Erfahren Sie, was Buchhaltung Informationssysteme tun
EDV-Systeme
Die meisten Unternehmen, mit Ausnahme der Kleinsten, verwenden computergestützte Systeme, auch elektronische Datenverarbeitungssysteme (EDP) genannt.
Diese Systeme behandeln jeden Schritt im Rechnungslegungsprozess von der Erfassung der Finanztransaktion bis zur Erstellung der Finanzberichte. Die Unternehmen verbessern ständig ihre Systemtechnologie, um wettbewerbsfähig zu bleiben und dem Sarbanes-Oxley Act von 2002 zu entsprechen . Selbst die kleinsten Unternehmen können Systeme wie Quickbooks verwenden .
Grundlagen von Geschäftsvorgängen und Geschäftsprozessen
Um zu verstehen, wie diese Buchhaltungsinformationssysteme funktionieren, müssen Sie die grundlegenden Buchhaltungsbegriffe "Geschäftsvorgänge" und "Geschäftsprozesse" verstehen. Vor allem müssen Sie verstehen, wie Geschäftstransaktionen und -prozesse zusammenkommen, um Finanzberichte zu erstellen. In Bezug auf Buchhaltungsinformationssysteme können Geschäftsvorgänge in verschiedene Arten von Geschäftsprozessen unterteilt werden:
1. Erlös- und Rückgabeprozesse, Systeme und Kontrollen
Die Geschäftsvorgänge, die unter diese Geschäftsprozesse fallen, sind große Mengen an täglichen Umsätzen, Retouren und Zahlungseingängen .
2. Ausgaben- und Rückgabeprozesse, Systeme und Kontrollen
Die Geschäftsvorgänge, die unter diese Geschäftsprozesse fallen, sind große Ausgabenmengen, Retouren und Mittelabflüsse. In dieser Kategorie befinden sich auch die Personalabrechnung und die Transaktion zum Kauf von Anlagevermögen.
3. Konvertierungsprozesse, Systeme und Kontrollen
Die Geschäftsvorfälle in dieser Kategorie sind Rohmaterialien und unfertige Transaktionen.
4. Administrative Prozesse, Systeme und Kontrollen
Die Geschäftsvorgänge, die administrativ sind, sind Investitionen, Kreditaufnahmen und Kapitaltransaktionen.
Alle diese Geschäftsvorfälle führen zu T-Konten, die in den Hauptbuchprozessen , Systemen und Kontrollen eingerichtet sind. Aus dem Hauptbuch werden sowohl interne als auch externe Abschlüsse entwickelt. Interne Finanzberichte können ein Fälligkeitsplan für Debitoren oder ein Verkaufsinventarstatusbericht sein. Externe Finanzberichte wären die Gewinn- und Verlustrechnung , die Bilanz und die Kapitalflussrechnung .
Arten von Buchhaltungsinformationssystemen
Es gibt mehrere Arten oder Kategorien von Abrechnungsinformationssystemen. Was ein Unternehmen nutzt, hängt von der Art des Geschäfts , der Größe des Unternehmens, den Bedürfnissen des Unternehmens und der Komplexität des Geschäfts ab:
Manuelle Systeme
Manuelle Buchhaltungsinformationssysteme werden hauptsächlich von sehr kleinen Unternehmen und von zu Hause aus betriebenen Unternehmen verwendet. Wenn ein System vollständig manuell ist, würde es Folgendes erfordern: Quelldokumente , Hauptbuch, allgemeines Journal und spezielle Journale oder Nebenzeitschriften, die Sie benötigen.
Legacy-Systeme
Legacy-Systeme sind oft in bestehenden Unternehmen und wurden verwendet, bevor die Informationstechnologie so anspruchsvoll wie heute wurde. Obwohl Altsysteme als altmodisch erscheinen mögen, haben sie für das Unternehmen einige Vorteile. Sie enthalten wertvolle historische Daten über das Unternehmen. Das feste Personal neigt dazu, das System zu benutzen und es zu verstehen. Ein Altsystem wurde normalerweise an die spezifischen Bedürfnisse eines einzelnen Unternehmens angepasst. Sie werden diese Art der Anpassung in allgemeinen Buchhaltungssoftwarepaketen nicht finden.
Leider haben Legacy-Systeme auch erhebliche Nachteile. Oft haben sie keine Dokumentation. Es ist normalerweise schwierig, Ersatzteile zu finden, da Hardware und Software veraltet sein können. Selbst die Computersprache, die Legacy-Systeme verwenden, ist normalerweise eine ältere Sprache.
Die meisten Legacy-Systeme wurden von Grund auf neu erstellt.
Ersatz von Legacy-Systemen
Sie können Ihr Altsystem vollständig durch ein neues, aktuelles System ersetzen. Das ist eine ziemlich teure Lösung. Sie können auch Ihr Altsystem aktualisieren. Sie können eine Prozedur namens Screen Scraping verwenden, bei der es sich um eine Technik handelt, die die auf dem Computerbildschirm angezeigten Daten übernimmt und so übersetzt, dass eine neuere Anwendung sie lesen kann. Sie können auch ein Enterprise-Application-Integration-System einrichten. Diese Art von System vernetzt die verschiedenen Anwendungen in Ihrem Altsystem, z. B. Inventar, Gehaltsabrechnung und andere.
Wenn Sie ein KMU sind, sollten Sie, wenn Sie nicht die kleinste, auf Honig basierende Sorte sind, Ihr Buchhaltungssystem auf dem neuesten Stand halten, um in Ihrer Branche wettbewerbsfähig zu bleiben. Es gibt viele Optionen zur Auswahl.