Was ist Kleingeld?
Kleingeld beschreibt kleine Transaktionen eines Unternehmens.
Der Ausdruck "klein" wird verwendet, weil es sich um kleine (zierliche) Beträge von Bargeld oder bargeldähnlichen Transaktionen handelt. "Petty" ist nicht mehr so klein, also stellen Sie es sich als kleine Beträge vor, die Sie nicht über Tracking nachdenken. In diesem Artikel werden wir den Begriff "Kleingeld" verwenden, um eine Vielzahl von Transaktionen für kleine Unternehmen einzubeziehen.
Beispielsweise:
- Kaffee für die Bürokaffeemaschine kaufen
- Mautgebühren oder Parkuhren bezahlen
- Behandeln von Angestellten zu Pizza, um eine Leistung zu feiern
- Ein kleines Geschenk auf dem Weg zu einem Geschäftstreffen kaufen.
Warum ist Kleingeld wichtig?
Kleingeldtransaktionen summieren sich. Wenn man diese kleinen Anschaffungen nicht dokumentiert und verfolgt, kann dies viele potentielle Geschäftsausgaben bedeuten, die nicht beansprucht werden, wie das Wegwerfen.
Schauen wir uns ein paar Beispiele an:
- Wenn Sie Keurig-Tassen für Ihr Bürokaffee verwenden, kostet es Sie, selbst wenn Sie billig und in großen Mengen kaufen, etwa 26 Cent pro Tasse. Für einen durchschnittlichen Kaffeetrinkenden, das sind zwei Tassen pro Tag, etwa 200 Tage im Jahr, sind das über 100 Dollar für diesen einen Angestellten. Multiplizieren Sie das mit der Anzahl der Mitarbeiter und Sie haben eine große Menge Geld.
- Pizza für 10 Personen kostet vielleicht 50 Dollar. Wenn Sie das einmal im Monat machen, sind das $ 600 pro Jahr. Keine Aufzeichnung zu führen, bedeutet $ 600 an verlorenen Ausgaben.
Wie sollen Kassentransaktionen erfasst werden?
Sie können auf Belege oder eine Liste aufzeichnen, je nachdem, was einfacher ist. Wichtig ist, dass JEDE Transaktion aufgezeichnet wird und Folgendes enthalten muss:
- Datum der Transaktion
- Betrag der Transaktion
- Allgemeine Beschreibung der Transaktion (z. B. "Donuts für ein Büro-Meeting")
Sie müssen die Kontonummer zum Zeitpunkt der Transaktion nicht erfassen.
Wenn Sie Kleingeld auffüllen, gruppieren Sie die Transaktionen nach Kontonummer und geben Sie sie in Ihr Buchhaltungsprogramm ein.
Kann ich kleine Bargeldtransaktionen online verfolgen?
Smart Business-Besitzer bezahlen heutzutage Geschäftstransaktionen mit Geschäfts-Kreditkarten oder Debitkarten und Apps. Sie können das Parken mit einer App verfolgen, und Sie können ein automatisches Mautsystem verwenden, um die Zeit zu sparen, die auf Mautstraßen in der "Nur-Bargeld" -Spur verbracht wird. Natürlich macht das Bezahlen mit der Debit- oder Kreditkarte Ihres Unternehmens die Verfolgung kleiner Ausgaben einfach. Achten Sie darauf, den Geschäftszweck auf dem Beleg zu notieren.
Was, wenn mein Geschäft noch eine Kasse hat?
Viele Unternehmen haben einen kleinen Kassenfonds im Büro, insbesondere Einzelhandelsgeschäfte, bei denen Kunden in bar bezahlen. Die Geldkassette wird für die Durchführung von Änderungen und in einigen Fällen für kleine Geschäftstransaktionen verwendet. In der Regel beginnt die Box mit einem Saldo in bar, in passenden Stückelungen. Dann, wenn die Kasse leer ist, wird es aufgefüllt.
Wenn Geldkassetten für kleine Einkäufe verwendet werden, halten Sie ein Protokoll in der Box, damit diese Einkäufe aufgezeichnet werden können.
Wie stelle ich sicher, dass alle Kleingeldtransaktionen aufgezeichnet werden?
Es liegt in Ihrer Verantwortung als Geschäftsinhaber, Richtlinien für die Verwendung von Kleingeld zu erstellen, Kleingeldtransaktionen zu überwachen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter Kleingeld verantwortungsvoll verwenden. Einige Möglichkeiten:
- Geben Sie vertrauenswürdigen Mitarbeitern eine Geschäfts-Debitkarte und verlangen Sie, dass sie für alle Debit-Einkäufe Angaben zum Geschäftszweck eingibt.
- Erfordern Mitarbeiter, die ihre eigenen Autos für Geschäfte verwenden, einen Tollerkenner zu haben. Sie können es zur Verfügung stellen und die Details erhalten. Sie benötigen den Mitarbeiter, um den Geschäftszweck zu überprüfen.
- Wenn Mitarbeiter Smartphones für geschäftliche Zwecke verwenden, müssen sie Apps enthalten, die Quittungen per Foto erfassen oder an Ihre Buchhaltungsabteilung senden.
Das Endergebnis für Kleingeld:
Die Einrichtung und Überwachung von Kleingeld sollte Teil des allgemeinen Buchführungssystems für Ihr Unternehmen sein.
Denken Sie daran, wenn Sie es nicht aufzeichnen, können Sie es nicht als Geschäftsaufwand abziehen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle diese kleinen Bargeldtransaktionen ausnutzen, so dass Sie legitime Geschäftsausgaben geltend machen und Ihre Unternehmenssteuern senken können.