Formelle Einladungsbriefe für Meetings schreiben

Planer laden die Gäste zu organisierten Incentive-Reisen und Meetings an verschiedenen Orten auf der ganzen Welt ein, um Teilnehmer zu schulen, Geschäftsentwicklung zu fördern und / oder Mitarbeiter zu belohnen. Mit freundlicher Genehmigung von The Venetian, Las Vegas

Es wird erwartet, dass Event- und Meeting-Planer formelle Einladungsschreiben und Materialien für die Meetings, Incentive-Reisen und andere Programme, die sie organisieren, beitragen oder schreiben. Es muss nicht wie eine überwältigende Aufgabe erscheinen, aber es ist wichtig, bestimmte Schritte zu befolgen, um der richtigen Einladungsetikette zu folgen und wichtige Details für Ihre Gäste zu vermeiden.

Hier ist wie:

  1. Erstellen Sie ein Veranstaltungsthema. Bevor sie formelle Einladungsschreiben und Materialien schreiben, müssen die Planer sicherstellen, dass sie ein verlockendes Thema für das Programm haben. Die folgenden Fragen helfen beim Brainstorming: Ist es eine Bildungskonferenz, ein Seminar oder eine Incentive-Reise? Wo wird es gehalten? Was ist an diesem Reiseziel oder Veranstaltungsort einzigartig? Was ist der grobe Zeitplan für die Veranstaltung? Welche Ziele verfolgt das Programm? Warum möchte ein Teilnehmer teilnehmen? Diese Fragen werden helfen, ein großes Event-Thema zu etablieren.

  1. Erstellen Sie eine elektronische Einladung. Viele formelle Einladungsbriefe und Materialien für Großveranstaltungen wurden aufgrund des Umfangs der wichtigen Veranstaltungslogistik, die während des RSVP-Prozesses erfasst werden muss, jetzt in Online-Registrierungssysteme verschoben: Schreibweise von Namen, Kontaktinformationen, diätetische Anforderungen, behindertengerechter Zugang, Transportbedarf, Programmdetails, Aktivitäten Informationen und mehr. Hinweis: Weniger komplizierte Ereignisse können eine einzelne Webseite oder ein Grafikdesign-Bild verwenden, das per E-Mail gesendet wird, um Ereignisdetails und RSVP-Kontakte zu übermitteln.

  2. Erstellen Sie eine gedruckte Einladung. Abhängig von der Art Ihres Programms oder Ihrer Veranstaltung kann die Einladungsetikette vorschlagen, dass Sie formelle Einladungsschreiben und Notizen schreiben sollten, um Ihre Gäste wissen zu lassen, dass Sie ihre Anwesenheit wirklich schätzen. Dies ist anders als die Veranstaltungsmaterialien; Betrachten Sie stattdessen eine einfache Einladungskarte, die Ihrem Gast wertvolle Informationen liefert, einschließlich des Gastgebers und seines / ihres Titels, des Themas der Veranstaltung, des Datums und / oder der Zeit (en) sowie einen RSVP-Kontakt.

  1. Schreiben von formellen Einladungen zu Veranstaltungen. Im Rahmen der elektronischen Einladung sollten Sie Informationen auf hohem Niveau über das Programm und die Veranstaltung geben. Wenn es sich beispielsweise um eine Incentive-Reise oder eine mehrtägige Konferenz handelt, sollten Sie Folgendes berücksichtigen: Ziel, Haupthotel / Konferenzort, Hauptthema, Referenten (einschließlich Bios), Zeitplan, Aktivitäten, Logistik und Details über die Registrierung. Einladungsschreiben und Materialien sollten den Gästen einen Grund zur Teilnahme geben und immer einen Aufruf zum Handeln enthalten.

  1. Die Einladungs-Etikette beginnt mit der Ziel- / Venue-Übersicht. Wenn Sie formelle Einladungsschreiben und Materialien schreiben, ist es immer am sichersten anzunehmen, dass niemand an dem Ort war, an dem Sie das Programm hosten. Das bedeutet, dass Sie einen kurzen Überblick über das Ziel und / oder Hotel / Einrichtung / Veranstaltungsort, in dem das Programm stattfindet, schreiben sollten. Wenn Sie eine mehrtägige Veranstaltung planen, halten Sie diese Informationen so hoch wie möglich, stellen Sie jedoch sicher, dass genügend Informationen zur Verfügung stehen, um dem Gast einzigartige Einblicke in den Ort zu geben und warum er seine Zeit dort investieren sollte.

  2. Einladung Etikette erfordert den Veranstaltungsplan. Wenn Sie eine mehrtägige Veranstaltung wie ein Incentive-Programm planen, sollten Einladungsmaterialien so detailliert wie möglich sein, damit die Gäste ihre Zeit angemessen mit Ihnen planen können. Das bedeutet, dass in Ihrer Einladung die Ankunftsmethoden und -zeiten, zu denen sie erwartet werden, die Zeiten für Geschäftstreffen und Aktivitäten (und die Auswahl der Aktivitäten), Informationen zu den Mahlzeiten und Informationen zum Abflug angegeben werden.

