Einige Veranstaltungsplaner fühlen sich in dieser Phase erleichtert und werden schließlich für ihre Beiträge in mehr Führungsrollen anerkannt oder gefördert.
In vielen Fällen reicht es jedoch nicht aus, ein großartiges Business-Event einfach zu planen und durchzuführen. Geschäftsereignisse werden am häufigsten als Investition für einen bestimmten Zweck angesehen, und Veranstaltungsplaner sollten verstehen, wie sie den Wert ihrer Programme messen können.
Ereignismessung für Return on Investment (ROI) oder Return on Objectives (ROO) kann für einige Planer Neuland sein, aber es ist die Art von Aufwand, die helfen wird, ihr Engagement und den gesamten Beitrag zu einer Organisation zu erweitern, erklärt Tony Lorenz, ehemaliger CMM, Präsident der in Chicago ansässigen ProActive, Inc., einer Freeman Company. ProActive ist eine strategische und Veranstaltungsagentur, die sich auf experimentelle Marketing-Dienstleistungen konzentriert. Lorenz ist heute CEO bei AlliedPRA.
Grundlagen der Ereignismessung
Die meisten Veranstaltungsprofis erkennen an, dass die Messung ihrer Programme von Organisation zu Organisation unterschiedlich ist. Ein Grund dafür ist, dass die Geschäftsmodelle zwischen Unternehmen, Verbänden, Nonprofits und anderen sehr unterschiedlich sind.
Welche Event-Planer sollten ihre Veranstaltungen messen?
Wenn ein Veranstaltungsexperte auf der finanziellen Seite einer Organisation arbeitet, kann von ihm oder ihr erwartet werden, dass er das Ereignis basierend auf finanziellen Einsparungen misst. Zum Beispiel, wie hoch sind die insgesamt ausgehandelten Einsparungen für Hotelzimmer, Konferenzräume, Catering usw.?
Wenn ein Veranstaltungsprofi auf der geschäftlichen Seite einer Organisation arbeitet, kann von ihm oder ihr erwartet werden, dass er die Veranstaltung auf der Grundlage des Beitrags des Programms zum Gesamtgeschäftsplan misst. Zum Beispiel das Organisieren eines Seminars im Rahmen einer allgemeinen Produkteinführung, die mehrere Geschäftsbereiche umfasst.
Und fast alle Veranstaltungsplaner werden kritisch hinterfragen, was gut gelaufen ist und was in Zukunft verbessert werden könnte. Ist das Event im Rahmen des Budgets ? War der Kunde zufrieden mit dem Ergebnis?
Und während jeder Ansatz sicherlich eine gültige Form der Messung ist, neigen sie dazu, sich nur auf Messungen auf den taktischsten Ebenen zu konzentrieren. Event-Profis sollten heute nach Möglichkeiten suchen, ihre Event-Beiträge viel strategischer zu gestalten.
Strategische Ereignismessung
Lorenz erklärt, dass die ROI eines Meetings in zwei verschiedenen Dimensionen betrachtet werden kann: auf der Organisations- und Teilnehmerebene:
- Die Organisation kann ROI anzeigen, indem sie alle Kosten aggregiert und diese mit einem Wert vergleicht, der von der Organisation geschätzt wird. Und dann bestimmt der finanzielle Nutzen der Veranstaltung. auf Organisationsebene und auf Teilnehmerebene.
- Der ROI auf Teilnehmerebene kann auf individueller Ebene gemessen werden und schätzt den Wert pro Teilnehmer.
ProActive empfiehlt Kunden, einen strategischen, kreativen Prozess zu verfolgen, um die Ereignisse zu beeinflussen, und Lorenz empfiehlt, sich auf das Messen von Einstellungen zu konzentrieren. Es ist besonders effektiv für Großveranstaltungen:
- Entdeckung. Die Discovery sollte früh im Prozess erfolgen, sodass Planer wichtige Stakeholder einbeziehen können, um schließlich Besprechungsinhalte, Referenten usw. zu definieren. Planer sollten wichtige Stakeholder einbeziehen, die strategische Ziele sowohl für die veranstaltende Organisation als auch für die Meeting-Teilnehmer definieren können. Dies kann erreicht werden, indem man sie bittet, eine kurze, sechs bis acht offene Fragen zu beantworten.
