5 kritische Ereignisplanung Fehler zu vermeiden

Wichtige Tipps zur Planung von Events zur Vermeidung eines katastrophalen Ereignisses

Murphy's Gesetz schreibt vor, dass, wenn etwas schiefgehen kann, es wahrscheinlich wird. Dinge, die schiefgehen, sind eine Tatsache des Lebens, mit der wir alle leben müssen.

Aber wenn es um die Event-Planung geht, wird ein kompetenter Event-Manager immer darauf achten, Murphys Gesetz zu mildern, indem er das Potenzial erkennt, dass Dinge drunter und drüber gehen können.

Als Event Manager liegt es in Ihrer Verantwortung sicherzustellen, dass die Veranstaltung Ihres Kunden reibungslos und mit so wenig Problemen wie möglich abläuft.

In der realen Welt ist es nicht machbar, jede Möglichkeit zu beschreiben, aber zumindest sollten Sie kritische Event-Planungsfehler beachten, die jeder Event-Manager vermeiden muss.

Vorgewarnt ist gewappnet, also lassen Sie uns fünf wichtige Tipps behandeln, die Ihnen helfen können, eine Katastrophe bei Ihrem nächsten geplanten Ereignis zu vermeiden.

  1. Schlechte Kommunikation - das ist wahrscheinlich der häufigste Fehler, der von unerfahrenen Veranstaltungsplanern gemacht wird und der um jeden Preis vermieden werden sollte. Schlechte Kommunikation (wie Missverständnis oder keine Kommunikation) kann eine Katastrophe bedeuten. Schlechte Kommunikation ist oft das Ergebnis mangelnder Aufmerksamkeit für Details, besonders wenn es um Ihre Event-Checkliste geht. Es ist absolut entscheidend, dass Sie sowohl mit Ihrem internen Veranstaltungsteam als auch mit Ihren Lieferanten effektiv kommunizieren. Während Sie nicht alle migrieren möchten, müssen Sie wissen, wer was wann tut, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten wissen, was von ihnen erwartet wird, und sich an den ihnen zugewiesenen Zeitplan halten.
  1. Schlechte oder fehlende Notfallplanung - es besteht eine gute Chance, dass in den Tagen und Stunden, die zu Ihrer Veranstaltung führen, zumindest einige Dinge schiefgehen. Schlimmer noch, einige Dinge werden wahrscheinlich während Ihrer speziellen Veranstaltung schlecht gehen. Das ist normal und zu erwarten. Ein professioneller Eventplaner denkt voraus, identifiziert, was schiefgehen könnte und hat einen guten Notfallplan. Was passiert zum Beispiel, wenn Ihr Registrierungssystem am Tag der Veranstaltung nicht funktioniert? Was ist, wenn dir das Essen ausgeht, weil extra Leute kommen? Was passiert, wenn Ihr Hauptredner nicht erscheint oder zu spät kommt? Wenn eines dieser Dinge passierte, würden Sie damit fertig werden? Mit anderen Worten, hätten Sie einen Plan B?
  1. Unzureichender Transport - Sind Sie absolut sicher, dass der Transport, den Sie organisiert haben, um Delegierte und Referenten von und zu Ihrer Veranstaltung zu empfangen, angemessen ist? Checken Sie in den Wochen vor Ihrer Veranstaltung und am Veranstaltungstag ein, dass alle Transportanforderungen ausreichend erfüllt sind. Sie müssen in Bezug auf Kontingenz denken. Was passiert, wenn am Morgen Ihrer Veranstaltung ein Fahrzeug ausfällt? Haben Sie alternative Transportmöglichkeiten für Sie?
  2. Mangel an klaren Beschilderungen - Nichts ist frustrierender für diejenigen, die an einer besonderen Veranstaltung teilnehmen, als sich darüber zu wundern, wo die nächste Präsentation stattfindet. Vermeiden Sie dies, indem Sie sicherstellen, dass Sie eine angemessene Beschilderung anzeigen, die leicht zu lesen und zu verstehen ist. Es ist besser, über Bord zu gehen und zu viel Beschilderung zu haben, als die Teilnehmer zu verlieren und ständig nach dem Weg zu fragen.
  3. Unzureichendes Personal - am Tag Ihrer besonderen Veranstaltung werden Sie wahrscheinlich mit einer großen Anzahl von Teilnehmern zu tun haben. Machen Sie nicht den Fehler, sich auf eine oder zwei Personen zu verlassen, die sich mit Fragen oder Bedenken der Delegierten befassen. Stellen Sie sicher, dass Sie eine gute Anzahl an Teilnehmern haben, und stellen Sie vor allem sicher, dass Sie zwischen Ihrem Veranstaltungsplanungsteam und dem Personal, das von den Anbietern bereitgestellt wird, angemessen für Ihre Veranstaltung sorgen.

Zusätzlich zu dem Gedanken und der Planung im Voraus, was schiefgehen könnte, ist es für eine reibungslose und erfolgreiche Veranstaltung immer die beste Strategie, zu überprüfen und zu überprüfen.