  3. Einladung Etikette erfordert Aktivitäten Beschreibungen. Geben Sie beim Schreiben formaler Einladungsschreiben und Materialien einen Überblick über die verschiedenen Aktivitäten, damit die Gäste besser feststellen können, was ihren Interessen entspricht. Ist Ihr Golfprogramm ein halber oder ein ganztägiger Event? Was ist die "Klasse" dieser Stromschnellen? In welcher Höhe veranstalten Sie die Veranstaltung und wie hoch ist das Mountainbike-Programm? Wie lange dauert ein Malkurs und was werden sie lernen?

  1. Einladung Etikette erfordert Informationen über Meeting-Logistik. Wenn Sie ein mehrtägiges Programm veranstalten, müssen Sie die Details zu jedem der folgenden Elemente angeben:

    • Flug Reservierungen
    • Veranstaltungsanmeldung
    • Zimmerreservierung
    • Flughafentransfer
    • Kleiderordnung
    • Wetter
    • Check-in-Verfahren
    • Nicht rückzahlbare Artikel
    • Host-Mitarbeiter Kontakte
  2. Entwickeln Sie die Agenda der Abschlussveranstaltung. Dies wird sich von den ursprünglichen Einladungsmaterialien unterscheiden, sollte jedoch den eingeladenen Gästen bei der Ankunft oder kurz vor dem Besuch einer Veranstaltung zur Verfügung gestellt werden. Es sollte eine Stunde-für-Stunde (es ist in Ordnung, Stunden zu kombinieren) Überblick über was wann und wo geplant ist. Wenn Sie mehrere Schulungsinhalte gleichzeitig planen, ist es hilfreich, diese Spuren in Gruppen zu beschreiben, damit die Teilnehmer wissen, welche Themen wann und wo geplant sind.

  1. Erstellen Sie den Begrüßungsbrief für die Veranstaltung. Viele Planer kämpfen damit, welche Informationen sie in Begrüßungsschreiben aufnehmen sollten oder nicht. Der beste Rat ist, die Begrüßungsnachricht einfach zu halten und die Gäste wissen zu lassen, dass sie willkommen und geschätzt sind. Einladung Etikette schlägt vor, dass der Brief vom offiziellen Gastgeber der Veranstaltung unterzeichnet werden sollte.

    Eine der am meisten übersehenen Eventeinladungen ist die Abfahrtsbenachrichtigung. Als Teil des Begrüßungsschreibens und aller Geschenke für die Ankunft ist es wichtig, Details darüber zu übermitteln, wie die Gäste abreisen.

  2. Erstellen Sie Menükarten. Egal, ob Sie ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen planen, die Gäste schätzen es immer, Menükarten zu sehen, die Menüpunkte für jeden Gang des Essens skizzieren. Es gibt ihnen etwas, worüber sie reden können, wenn sie sich mit anderen an ihrem Tisch versammeln, und erlaubt es den Bediensteten, schnell eine Menüauswahl von den Gästen zu erhalten, um den Zeitplan einzuhalten. Hinweis: Wenn Sie während des Essens eine besondere Überraschung planen, z. B. eine thematische Nachspeise zu einer einzigartigen Unterhaltung, ist es hilfreich, diese Elemente von der Menükarte fernzuhalten, um den Spezialeffekt zu verstärken.

  3. Erstellen Sie Wertschätzung Geschenkkarten. Ob als Geschenk für die Ankunft oder als Geschenk für die Kopfbedeckung, jedes Geschenk sollte seine Geschenkkarte haben. Es ist eine Gelegenheit, "Danke" -Botschaften zu verstärken und Ihren Gästen das Gefühl zu geben, etwas ganz Besonderes zu sein. Es ist hilfreich, Formulierungen und Botschaften zu integrieren, die das Thema der Veranstaltung selbst widerspiegeln.

  4. Erstellen Sie individuelle Abfahrtshinweise.

    Bringen Sie am Tag vor der Abreise in den Zimmern Aushänge mit, die Sie an die Abreise erinnern, einschließlich Flugnummer und Abflugzeit. Es bietet die Möglichkeit, Fehler in letzter Minute zu beheben, die bei der Planung der Logistik möglicherweise übersehen wurden.

Tipps:

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie einen großartigen Grafikdesigner und einen Online-Registrierungsprozess haben. Die Herausforderung besteht auch heute noch darin, dass es viele verschiedene Online-Event-Registrierungssysteme gibt, die jedoch entweder sehr individuell angepasst werden müssen oder die Verwendung von Drittanbietersystemen nach wie vor als etwas teuer angesehen werden. Aus diesem Grund verlassen sich viele Planer immer noch auf ihre eigenen Werkzeuge und Ressourcen.
  2. Finde einen tollen Schreibwarenladen. Obwohl Organisationen immer mehr auf die Nutzung elektronischer Kommunikationsformen setzen, ersetzt das noch immer nicht die Wirkung von gedruckten Einladungen und Veranstaltungsmaterialien. Suchen Sie nach Schreibwaren, die Ihr Veranstaltungsthema ergänzen, und variieren Sie die Stile von Papier und Größen, um mehr Interesse und Dramatik zu erzeugen. Ihre Gäste werden die Mühe bemerken.
  3. Erstellen Sie eine Vorlage und replizieren Sie von dort. Planer sollten Vorlagen und Materialien für Einladungsvorlagen erstellen und einfach neue Ereignisse aus den Vorlagen früherer Programme und Ereignisse aktualisieren. Natürlich sollten neue Schreibwaren, Grafiken, Texte usw. ausgewählt und verwendet werden, so dass jedes Mal eine gewisse Anpassung erforderlich ist.