- Umfrage vor dem Event Zu diesem Zeitpunkt definiert der Besprechungs- oder Veranstaltungsplaner möglicherweise quantifizierbare Maßnahmen für ROI und ROO. Stellen Sie eine breite Auswahl von eingeladenen Personen zusammen, um ihre Probleme, Bedenken und Bedürfnisse auf mehreren Ebenen zu identifizieren. Dies wird dem Planer helfen, Messbenchmarks für Besprechungsteilnehmer zu definieren.
- Core-7 Baseline vor dem Treffen Dieser Schritt misst die psychologischen und verhaltensbezogenen Wahrnehmungen des Teilnehmers über die während der Erkennung identifizierten Elemente.
- Wissen / Verständnis ("Ich weiß")
- Meinungen / Wahrnehmungen / Überzeugungen ("stimme zu")
- Gefühle / Einstellungen ("Ich will")
- Fähigkeiten / Fähigkeiten ("Ich kann")
- Absichten / Verpflichtung ("ich will")
- Verhalten ("Ich tue")
- Geschäftsergebnisse / Auswirkungen - ROI ("Ich liefere einen Wert")
- Meeting Design. Mit einem Verständnis der Ziele der Interessenvertreter und der Wahrnehmung der Teilnehmer können die Planer jetzt wichtige Ziele für das Treffen selbst definieren und wie diese Botschaften präsentiert werden. Welche Art von Präsentationen? Sollte das Programm interaktive Workshops beinhalten? Wird eine Messefläche für die Schulung der Teilnehmer nützlich sein? Mit welchen Tools werden Sie Ihre Botschaft vermitteln und verstärken? Wer sollte als Redner dienen?
- Halten Sie die Besprechung oder das Ereignis ab.
- Umfrage nach dem Event / Benchmarks. Nach der Veranstaltung ist es wichtig zu messen, wie gut das Programm die Benchmarks lieferte, die auf Basis der Ergebnisse der Discovery- und Pre-Event-Umfrage definiert wurden. Hat das Programm zu Veränderungen der Einstellungen, Wahrnehmungen, Überzeugungen usw. geführt? Werden die Teilnehmer auf diese Änderungen reagieren?
- Folge-Business-Auswirkungen. Strategische Messungen erfordern eine Konzentration auf die langfristigen Auswirkungen auf das Verhalten der Teilnehmer. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um die finanziellen und nicht finanziellen Auswirkungen des Programms zu bestimmen.
Vorschläge zur Optimierung des Meeting-Messprozesses
Lorenz bietet sechs Richtlinien, die Meetingplanern helfen, ihre Rendite auf Veranstaltungen zu verbessern:
- Wenden Sie sich vor dem Meeting / Pre-Meeting-Prozess an.
- Messen Sie psychologische, verhaltensbezogene und finanzielle Dimensionen.
- Nutzen Sie die ROI-Messung für große, wichtige Meetings
- Messen und verfolgen Sie Jahr für Jahr Ergebnisse.
- Stellen Sie professionelle Standards und Fähigkeiten des Personals her.
- Im Laufe der Zeit verbessern
Vorschläge zur Messung kleinerer Ereignisse
Natürlich wird ein formales Messprogramm für ein individuelles Programm für große, teure Ereignisse nützlich sein. Aber was ist mit dem Rest der Geschäftsereignisse, die während des ganzen Jahres geplant sind - ist es möglich, Ereignismessungen auf die Hunderte kleinerer Ereignisse anzuwenden, die während des ganzen Jahres geplant sind?
Na sicher.
Lorenz schlägt vor, dass Unternehmen fünf oder sechs Benchmark-Fragen identifizieren, die für die Organisation von entscheidender Bedeutung sind. Messen Sie dann die verschiedenen Ereignisse, um festzustellen, ob die Ereignisserie eine psychologische, verhaltensbezogene oder finanzielle Auswirkung hatte.
Aggregieren Sie die Ergebnisse. Wenn zum Beispiel eine Organisation 30 ähnliche Ereignisse während des Jahres in verschiedenen Märkten mit ähnlichen Benchmarks durchführt, kann dies sicherlich qualitative und quantitative Maßnahmen liefern.
"Isolieren Sie den Erfolg und bauen Sie Maßnahmen von dort auf", rät Lorenz.
Die wichtigsten Stakeholder in der Organisation haben das letzte Wort darüber, wie effektiv diejenigen, die an einer Veranstaltung oder einer Veranstaltungsreihe beteiligt sind, bestimmen, wie viel Geld denjenigen zur Verfügung gestellt werden sollte, die bei der Planung der Veranstaltungen geholfen haben.