Wie zeichne ich einen Journaleintrag in QuickBooks auf?

Buchhaltungstransaktionen können falsch in ein Buchhaltungssystem eingegeben werden, oder eine Transaktion sollte beispielsweise auf zwei verschiedene Hauptbuchkonten aufgeteilt worden sein.

In jedem Fall müssen Sie nach der Aufzeichnung Änderungen an Ihrer ursprünglichen Transaktion vornehmen, und Sie können dies in der Buchhaltungssoftware QuickBooks problemlos tun, indem Sie einen Journaleintrag erstellen.

Sie können Journalbuchungen in QuickBooks vornehmen, um Transaktionen anzupassen und zu korrigieren und um Einträge zu posten, die auf andere Weise nicht ausgeführt werden können, z. B. Anpassungen bei Gewinn oder Verlust.

Der Journaleintrag ist relativ einfach, Sie können jedoch nur einen Journaleintrag für einen Kunden oder einen Lieferanten erstellen. Wenn Sie auf diese Weise mehrere Kunden- oder Lieferantenbilanzen korrigieren möchten, müssen Sie separate Einträge buchen. Zu diesem Zeitpunkt hat QuickBooks keine Bulk-Eintragsoption veröffentlicht, obwohl QuickBooks 2017 einige zeitsparende Dateneingabeoptionen einführt.

Was ist ein Journaleintrag?

Ein allgemeiner Journaleintrag ist ein Buchungsvorgang, der direkt in das Hauptbuch eingegeben oder gebucht wird. Das Hauptbuch einer Firma dient als Hauptgruppe von Konten, die für die Bilanz- und Erfolgsrechnung verwendet werden.

Beispielsweise haben Sie möglicherweise die monatliche 100-Dollar-Stromrechnung versehentlich in das Versicherungsaufwandskonto Ihres Unternehmens eingegeben. Sie können einen einstellenden Journaleintrag buchen, um das Konto für Versicherungskosten um 100 € zu reduzieren oder zu erhöhen, oder das Kostenkonto für Versorgungskosten um 100 € belasten, um Ihren Fehler zu korrigieren.

Alle Ihre Konten wären dann in der richtigen Reihenfolge, und Sie müssten den geschuldeten Betrag nicht ändern, da dieser Teil der Transaktion korrekt erfasst wurde.

Journaleinträge für Jahresendaktivitäten

Ihr zertifizierter Wirtschaftsprüfer oder Buchhalter möchte möglicherweise Journalbuchungen vornehmen, um Jahresabschlussaktivitäten abzuschließen, z. B. die Buchung von Steueranpassungen für Ihre Bücher, die Erfassung von Abschreibungen oder die Umklassifizierung von Einnahmen und Ausgaben.

Ihr Buchhalter kann Ihnen spezifische Informationen zur Verfügung stellen, wenn Sie die Journalbuchungen selbst am Jahresende veröffentlichen möchten, sowie Erläuterungen, warum die Einträge für Ihre spezielle Situation notwendig waren.

Wie man allgemeine Journaleinträge in QuickBooks macht

Sie können allgemeine Journalbuchungen in QuickBooks vornehmen, indem Sie die folgenden Schritt-für-Schritt-Anweisungen befolgen:

  1. Gehen Sie im oberen Bereich des Bildschirms zu Unternehmen > Allgemeine Journalbuchungen vornehmen .
  2. Ändern Sie ggf. das Feld Datum im Fenster Allgemeine Journaleinträge vornehmen. QuickBooks wird standardmäßig auf das aktuelle Datum eingestellt. Wenn Sie also einen Eintrag für einen früheren Monat oder ein voriges Jahr veröffentlichen möchten, müssen Sie diesen ändern, damit Ihr Eintrag im entsprechenden finanziellen Zeitraum aufgezeichnet wird.
  3. Geben Sie eine Nummer für Ihre Journalbuchung in das Feld Nr. Ein. QuickBooks nummeriert automatisch aufeinanderfolgende Journaleinträge.
  4. Geben Sie die Sachkontonummer in der Spalte Konto ein. Sie können das erste Konto auch über ein Dropdown-Menü in der Spalte Konto auswählen.
  5. Geben Sie den Soll- oder Habenbetrag für das ausgewählte Konto in die Spalten Soll oder Haben ein . Die Belastungen und Gutschriften müssen gleich sein, damit der Eintrag ausgeglichen wird und QuickBooks den Eintrag buchen kann.
  1. Geben Sie eine beschreibende Notiz in die Notizspalte ein. Es wird in Berichten angezeigt, die diesen Journaleintrag enthalten. Dieser Schritt ist optional, wird jedoch empfohlen, damit Sie sich später daran erinnern können, warum der Eintrag erstellt wurde.
  2. Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 6, bis sich die Einträge vollständig gegenseitig ausgeglichen haben und die Transaktion einen Nullsaldo erreicht. Ihre Summe in der Spalte Soll sollte der Gesamtsumme in der Spalte Gutschrift entsprechen, und die Journalbuchung wird dann ordnungsgemäß ausgeglichen.
  3. Klicken Sie auf Speichern und schließen, um den Journaleintrag zu speichern und das Fenster zu schließen, oder klicken Sie auf Speichern und neu, um den Journaleintrag zu speichern und ein neues Fenster zu öffnen.

Mit diesen Schritten können Sie die meisten allgemeinen Journalbuchungen in QuickBooks erstellen. Wenn Sie jedoch Journalbuchungen vornehmen möchten, die sich auf die Debitorenbuchhaltung eines bestimmten Kunden oder die Kreditorenbuchhaltung eines Kreditors auswirken, müssen Sie den Kunden oder Kreditor in die erste Zeile des Eintrag.