Die meisten E-Mails sind schrecklich. Sie sind nicht viel mehr als eine Quittung. Und das ist einfach nicht genug. Für E- Mails gelten die gleichen Regeln wie für Posted-Thanks-You-Mails .
Hier sind einige grundlegende Richtlinien
- Geben Sie den Namen Ihrer Organisation in die Zeile "Von" Ihrer E-Mail ein . Die Spenderin möchte wissen, wer Sie sind, wenn sie darüber nachdenkt, Ihr Dankeschön zu öffnen.
- In der Zeile "Betreff" klar sein . Sagen Sie genau, worum es in dieser E-Mail geht. Etwas wie "Ein herzliches Dankeschön!" funktioniert. Oder: "Danke für Ihre Spende." Verwenden Sie nicht mehr als 45 Zeichen, damit es gut angezeigt wird.
- Persönlich werden. Starten Sie Ihre Nachricht mit dem Namen des Spenders. Vornamen sind mächtig, also benutze sie. "Dear Joanne" oder Dear Fred und Louise. "Verwenden Sie ein Komma statt einen Doppelpunkt. Sie wollen informell sein.
- Beginnen Sie mit einem herzlichen "Dankeschön" , in dem Sie die Höhe der Spende und den Namen der Kampagne oder des Fonds angeben, für den die Spende getätigt wurde.
- Erzählen Sie, wie diese Spende jemandem helfen oder ein Problem lösen kann. Sei spezifisch und beschreibend.
- Füge ein Foto hinzu. TPhotos können einfach in einer E-Mail hinzugefügt werden. Machen Sie es herzerwärmend und erinnern Sie daran, wem Ihr Spender hilft.
- Sagen Sie dem Spender, wann er als nächstes von Ihnen hören wird. Können Sie Ergebnisse einer bestimmten Kampagne melden? Wann? Schicken Sie einen Newsletter oder einen Bericht?
- Geben Sie dem Spender spezifische Kontaktinformationen, falls Sie Fragen haben oder weitere Informationen wünschen. Geben Sie einen Namen, eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse einer Person an.
- Verwenden Sie die Unterschrift eines wichtigen Mitarbeiters . Das könnte Ihr Executive Director, Development Director oder der Vorsitzende dieser speziellen Kampagne sein.
- Fügen Sie ein PS ein. Die Leute sind daran gewöhnt. Der Anfang und die PS sind die ersten Dinge, die Ihr Spender wahrscheinlich sehen wird. Das PS ist ein guter Ort, um mehr Engagement einzuladen. Ermutigen Sie den Spender, Ihre Website zu besuchen, ein Video anzusehen, sich für Ihren Newsletter anzumelden oder Ihrer Organisation auf Facebook oder Twitter zu folgen. Nutzen Sie die Tatsache, dass Sie Live-Links in eine E-Mail einfügen können.
- Enthalten Sie eine Offenlegung wie "Bitte beachten Sie dieses Schreiben eine Quittung für Ihren Beitrag von $ 50 am 16.04.13. Dies bestätigt, dass keine Waren oder Dienstleistungen für diesen Beitrag erhalten wurden, die vollständig steuerlich absetzbar ist." ( Lesen Sie mehr über die Offenlegungen )
01 - Email Vielen Dank von Helen Keller International
Nachdem ich auf den Appell einer Millionen Mutter reagiert habe, die Süßkartoffeln in Afrika zu fördern, um den Vitamin-A-Konsum anzukurbeln, habe ich diese E-Mail von Helen Keller International (der Organisation, die meine Spende erhalten hat) erhalten. Meine Spende wurde von GlobalGiving verarbeitet und ich erhielt eine kurze E-Mail-Bestätigung von dieser Organisation. Innerhalb von zwei Tagen erhielt ich auch dieses Dankeschön vom Kommunikationskoordinator von Helen Keller.
Ich war beeindruckt von der Reaktionsfähigkeit der Organisation, aber die E-Mail ist zu kurz und knapp, um wirklich eine Bindung zu mir aufzubauen, die über diese Spende hinausgeht. Die Geschichte eines bestimmten Kindes oder einer Familie, deren Leben durch meine Spende besser geworden wäre, wäre effektiver. Es stimmt, dass ich auf ein Video und einen Newsletter verlinken kann, die die Geschichte ausführlicher erzählen. Aber, verlasse dich nie auf einen Leser, um das zu tun. Erzählen Sie die Geschichte auch in dem Brief.
