Bestellungen sind in der Regel vorgedruckte, nummerierte Dokumente, die vom Finanzmanagementsystem des Händlers generiert werden. Mit anderen Worten, wenn Sie eine Buchhaltungssoftware wie QuickBooks verwenden , wenn Sie Produkte von einem Lieferanten bestellen, erstellt es eine Bestellung für Sie im System. Der Zweck der Bestellung besteht darin, ein verfolgbares Dokument in Ihrem Buchhaltungs- oder POS-System zu erstellen, das in allen möglichen Arten und Weisen verwendet werden kann, um Ihr Unternehmen zu führen.
Wie es mit einem Inventory System funktioniert
- Eine Bestellung teilt Ihrem Inventarsystem mit, was Sie bestellt haben. Wenn Sie ein Open-to-Buy-System verwenden , weiß es, kein Produkt mehr zu bestellen, da es bereits bestellt ist.
- Sie kann mit dem Lieferanten Einkaufsspezifikationen festlegen. Zum Beispiel enthält es offensichtlich die Mengen jedes Produkts, das Sie bestellen, aber es beschreibt auch die Zahlungsweise, die Bedingungen, die Sie für die Produkte bezahlen (einschließlich der Datierung ) und die Methode, in der Sie die Produkte zu Ihnen versenden möchten Geschäft.
Viele Anbieter haben ein Set oder ein Standardsystem, das sie für die Abrechnung und Fracht verwenden. Also, ohne irgendwelche Anweisungen, werden sie standardmäßig zu UPS Boden, wenn Sie zum Beispiel an Sie versenden. Aber Sie brauchen es vielleicht schneller, und die PO kann das kommunizieren.
- Eine Bestellung ist ein Dokument zur Verantwortlichkeit für alle Parteien. Fehler können bei der Bestellung sehr leicht gemacht werden. Aber wenn alles schriftlich ist, ist es schwer zu streiten. Ich kann mich oft daran erinnern, dass ich Rechnungen von einem Lieferanten in Rechnung gestellt und in Rechnung gestellt habe, aber meine Bestellung hatte, um es zu sichern und es rückgängig zu machen oder zu reparieren.
Ein Beispiel dafür ist, dass ich eine Rechnung für 300 Schachtel Schuhcreme bekommen habe und 300 Stück bestellt habe. Es gibt 100 Stück in einer Schachtel, so können Sie sich vorstellen, wie viel höher die Rechnung war, als sie eigentlich sein sollte.
- Wenn die Ware vom Lieferanten eintrifft, können Sie sie gegen die Bestellung einchecken und sicherstellen, dass die Lieferung korrekt ist. Fünftens ermöglicht es Ihnen, dass alle Mitarbeiter beteiligt sind. Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter bestellen, und ein anderer kann erhalten.
Ich erinnere mich an mein erstes Einzelhandelsgeschäft vor 26 Jahren, als wir kein PO-System hatten. Da ich derjenige war, der bestellt hat, musste ich auch alles überprüfen, um sicherzustellen, dass es richtig war. Nicht effiziente Nutzung meiner Zeit als Ladenbesitzer.
Einer der weiteren Vorteile von Bestellungen ist Ihre Kreditwürdigkeit. Die Banken schauen oft auf Ihre Bestellung, um festzustellen, ob Sie solvent sind. Ein solider Bestellprozess kann Ihnen helfen, genehmigt zu werden. Ein schlechter wird dazu führen, dass Sie keinen Kredit bekommen. Es kann auch für Kredit mit dem Verkäufer verwendet werden. Zum Beispiel verlangen einige Anbieter, dass Sie bei der Bestellung bar bezahlen. Nach einer gewissen Zeit, in der Sie mit Ihnen Geschäfte machen, können Sie möglicherweise eine Bestellung gegen eine Kreditkarte einreichen. Dies ist enorm in der Verwaltung Ihres Cash-Flow .
EO sind im Einzelhandel üblich. Und jede POS- oder Buchhaltungssoftware, die Sie möglicherweise in Ihrem Geschäft installieren, wird eine PO-Komponente für Sie haben.