Eine Rechnung, manchmal auch Verkaufsrechnung genannt, ist ein Dokument, das von einem Anbieter eines Produkts oder einer Dienstleistung an den Käufer gesendet wird. Die Rechnung begründet eine Zahlungsverpflichtung des Käufers, wodurch eine Forderung entsteht . Mit anderen Worten, die Rechnung ist eine schriftliche Bestätigung der Vereinbarung zwischen Käufer und Verkäufer der Waren oder Dienstleistungen.
Rechnungen sind ein wichtiger Bestandteil des Buchhaltungs- und Buchhaltungssystems Ihres Unternehmens, da sie Verkaufstransaktionen erfassen.
Was beinhaltet eine Rechnung?
Die üblichen Abschnitte in einer Rechnung enthalten:
- Das Datum , an dem die Rechnung erstellt wurde. Vergiss das nicht! Das Datum der Rechnung beginnt mit dem Ankreuzen des Kunden. Wenn Sie Bedingungen haben (ein Zeitlimit für die Zahlung), möchten Sie das Datum angeben, damit jeder weiß, wann die Zahlung fällig ist.
- Namen und Adressen von Kunden und Lieferanten. Wenn Sie die Rechnung in der Buchhaltungssoftware erstellen, benötigen Sie möglicherweise nur die E-Mail-Adresse des Kunden, aber es ist dennoch eine gute Idee, die physische Adresse zu sammeln und anzugeben, falls Sie einen echten Brief oder ein Dokument senden müssen.
- Kontakt Namen von Personen in den beiden Unternehmen (oder Geschäft und Privatperson). Es ist eine gute Regel für Kundenbeziehungen, um sicherzustellen, dass Sie Namen korrekt buchstabieren.
- Beschreibung der gekauften Artikel , entweder Produkte oder Dienstleistungen, einschließlich Preise und Mengen. Oft haben Sie Standard-Artikelbeschreibungen und Inventarnummern. Seien Sie jedoch so genau und detailliert wie möglich, wenn Sie die Rechnung erstellen. Dies vermeidet Verwirrung und "Ich wusste nicht" Probleme.
- Zahlungsbedingungen. Der Provider kann beispielsweise "netto 30 Tage" angeben, was bedeutet, dass der gesamte Betrag innerhalb von 30 Tagen fällig ist.
So berechnen Sie einen Kunden
Möglicherweise verwenden Sie Online-Buchhaltungssoftware , oder Sie verwenden eine vorgedruckte Rechnung, die Sie ausfüllen. Der Prozess funktioniert für beide Fakturierungsprozesse auf die gleiche Weise.
Sie erstellen eine Rechnung erst, nachdem Sie das Produkt oder die Dienstleistung an den Kunden geliefert oder geliefert haben.
- Beginnen Sie mit der Identifizierung des Kunden . In einigen Fällen möchten Sie möglicherweise auch einen Unterkunden oder einen Job in der Kundendatei identifizieren.
- Fügen Sie die früheren Belegnummern für diesen Verkauf ein, einschließlich Bestellungen, Verkaufsvereinbarungen oder Schätzungen.
- Identifizieren Sie die verkauften und gelieferten Artikel . Normalerweise würden Sie den Namen des Produkts oder der Dienstleistung, Menge (oder Zeit, für Dienstleistungen) und Preis (pro Stück oder pro Stunde) angeben. Wenn Sie Online-Software verwenden, wird die Summe für jeden Artikel berechnet. Dies ist der Ort, an dem Sie einen Artikel möglicherweise als " nachbestellt " klassifizieren müssen.
- Jedes Element erhält eine eigene Zeile und die Summe aller Zeilen wird hinzugefügt.
- Als nächstes geben Sie Informationen über alle bereits getätigten Abbuchungen des Kunden oder über Rabatte auf diese Rechnung an.
- Sie können den Kunden verschiedene Zahlungsmethoden anbieten und möglicherweise einen Rabatt für die Zahlung in bar gewähren.
- Fügen Sie die Versandbedingungen für die versandten Produkte ein. Es gibt zwei Arten: FOB-Versandpunkt oder FOB-Ziel. (FOB steht für "free on board". ) Wenn die Bedingungen FOB Versandpunkt sind, zahlt der Versender (das ist der Verkäufer) den Versand. Wenn die Bedingungen FOB Bestimmungsort sind, zahlt der Käufer den Versand. Es ist auch eine gute Idee zu notieren, wenn der Kunde den Artikel oder die Artikel abholt, falls es eine Frage über den erhaltenen Artikel gibt.
- Fügen Sie die Verkaufsbedingungen hinzu. Das heißt, wann möchten Sie den Käufer bezahlen und geben Sie einen Rabatt für die vorzeitige Zahlung? Die Begriffe sind wie folgt ausgedrückt 2/10 Net / 30. Das bedeutet, dass Sie einen Rabatt von 2% gewähren, wenn die Zahlung innerhalb von 10 Tagen eingeht und der gesamte Restbetrag in 30 Tagen fällig ist.
Rechnungen können per Post oder per E-Mail oder Fax an einen Kunden gesendet werden.
Wenn ein Kunde zahlt, sollte die Rechnungsnummer auf dem Kaufbeleg vermerkt und mit dem Kaufbeleg in Ihrer Buchhaltungssoftware abgeglichen werden, damit klar ist, dass die Rechnung bezahlt wurde. Die Zahlung nimmt den ausstehenden Betrag aus Ihrem Debitorenkonto.
Rechnungen vs. Bestellungen
Rechnungen werden manchmal mit Bestellungen verwechselt. Bestellungen (Bestellungen) sind vor der Transaktion und Rechnungen sind nach der Transaktion. Bestellungen erfassen eine Bestellung eines Kunden an einen Lieferanten oder Lieferanten.
Eine Rechnung hingegen erfasst den Eingang des Produkts oder der Dienstleistung und, wie oben erwähnt, die Zahlungsbedingungen. Bestellungen werden von vielen Unternehmen im Rahmen eines Genehmigungsprozesses verwendet. Einige Unternehmen benötigen Bestellungen für Produkte oder Dienstleistungen über einen bestimmten Betrag.
Rechnungen gegen Rechnungen
Der Unterschied zwischen Rechnung und Rechnung ist Fokus und Standpunkt. Die Rechnung wird von einem Lieferanten erstellt, und es handelt sich um eine Aufstellung von Dienstleistungen oder Produkten, die an einen Kunden produziert und geliefert werden, einschließlich des geschuldeten Betrags. Eine Rechnung kann vor oder nach dem Empfang des Produkts oder der Dienstleistung erstellt werden. Es ist üblich, dass eine Rechnung in die zu liefernden Produkte aufgenommen wird, damit der Empfänger die Artikel überprüfen kann, um sicherzustellen, dass sie alle da sind.
Eine Rechnung ist eine Zahlungsanforderung. Eine Rechnung wird normalerweise vom Standpunkt des Kunden betrachtet. Es ist üblich, eine Rechnung ohne Rechnung zu erhalten, wie in einem Restaurant oder Ladengeschäft. Eine Rechnung wird normalerweise mit der Erwartung der sofortigen Zahlung gegeben.
Einige Beispiele für Rechnungen
Diese Beispielrechnung enthält kanadische Informationen, aber Sie erhalten eine Vorstellung davon, was eine Rechnung beinhaltet .
Hier sind einige Schritt-für-Schritt-Anweisungen zum Erstellen einer Rechnung.