Einige Dinge, die dieses Dankeschön richtig macht, sind: 1. die Betreffzeile, die mir sofort mitteilt, worum es in dieser E-Mail geht, 2. die Verwendung meines Namens in der Anrede, 3. die Einladung, durch das Abonnieren eines Newsletters weitere Maßnahmen zu ergreifen , 4. der Link zu einem Video und 5. gute Kontaktinformationen.
Die Betreffzeile der E-Mail lautet: "Vielen Dank für Ihre Spende!"
Liebe Joanne,Vielen Dank für Ihre kürzliche Spende für Global Giving an Helen Keller Internationales Projekt "Essen für eine bessere Gesundheit in Burkina Faso".
Wie Sie jetzt wissen, kann diese bescheidene Wurzel große Auswirkungen auf Frauen und Kinder haben, indem sie ihnen seh- und lebensrettendes Vitamin A zur Verfügung stellen. Ich möchte Sie jetzt einladen, unseren E-Newsletter WorldView zu abonnieren, der einmal verschickt wurde Monat, damit Sie mehr darüber erfahren, wie Ihre Unterstützung dem HKI dabei hilft, Blindheit zu verhindern und Mangelernährung für die am stärksten gefährdeten Menschen auf der ganzen Welt zu reduzieren.
Unsere neueste Ausgabe unseres orangefarbenen Süßkartoffel-Programms können Sie hier einsehen. Sie können sich für den Newsletter anmelden, indem Sie hier klicken.
Ich hoffe, Sie werden sich entscheiden, mit uns in Verbindung zu bleiben.
Freundliche Grüße,
Maggie
Maggie Jacoby
Kommunikationskoordinator
Helen Keller International
352 Park Avenue Süd, Suite 1200
New York, NY 10010
Telefon #
Faxnummer
www.hki.orgBis die große Masse des Volkes mit dem Gefühl der Verantwortung für das Wohl des anderen erfüllt sein wird, kann soziale Gerechtigkeit niemals erreicht werden. - Helen Keller
Sehen Sie Videos von ABC World News über unsere orangefarbenen Süßkartoffel- und Vitamin A-Programme.
02 - Ärzte ohne Grenzen haben diese Videobotschaft für eine wiederkehrende Spende gesendet
Ärzte ohne Grenzen richtet besonderes Augenmerk auf wiederkehrende Spender . Zum Beispiel haben sie dieses Video einen Monat lang gesendet. Sie können die gesamte Nachricht hier sehen.
Hier ist, was es gesagt hat:
"VIDEO: FÜR ALLE, DIE SIE GETAN HABEN, DANKE"
"Während Sie sich dieses Video ansehen, retten MSF-Teams in Krisen auf der ganzen Welt Leben, von der Zentralafrikanischen Republik bis zum Jemen, vom Tschadsee bis zur Ägäis. Dank Ihrer Großzügigkeit sind wir in der Lage, auf Katastrophen zu reagieren , Kriege und Epidemien schlagen. Im Namen unserer Patienten und Mitarbeiter: Danke! "
Weitere Informationen zur Verwendung von Video finden Sie unter Aktion! 10 Wege gemeinnützige Organisationen können mit Video mehr Geld verdienen
03 - Camfeds E-Mail-Dankesschreiben für eine monatliche Spende
Camfed sendet jeden Monat nach der monatlichen Spende eine Dankesmail. Der untere Teil der E-Mail ist eine Geschichte meiner Transaktionen, die ich für Steuerzwecke verwenden kann . Dieser Brief ist ziemlich kurz, und ich denke, dass Camfed eine Gelegenheit verpasst, sich mit mir tiefer zu beschäftigen. Etwas über die jüngste Arbeit der Organisation oder einen Link zu einer kürzlichen Pressemitteilung oder Nachrichtenmeldung wäre hilfreich. Wenn Sie das Glück haben, einen wiederkehrenden Spender zu haben, stellen Sie sicher, dass Sie alles tun, um sie zu behalten.
