Obwohl viele Unternehmer ihre Excel-Tabellenkalkulation auf ihre Buchhaltungssysteme beschränken, da sie das Programm als besser geeignet für das Verfolgen, Buchen und Aufzeichnen von Transaktionen ansehen, kann Excel für Buchhaltungsvorgänge genauso flink sein. Mit dem Verständnis der richtigen Formeln und grundlegenden Verarbeitungsmethoden wird selbst der mathematisch-phobische Geschäftsinhaber Excel-Tabellen leicht zu navigieren finden.
Was Excel-Tabellen bieten müssen
Excel ist ein Microsoft Office-Programm, mit dem Daten für aktuelle und zukünftige Referenzen berechnet, tabelliert, grafisch dargestellt und verglichen werden können. Und wie die meisten anderen Microsoft-Programme sind die Funktionen robust und können beliebig oft oder mit so viel Komplexität verwendet werden.
Neben der einfachen Buchhaltung können Sie mit den Buchhaltungsfunktionen in Excel feststellen, wo Ihr Unternehmen finanziell steht, detaillierte Berichte erstellen, Lieferanten-, Mitarbeiter- und Kundenlisten verwalten und Ihre Unterlagen jedes Jahr für die Steuererhebung vorbereiten.
Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für die Verwendung von Excel-Tabellen für das grundlegende Small Business Accounting.
Wie Verwenden von Excel, um Verbrauchsmaterial, Einkäufe und Ausgaben zu verfolgen
Die Eingabe von Daten in Excel, um Ihre Einkaufs-, Verkaufs- und Spesenkosten zu dokumentieren, ist relativ einfach. Starten Sie nach dem Öffnen von Microsoft Excel ein neues Arbeitsblatt, und beginnen Sie, den Spalten Beschriftungen zuzuweisen, die die Daten und numerischen Werte für jede Bestellung von Verbrauchsmaterial, jeden Verkauf und jede Ausgabe enthalten.
Sobald Ihre Spalten etikettiert sind, geben Sie in jeder Spalte in der entsprechenden Zeile mit dem richtigen Datum die Einkaufs-, Verkaufs- oder Aufwandsmengen ein.
Um diesen einfachen Vorgang in Aktion zu sehen, hier ein Video-Tutorial, das Sie durch die Schritte führt: Wie Sie Microsoft Excel für Small Business Accounting verwenden.
Wie Verwenden von grundlegenden Formeln und Verknüpfungen in Excel
Im vorherigen Lernprogramm haben Sie möglicherweise festgestellt, dass der Kursleiter Summenformeln in Excel erstellt hat, um den Gewinn auf der Grundlage von Einkaufs-, Verkaufs- und Aufwandsdaten zu berechnen. Formeln helfen Buchhaltungsfachleuten und Unternehmern dabei, die Funktionen von Excel effizienter zu nutzen.
Bevor Sie also mit den Daten, die Sie in Ihr Excel-Arbeitsblatt eingegeben haben, in detailliertere Erklärungen der grundlegenden Buchhaltung für kleine Unternehmen eintauchen, könnte es hilfreich sein, mehr über die Tipps, Tricks und Formeln zu erfahren, die Sie für die Zukunft verwenden können.
Hier ist ein praktisches Video-Tutorial, das einige der aktuellsten und nützlichsten Formeln in Excel behandelt: Top 25 Excel 2016 Tipps und Tricks.
So verwenden Sie Excel zum Erstellen einer Gewinn- und Verlustrechnung
Die meisten Unternehmer ziehen es vor, die Informationen zu den Gewinnen oder Verlusten ihres Unternehmens getrennt von anderen Daten zu haben. Dadurch können sie ihre Einnahmen zu verschiedenen Zeiten des Jahres überprüfen und vergleichen, spezifische Änderungen in ihren Projekten oder ihrer Arbeitslast oder für eine beliebige Anzahl von Bedingungen, die sich auf die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens auswirken können.
Der beste Weg, diese Informationen separat zu betrachten, ist eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oder eine Gewinn- und Verlustrechnung.
