Lerne die Schlüssel zum Organisieren
Wie Eventplaner organisiert bleiben
Organisation ist einer der vielen Schlüssel zum Erfolg für die meisten Veranstaltungsplaner. Das Beherrschen von organisatorischen Fähigkeiten führt nicht nur zu weniger Stress, sondern kann auch Ihre Kreativität als Veranstaltungsplaner steigern. So können Sie das Gesamtbild sehen und über den Tellerrand schauen, in dem Wissen, dass Sie die Details fest im Griff haben. Hier sind einige Möglichkeiten, wie erfolgreiche Veranstaltungsplaner organisiert bleiben.
Erstellen Sie Ereignismappen
Das Erstellen von Veranstaltungs- und Eventplanungsmappen ist wahrscheinlich der effizienteste Weg, um für die Planung von Seminaren, Konferenzen, internen Schulungen, Vorstandssitzungen und allen Arten von Veranstaltungen organisiert zu bleiben. Während viele Veranstaltungsplaner zu mehr elektronischen und digitalen Organisationstools übergehen, können physische Ordner als Platz für die wichtigsten Ereignis- und Programmdetails dienen. Das Aufbewahren von Kopien bestimmter Dokumente, Notizen und anderer Details kann lebensrettend sein.
Idealerweise sollte jedes Ereignis und / oder Programm seinen eigenen Ordner haben. Abhängig von der Komplexität Ihrer Veranstaltung kann Ihre Sammelmappe mehrere Abschnitte enthalten, darunter:
- Reiseplan / Agenda
- Wichtige Kontakte
- Teilnehmer
- Kommunikation
- Verträge
- Veranstaltungsbestellungen
- Unterhaltung
- Zimmer- / Zimmerliste
- Ankünfte Abfahrten
- Aktivitäten
- Geschenke
- Budget
- Sonstiges
Wenn Ihre Ereignisplanungsmappe regelmäßig aktualisiert wird, können Sie Informationen problemlos mit Ihren internen Kollegen und Kunden austauschen, auch wenn Sie nicht viel Zeit für die Vorbereitung haben.
Verwenden Sie Event Planning Software oder Online Document Storage
Während Ihre Veranstaltungsmappen alle wichtigen Details der einzelnen Veranstaltungen in Papierform enthalten sollten, sollten die übrigen Referenznotizen, Ideen und Korrespondenz auch organisiert und zusammen aufbewahrt werden. Heutzutage verwenden viele Veranstaltungsplaner Event-Planung und Management-Software, aber viele andere suchen nach Online-Speicheroptionen, um organisiert zu bleiben.
Online-Tools wie Google Drive und Dropbox können einen organisierten Ort für alle Arten von elektronischen Dokumenten von Tabellen bis hin zu Rechnungen bieten. Mit diesen Tools können Sie Dokumente in Online-Dateien und Ordner hochladen, speichern und organisieren, auf die von überall aus problemlos zugegriffen werden kann. Sie können Dokumente auf Ihrem Laptop, Smartphone oder Tablet öffnen. Sie können diese Dateien auch problemlos an E-Mails anhängen oder das Dokument für Kollegen, Lieferanten und Kunden freigeben. Es kann die perfekte Organisationslösung für Veranstaltungsplaner sein, die immer auf dem Sprung sind.
Die organisatorische Untergrenze
Wie Sie Ihre Dokumente, Notizen und Korrespondenz organisieren, bleibt Ihnen überlassen.
Jeder Veranstaltungsplaner hat ein anderes System, das für sie und ihre Veranstaltungen funktioniert. Der wichtigste Faktor sollte immer die Erreichbarkeit und Informationsbereitschaft sein. Stellen Sie daher sicher, dass Sie bei jedem System, das Sie verwenden, schnell und einfach die gewünschten Informationen finden.