Liebe Joanne,
Danke für Ihre Spende an Camfed.
Danke, dass Sie Camfeds Arbeit mit Ihren großzügigen regelmäßigen Spenden unterstützt haben. Ihr wertvolles Geschenk hilft uns, Mädchen und junge Frauen in Afrika langfristig zu unterstützen.
Wenn Sie Fragen zu Ihrer Bestellung oder zu unserer Arbeit haben, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören. Bitte mailen Sie an info@camfed.org oder rufen Sie 415-963-4489 an.
Mit freundlichen Grüßen,
Das Camfed-Team
Camfed USA
369 Pine Street, Suite 420
San Francisco, CA 94104
Telefon: +01 415-963-4489 | usa@camfed.org
Bitte drucken oder speichern Sie diese Nachricht für Ihre persönlichen Aufzeichnungen. Sie können diese Seite als Steuerbeleg verwenden.
04 - Danke für die Online-Spende nach einer Katastrophe
Beachten Sie, dass dieser Dankesbrief spezifisch für die Katastrophe ist, der ich helfen wollte. Außerdem gibt es ein Zeugnis von einem Katastrophenopfer. Ich habe von dieser Organisation keinen Brief erhalten, erhielt aber später einen Anruf, um mir nochmals zu danken. Schöne Berührung!
Liebe Joanne,
Danke für dein Geschenk von $ ___. Convoy of Hope hat Trucks und Teams nach Joplin, Mo geschickt. "Unsere Gebete richten sich an die Familien in Joplin, die geliebte Menschen, Häuser und Geschäfte verloren haben", sagt Hal Donaldson. Convoy of Hope konnte sich dank Freunden wie Ihnen sofort einsetzen Teams und Nothilfe, um den Opfern dieser massiven Stürme zu helfen. Danke!
Ihr finanzielles Geschenk half Leuten wie Rachael, die ihr Zuhause verloren und kein Essen für ihre Kinder hatte. Mitarbeiter des Convoy of Hope belieferten Rachael und ihre Familie mit Lebensmitteln, Wasser und Hygieneprodukten in einer unserer Vertriebsstellen in der Nähe von Birmingham, Ala.
"Wenn man Kinder hat und nicht weiß, wie man sie füttert, muss man wissen, dass es Menschen gibt, die helfen", sagt Rachael.
Nochmals vielen Dank für Ihre schnelle Antwort, die Convoy of Hope dazu befähigt hat, Tausenden wie Rachael im Südosten nach dieser Katastrophe zu helfen.
Danke für dein Geschenk von $ ____ an Convoy of Hope. Es sind die Spenden, die uns helfen, in Japan zu helfen, unsere Arbeit in Haiti fortzusetzen und all unsere anderen Einsätze.
Aufgrund von Freunden wie Ihnen sind unsere Katastrophenhelfer in der Region eingesetzt, wo sie in Zusammenarbeit mit unseren Partnern vor Ort lebensrettende Lebensmittel, Wasser und Vorräte kaufen und verteilen.
Mit Ihrer Hilfe werden wir in diesem Jahr noch mehr bedürftige Familien und Kinder in der Heimat und auf der ganzen Welt erreichen.
Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung Ihres Geschenks. Sie können auch online auf eine Quittung zugreifen, indem Sie auf diesen Link klicken: xxxxxx
Betrag: $ xxxx
Zahlungsmethode: Mastercard Kreditkarte, ************
Datum: 5/24/2011
Bezeichnung: US-Katastrophenhilfe
Danke für dein Mitgefühl.
Mit freundlichen Grüßen,
Hal Donaldson, Präsident
05 - E-Mail Danke Brief von International Aid Agency
Hier ist ein Dankesbrief, den ich von einer meiner liebsten internationalen Hilfsorganisationen, Partners in Health (PIH), erhalten habe. Ich reagierte auf eine E-Mail-Fundraising-Bitte um zusätzliche Hilfe, um den Haitianern zu helfen, einen Orkan zu verwittern und einen Cholera-Ausbruch zu bewältigen.