Glücklicherweise hat Excel vorgefertigte Vorlagen, die Ihnen beim Erstellen, Ausfüllen und Verwalten einer Gewinn- und Verlustrechnung helfen, während Sie Ihr Geschäft betreiben. Aber es ist am besten zu erfahren, wie P & L-Anweisungen manuell funktionieren, unabhängig davon, ob Sie die im Programm bereitgestellten Vorlagen verwenden.
Um zu sehen, wie Sie eine einfache Gewinn- und Verlustrechnung in Excel ohne Hilfe einer Vorlage erstellen können, finden Sie hier eine Videoanleitung, die veranschaulicht, wie Sie beginnen können: Erstellen von Verwaltungskonten mit Excel: Gewinn- und Verlustrechnung.
Verwenden von Excel zum Generieren von Berichten und Arbeitsblättern
Spesenabrechnungen, Verkaufsberichte, Bilanzen, Hauptbuch, Sie nennen es. Wenn es eine Sache gibt, Buchhalter und Buchhalter genießen es, Berichte zu erstellen.
Glücklicherweise hat Microsoft Office das Erstellen von Berichten mit jedem neuen Excel-Softwareupdate erleichtert.
Als Unternehmensinhaber erstellen Sie Berichte nicht einfach für Ihre Investoren, Geschäftspartner oder Bankkreditverantwortlichen. Berichte ermöglichen es Ihnen, einen allgemeinen Überblick oder ein bestimmtes Detail über die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu erfassen, ohne dass eine große Datenmenge die Schlussfolgerung erklärt. Als solche sind sie für Sie als Unternehmer immens hilfreich, um den Zustand Ihres Unternehmens jederzeit auf einen Blick zu erfassen.
Um zu erfahren, wie Sie einfache Zusammenfassungsberichte erstellen können, finden Sie hier ein Video-Lernprogramm zum Erstellen eines Verkaufsberichts in Excel: Erstellen eines Verkaufsberichts in Excel: Grundlegende Ebene.
Kostenberichte erfordern ein paar verschiedene Schritte. Im Folgenden finden Sie ein Video-Tutorial, das Anweisungen zum Erstellen eines Spesenberichts oder -blatts enthält: Microsoft Excel: Erstellen eines einfachen Expense Sheets.
Wenn Sie Ihren Berichten mehr visuelle Grafiken hinzufügen möchten, mit denen die Leser die Informationen besser verstehen können, finden Sie hier ein Video-Lernprogramm zum Erstellen von Pivot-Tabellen, Balkendiagrammen und Dashboards: Einführung in Pivot-Tabellen, Diagramme und Dashboards in Excel .
Und was wäre ein Small Business Accounting System ohne Hauptbuch? Hier ist ein ausführliches Video-Tutorial zum Erstellen eines Hauptbuchs für Ihr Unternehmen: Erstellen Sie ein Hauptbuch mit Excel.
Erweitern Sie Ihr Microsoft Excel Know-How
Wenn Microsoft Excel ein Programm ist, das Sie vor dem Besitz eines Unternehmens selten verwendet haben, kann es trotz seiner optimierten Einrichtung einschüchternd erscheinen. Es gibt jedoch Experten, die täglich Excel verwenden und sich immer noch nicht über die fortschrittlichsten Funktionen des Programms im Klaren sind. Aufgrund dieser Vielseitigkeit und umfassenden Zugänglichkeit eignet es sich gut als Werkzeug für die Buchhaltung in kleinen Unternehmen.
Eine Möglichkeit, Ihre unternehmerischen Träume zu verwirklichen und auf die nächste Ebene zu bringen, besteht darin, eine aktive Rolle in den Buchhaltungsverfahren Ihres Unternehmens zu spielen. Ausgehend von den einfachsten Funktionen können Inhaber von Kleinunternehmen lernen, wie sie ihre Finanzdaten verwalten und ihre Excel-Fähigkeiten sowie die Steuervergünstigungen ihrer Unternehmen erweitern können.
Zusätzlich zu den oben genannten Videoanleitungen verfügt Microsoft über eine eigene Excel-Schulungsbibliothek, mit der Sie Ihre Excel-Kenntnisse verfeinern können, damit Sie das Tool in Ihrem kleinen Unternehmen noch besser einsetzen können.