Von Zeit zu Zeit kommt es zu Buchhaltungsfehlern, aber viele Fehler bei der Buchführung können durch entsprechende Planung und Vorbereitung vermieden werden. Wir alle wissen, dass es normalerweise mehr Zeit braucht, um einen Fehler zu korrigieren, als es beim ersten Mal richtig zu machen. Interessanterweise ist es auch kostengünstiger, Fehler in einem Projekt frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren, anstatt darauf zu warten, das Problem später zu beheben.
Wenn Sie Ihr Geschäft wie ein langfristiges Projekt behandeln, dann sollten Sie proaktiv sein, indem Sie sich der Fehler bewusst werden, die andere machen, und sie frühzeitig korrigieren, was nicht nur Ihrem Unternehmen Zeit, Geld und Kopfschmerzen spart, sondern auch Verschaffen Sie sich einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt mit einem optimierten Betrieb und einer besseren Kundenzufriedenheit. Das Folgende sind häufige Buchführungsfehler, die jeder CPA von Inhabern kleiner Unternehmen gesehen hat.
01 - Nicht einhalten der Buchhaltungsverfahren
Ein hilfreicher Schritt besteht darin, standardisierte Formulare und Checklisten zu erstellen, um Konsistenz und Genauigkeit zu gewährleisten. Beispielsweise möchten Sie einen Prozess zum Einrichten neuer Anbieter dokumentieren.
Sie benötigen neben anderen Dokumenten wie Versicherungszertifikaten , Empfehlungsschreiben oder unterschriebenen Verträgen den Namen, die Adresse, die Telefonnummer und die Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) des Verkäufers. Dann müssen Sie diese Informationen in Ihre Buchhaltungssoftware eingeben, damit Sie Zahlungen verarbeiten können.
Sie sollten sich die Zeit nehmen, die erforderlich ist, um die Informationen zu berücksichtigen, die Sie von Ihren Lieferanten einholen müssen, ein standardisiertes Formular oder eine Checkliste entwickeln, um sicherzustellen, dass Sie diese Informationen erhalten, und dann eine schriftliche Richtlinie für Ihre Mitarbeiter haben.
02 - Arbeiten ohne Budget
Erstellen Sie ein Budget, damit Sie eine Basis haben, um die Betriebsergebnisse Ihres Unternehmens zu beurteilen. Budgets sind nicht nur nützlich, um Ausgaben zu begrenzen, sondern können auch dazu genutzt werden, realistische, schriftliche finanzielle Ziele zu setzen. Budgets sollten immer in der Realität verankert sein, aber Sie können Ihr Budget sicherlich verwenden, um vernünftige finanzielle Ziele zu setzen, sei es bei der Erhöhung der Einnahmen oder bei der Senkung der Betriebskosten.
03 - Fehler bei der Dateneingabe machen
Dateneingabefehler treten von Zeit zu Zeit auf. Sie können zwar nicht alle Dateneingabefehler verhindern, aber Sie können über eine Richtlinie verschiedene Abstimmungen zeitnah durchführen, um sicherzustellen, dass Dateneinträge schnell erkannt und korrigiert werden können.
Zum Beispiel möchten Sie monatliche Bankabstimmungen sowie Abstimmungen von Forderungen und Verbindlichkeiten durchführen. Sie können auch Budget-zu-Ist-Abweichungen ausführen, um mögliche Fehler bei der Klassifizierung von Einnahmen oder Ausgaben zu ermitteln oder regelmäßig Kunden- oder Lieferantenzahlungsberichte auszuführen, um sicherzustellen, dass alle Einnahmen und Ausgaben als angemessen erscheinen.
Ungewöhnliche Transaktionen sollten überprüft werden, um sicherzustellen, dass keine Fehler bei der Dateneingabe gemacht wurden und dass die Transaktionen korrekt sind.
04 - Fehler beim Sichern der Buchhaltungssoftware
Sie müssen die Buchhaltungssoftware Ihres Unternehmens und andere Daten regelmäßig sichern. Viele kleine Buchhaltungssoftwareprogramme haben eine Funktion, mit der Sie eine automatische Sicherung Ihres Buchhaltungsprogramms einrichten können.
Benutze es. Sie sollten sich auch die Zeit nehmen, Ihre Backup-Dateien zu überprüfen, sogar bis zur Verwendung der Backup-Datei, um zu sehen, ob Sie Ihr Geschäft wie gewohnt damit ausführen können.
Manchmal sind Dateien beschädigt. Manchmal sichern Sie nicht alle Daten, die Sie benötigen. Eine schnelle Überprüfung kann Probleme mit Ihrem Backup-Prozess identifizieren, sodass Sie sicherstellen können, dass Sie alles haben, was Sie benötigen, um Ihr Unternehmen bei Bedarf weiter betreiben zu können.
05 - Zu viel selbst tun
Das Outsourcing von administrativen Aufgaben, die Ihrem Unternehmen keinen Mehrwert bringen, kann von Vorteil sein.
Zum Beispiel ist ein Steuerberater wahrscheinlich besser im Steuerrecht versiert als Sie, so Outsourcing Steuerplanung und Vorbereitung zu Ihrem Buchhalter können Sie Ihre Steuerschuld senken, Steuerkonformität zu erhöhen und lassen Sie mehr Zeit, um Einnahmen zu generieren Aktivitäten.
Viele Kleinunternehmer möchten die Verantwortung nicht an andere fähige Fachleute delegieren, aber das Auslagern von Buchhaltungs-, Rechts-, IT- und anderen Verwaltungsfunktionen kann Fehler reduzieren und die Rentabilität erhöhen, wenn Sie die neu gewonnene Zeit sinnvoll nutzen.
06 - Nicht korrekte Kategorisierung von Einnahmen und Ausgaben
Die Schuhkartelbuchungsmethode ist wahrscheinlich keine gute Wahl für kleine Unternehmen mit mehr als nur ein paar Transaktionen pro Jahr. Das ein- und ausgehende Geld muss der entsprechenden Kategorie zugeordnet werden.
Geschäftsinhaber, die in ihren Buchhaltungsunterlagen auf dem Laufenden bleiben, haben keine Fehler. Sie werden wissen, wer in Rechnung gestellt wurde, wie viel und ob der Kunde bezahlt hat oder nicht.
Sie werden auch feststellen, dass Ihre Jahressteuerbereinigung viel reibungsloser ablaufen wird, als zu versuchen, die Unterlagen wieder zusammenzufügen, die Sie benötigen, um die Steuererklärung Ihres Unternehmens vorzubereiten, bevor die Rückzahlung fällig ist.