Der Brief ist kurz und ein bisschen allgemein und bezieht sich eher auf die gesamte Arbeit der Organisation als auf das spezifische Bedürfnis, auf das ich geantwortet habe. Ein Problem mit diesem Brief ist die formale und steife Sprache, die verwendet wird, um die Arbeit von PIH zu beschreiben. Ein Beispiel ist dieser Satz: "... wir arbeiten daran, unser Modell anderen zu vermitteln ..." Öffentliche Gesundheitsorganisationen sprechen oft im Jargon, der in professionellen Kreisen der öffentlichen Gesundheit verwendet wird. Das gefällt den meisten Gebern nicht.
Was ist gut an dieser E-Mail ist, dass die "von" -Zeile genau angibt, wer die E-Mail gesendet hat, und die "Betreffzeile" gibt an, worum es in der E-Mail geht. Wie diese Felder behandelt werden, ist sehr wichtig, um sicherzustellen, dass der Spender die E-Mail tatsächlich öffnet. Es ist am besten, nur spezifisch zu sein, anstatt schlau oder kryptisch.
Zu: Mein Name
Von: Partner in Gesundheit
Betreff: Vielen Dank für Ihre Spende an Partners in HealthLieber Mein Name,
Im Namen von Partners In Health möchte ich Ihnen für Ihre Spende von $ xx.xx danken. Jeder Dollar, den Sie beisteuern, wird von den Gemeinschaften, in denen wir arbeiten, sehr geschätzt. Ihr Geschenk wird bestimmt, um unsere Arbeit in Haiti zu unterstützen, oder, wenn Sie ausgewählt haben, unsere Arbeit weltweit zu unterstützen.
Vor über zwanzig Jahren, als Partners In Health zum ersten Mal in Haiti gegründet wurde, schworen wir, die beste medizinische Versorgung an Orten anzubieten, an denen dies nicht der Fall war, unsere Patienten durch ihre Behandlung und Behandlung zu begleiten und die Ursachen ihrer Krankheit anzugehen. Heute arbeiten wir in zwölf Ländern mit einem umfassenden Ansatz zur Überwindung des Teufelskreises von Armut und Krankheit - durch direkte Gesundheitsversorgung sowie durch gemeinschaftsbasierte Maßnahmen in den Bereichen Landwirtschaft und Ernährung, Wohnen, sauberes Wasser und Einkommensgenerierung.
Unsere Arbeit beginnt mit dem Patienten vor uns und reicht weit über die Transformation von Gemeinschaften, Gesundheitssystemen und globaler Gesundheitspolitik hinaus. Wir haben die Erfolge unseres integrierten Ansatzes inmitten von Tragödien wie dem verheerenden Erdbeben in Haiti, in Ländern, die noch immer vom Krieg gezeichnet sind, wie Ruanda, Guatemala und Burundi, und sogar in der Innenstadt von Boston dokumentiert und verbreitet. Durch die Zusammenarbeit mit führenden medizinischen und akademischen Institutionen wie der Harvard Medical School und dem Brigham & Women's Hospital arbeiten wir daran, unser Modell an andere weiterzugeben. Durch unser Engagement für globale Gesundheitsförderer und politische Entscheidungsträger wollen wir den Standard für die Bereitstellung von Gesundheitsleistungen in den ärmsten Regionen der Welt erhöhen.
Es ist Ihre Großzügigkeit und Ihr Glaube an unsere Mission, die uns diese Arbeit ermöglicht, und wir sind Ihnen zutiefst dankbar für Ihre Partnerschaft.
Vielen Dank,
Ophelia Dahl
Geschäftsführer
Partner in der GesundheitSie können sich anmelden, um Ihre Online-Spendenhistorie hier anzuzeigen, herunterzuladen und auszudrucken: XXXXXXXXX
Partners In Health, eine 501 (c) (3) Non-Profit-Organisation, hat Ihnen als Gegenleistung für diese freiwillige Bareinlage keine Waren oder Dienstleistungen ganz oder teilweise zur Verfügung gestellt. Wenn Sie die steuerliche Abzugsfähigkeit dieses Geschenks in den USA geltend machen möchten, bewahren Sie bitte diese Anerkennungsurkunde für Ihre Unterlagen auf. Die EIN- Nummer von Partners In Health lautet xxxxx.