sie erhalten am 30. Juni eine Stromrechnung für Juni-Versorgungsunternehmen, aber Sie planen nicht, sie bis zum 10. Juli zu bezahlen. Bevor Sie Ihre Bücher für Juni schließen, würden Sie die Verbindlichkeit aufladen, indem Sie einen Eintrag auf Debitoren- und Kreditorenverbindlichkeiten buchen. Im Juli würden Sie die Rechnung in den Verbindlichkeiten als bezahlt markieren.
- Sie erneuern eine jährliche Softwarelizenz für $ 1.200 im Monat Januar. Statt für Januar Ausgaben in Höhe von 1200 US-Dollar zu erfassen, wird der Aufwand jedoch über das gesamte Jahr mit 100 US-Dollar pro Monat verrechnet.
Das Für und Wider jeder Methode
Die Cash-Methode der Rechnungslegung ist die einfachste Methode und die Methode, die der Mehrheit der Menschen am vertrautesten ist, insbesondere Kleinunternehmer. Es gibt Ihnen auch den besten Überblick darüber, wie viel Geld Sie wirklich zur Verfügung haben, um Ihr Geschäft zu betreiben.
Es kann jedoch ein verzerrtes Bild Ihres Gewinns und Verlusts bieten, da Ausgaben und Einnahmen oft in verschiedenen Zeiträumen erfasst werden.
Angenommen, Sie geben am 25. Juni 2.000 US-Dollar aus, um Produkte zu kaufen, die die Bestellung eines Kunden erfüllen. Ihr Kunde nimmt seine Bestellung am 1. Juli entgegen und zahlt Ihnen $ 3.000. In dem unwahrscheinlichen Fall, dass Sie für einen Monat keine anderen Transaktionen hatten, würde Ihre Gewinn- und Verlustrechnung im Juni einen Verlust von 2.000 USD und im Juli einen Gewinn von 3.000 USD ergeben.
Die Accrual-Methode der Buchführung ist besser dafür geeignet, Erträge und Aufwendungen mit der entsprechenden Periode in Übereinstimmung zu bringen. Dies gibt Ihnen eine klarere Einschätzung Ihres wahren Gewinns oder Verlusts. Die Accrual-Methode tendiert jedoch dazu, Ihre Sichtweise zu verdecken, wie viel Bargeld Sie tatsächlich zur Verfügung haben. Daher müssen Sie Ihre Kapitalflussrechnung oft überprüfen, um ein besseres Bild zu erhalten.
Die Accrual-Methode ist auch komplizierter und zeitaufwendiger auszuführen, manchmal erfordert sie die Unterstützung von Buchführungsprofis zur Ausführung und Analyse.
Kann ich eine der beiden Methoden wählen?
In der Regel können Sie die Bar- oder Abgrenzungsmethode verwenden, berücksichtigen Sie jedoch die IRS-Regeln für die Verwendung der Abgrenzungsmethode:
- Unternehmen, die als C-Corporation mit Bruttoeinnahmen von mehr als 5 Millionen US-Dollar pro Jahr in den letzten drei Jahren tätig sind.
- Sie können die IRS-Definition eines Steueroasen nicht erfüllen.
- Wenn Sie ein Inventar pflegen, müssen Sie die Bestandskäufe und -verkäufe mit der Accrual-Methode erfassen, aber Sie können eine Hybridmethode verwenden, mit der Sie andere Ausgaben und Einnahmen wie Miete oder Zinserträge auf Basis von Bargeld erfassen können.
Die beste Methode für Ihr Geschäft
Die Wahl einer Buchhaltungsmethode hängt von einer Reihe von Faktoren ab, wie z. B. der Größe Ihres Unternehmens, Ihrem Komfort bei den Buchhaltungsverfahren und der Art Ihres Geschäfts. Wenn Sie ein Ein-Personen-Betrieb sind, werden Ihre Bedürfnisse nicht mit einem etablierten Fertigungsunternehmen mit 100 Mitarbeitern übereinstimmen.
Beachten Sie jedoch, dass Sie bei der Pflege eines Inventars die Accrual-Methode verwenden müssen, um einen Teil Ihrer Einträge zu erfassen. Wenn Ihr Unternehmen das Bruttoeinnahmenlimit überschreitet, wird der IRS Sie wahrscheinlich dazu zwingen, vollständig in die Periodenrechnung umzurechnen . Es wird Ihnen vielleicht leichter fallen, von Anfang an in die Accrual-Methode einzutauchen, anstatt eine "hybride" Methode zu verwenden oder in der Zukunft mit radikalen Änderungen konfrontiert zu sein.