So stellen Sie sicher, dass Ihre Ereignisausführung reibungslos ausgeführt wird
Als Gast und nicht als Veranstaltungsplaner haben Sie die Möglichkeit, ein Event-Operations-Team in Aktion zu beobachten. Eine Perspektive, aus der es oft leichter zu erkennen ist, was gut funktioniert - und was nicht.
Hier sind drei Fehler, die Sie wahrscheinlich bei schlecht geführten Veranstaltungen sehen werden, zusammen mit Tipps, wie Sie solche Fehler bei Ihren Veranstaltungen vermeiden können.
Fehlgeschlagene Registrierungstabelle
Wenn Gäste zu einem Anmeldetisch gehen , sollten die Mitarbeiter der Veranstaltung freundlich und bereit sein, den Gästen zu helfen - egal in welcher Situation.
Es ist nicht serviceorientiert oder gar höflich anzunehmen, dass jemand, der an den Registrierungstisch geht, nicht zu der Veranstaltung gehört. Genau dies kann jedoch passieren, wenn das Personal nicht ausreichend vorbereitet oder instruiert ist. Erinnern Sie die Ereignismitarbeiter daran, dass eine Registrierungstabelle das Abbild des Hosts und der Organisation hinter dem Ereignis darstellt. Die Mitarbeiter sollten alle Gäste am Registrierungstisch begrüßen und fragen, ob sie sich aufgrund des Namens des Veranstalters oder des Gastgebers für die Veranstaltung anmelden. Wenn ein Fehler gemacht wurde, werden sich die meisten Gäste selbst korrigieren und entschuldigen. Wenn nicht, sollten die Mitarbeiter Anweisungen erhalten, wie sie die Situation am besten angehen können.
Freundlichkeit geht im Eventbetrieb weit.
Messy Event Setup
In den meisten Veranstaltungsorten säubert die Hauswirtschaft einen Veranstaltungsbereich und die Mitarbeiter des Bankettbetriebs schließen das Setup ab . Wenn Bankettoperationen ein Glas fallen lassen und die Scherben nicht sauber machen, bleiben die Scherben auf dem Boden - es sei denn, das Personal räumt auf.
Scherben aus zerbrochenem Glas und anderen Trümmern hinterlassen nicht nur ein schreckliches Bild, sondern können auch ein Sicherheitsrisiko darstellen. Daher werden die besten Veranstaltungsplaner immer 1-2 Stunden vor der Startzeit eintreffen, um das Setup zu beobachten und eine Reihe von Komplettlösungen des Bereichs durchzuführen und nach Glas und anderen Gegenständen 30 Minuten und noch einmal 15 Minuten vor dem Event zu suchen. Sollte etwas nicht stimmen, kann der Veranstaltungsplaner das Bankettpersonal darauf aufmerksam machen.
Ill-Timed Bereinigung
Bei jeder Veranstaltung gibt es zwei (manchmal konkurrierende) Zeitpläne: die Agenda der Organisatoren und den Arbeitsplan der Mitarbeiter des Veranstaltungsortes. Es liegt in der Verantwortung des Veranstaltungsplaners sicherzustellen, dass beide angemessen synchronisiert sind.
Die Präsentation oder die Keynote des Programms finden in der Regel direkt nach einer Ankunft statt, bei der es sich um Registrierungstabellen, Speisen und Getränke handeln kann. Das Timing von Aufräum- und Abbauaktivitäten muss daher sorgfältig geplant werden, um die Programmagenda nicht zu stören oder zu unterbrechen. Wenn das Clean-and-Tear-Down-Team nicht rechtzeitig mit den Mitarbeitern des Eventbetriebs besprochen wird, kann ein Veranstaltungsplaner feststellen, dass Tische und andere Gegenstände direkt vor den Gastgebern oder Gastrednern entfernt werden und alle im Raum ablenken.
Müssen Veranstaltungsplaner Bankettmanager daran erinnern, wann ihre Mitarbeiter arbeiten und wann sie ruhig sein sollten? Die Antwort ist ja.
Die Quintessenz
Während gut geführte Veranstaltungsorte mit fleißigen Event Operations Managern und Mitarbeitern die Arbeit eines Event-Planers erleichtern sollten, ist eine solche perfekte Event-Ausführung nicht immer der Fall. Großartige Veranstaltungsplaner machen jedes Detail einer Veranstaltung zu ihrem Geschäft. Sie nehmen sich die Zeit, alle Aspekte des Setups, des Veranstaltungsservice und des Veranstaltungsabbruchs mit den Bankettmanagern vor der eigentlichen Veranstaltung zu besprechen und den Eventbetrieb vor, während und nach der Veranstaltung zu überwachen, um das bestmögliche Event für den Kunden sicherzustellen.