Nicht früh genug begonnen
Aufschub ist dein Feind. Dies ist einer der häufigsten Fehler bei der Planung von Veranstaltungen, den Sie vermeiden möchten.
Wenn der Ereignisplanungsprozess nicht frühzeitig gestartet wird, kann dies zu einer Reihe von Problemen führen. Sobald ein Termin ausgewählt wurde und Sie einen allgemeinen Rahmen für Ihre Veranstaltung und das Budget haben, machen Sie sich an die Arbeit. Hotels und andere Orte buchen im Voraus, also sichern Sie dies so bald wie möglich. Wenn Sie dies nicht tun, wird Ihre Auswahl begrenzt, und Sie werden leider mit jedem verfügbaren Veranstaltungsort belassen. Gastredner und Live-Unterhaltung nehmen Buchungen weit vor dem eigentlichen Veranstaltungstermin auf. Sobald Ihr Veranstaltungstermin gesichert ist, führen Sie Ihre Recherchen durch, und wenn Sie sich für einen Künstler Ihrer Wahl entscheiden, lassen Sie sich sofort einen Vertrag unterschreiben.
Sich mit einer Checkliste für die Planung von Veranstaltungen zu organisieren, ist eine weitere Aufgabe, die sofort in Angriff genommen werden sollte. Indem Sie alle Schritte in der Planung der Veranstaltung planen, feststellen, wann sie abgeschlossen werden müssen, und einen Zeitplan für jede Veranstaltung erstellen, erhalten Sie einen wertvollen Leitfaden, der Sie auf den richtigen Weg bringt.
Zu spät zu starten ist einer der häufigsten Fehler bei der Planung von Veranstaltungen.
Nicht nach konkurrierenden Ereignissen suchen
Haben Sie Ihre Veranstaltung einmal geplant, nur um zu lernen - wenn der Planungsprozess bereits begonnen hat und das Event-Datum gesetzt ist - dass es am selben Tag noch ein anderes Event gibt? Nur eine Veranstaltung zieht die Menge an, also nehmen Sie nicht Ihre Chancen und drücken Sie die Daumen, dass die eingeladenen Ihre Veranstaltung auswählen werden.
Vermeiden Sie die Situation insgesamt.
Führen Sie Ihre Due Diligence durch und prüfen Sie etwaige Eventkonflikte, bevor es zu spät ist. Sehen Sie sich die Zeitpläne für Branchentreffen (große und kleine), die Nähe zu Feiertagen, große Sportveranstaltungen und lokale Versammlungen an, die für diejenigen, die zur Veranstaltung fahren, verheerende Folgen haben können. Sobald Sie sich für einen Termin für Ihre Veranstaltung entschieden haben, wenden Sie sich an Ihre Gäste. "Save the Date" -Benachrichtigungen und "Upcoming Events" -Listen geben Interessierten die Möglichkeit, Ihre Veranstaltung in ihren Kalendern zu markieren.
Lieferanten nicht bestätigen
Ein unterzeichneter Vertrag ist eine rechtlich bindende Vereinbarung und gibt Ihnen schriftlich die Möglichkeit, den Verkäufer für die von ihm zu erbringenden Dienstleistungen verantwortlich zu halten. Es tut jedoch nichts für Sie zum Zeitpunkt des Ereignisses, wenn Sie feststellen, dass der Anbieter ein Nichterscheinen ist. Dieser Eventvertrag in der Hand wird Ihren hungrigen Gästen kein Essen servieren oder Tische und Stühle in einen leeren Ballsaal liefern. Bestätigen Sie mit jedem Lieferanten nicht einmal, sondern zweimal. Ja, zweimal . Bestätigen Sie den Erhalt Ihres unterzeichneten Vertrags zu dem Zeitpunkt, an dem Sie beide den Bedingungen zustimmen. Bestätigen Sie noch einmal vor dem eigentlichen Ereignis. Dies ist nicht die Unterhaltung, die Sie in Bezug auf Details über die Lieferung von Lebensmitteln oder Dekor haben werden; Dies ist ein Follow-up speziell um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung noch in ihrem Kalender ist.
Event-Anbieter buchen mehrere Events und es ist sehr einfach für Ihre Papierkram in den Shuffle oder falsch von jemand anderem in der Firma verloren gehen. Stellen Sie also sicher, dass dies nicht geschieht, indem Sie zu ihnen zurückklettern, um einzuchecken und zu bestätigen, dass Ihre Veranstaltung und die genauen Angaben zu Datum, Uhrzeit und zu erbringenden Dienstleistungen tatsächlich in ihrem Zeitplan liegen. Und halten Sie diesen Lieferantenvertrag bereitwillig verfügbar.
Nicht einen "Plan B" haben
Ein Notfallplan ist ein Muss für jede Veranstaltung, aber speziell für jene Veranstaltungen, die im Freien stattfinden sollen. Wetterbedingungen sind unvorhersehbar und wenn ein Hurrikan, ein Starkwind-Advisory oder ein Freak-Hagelsturm drohen, Ihr Event abzubrechen, haben Sie einen Backup-Plan. Regentermine, alternative Veranstaltungsorte und ein geänderter Aktivitätenplan sind alle Optionen, wenn Ihre Outdoor-Veranstaltung - oder ein Teil davon - ins Haus verlegt werden muss.
Neben der Vorbereitung auf Wetterunsicherheiten können auch andere ungewöhnliche Umstände frühzeitig erkannt werden. Stromausfälle können durch einen Generator vor Ort verringert werden. Das Überlaufparken kann an einen anderen, vorher vereinbarten Ort verschoben werden. Probleme mit der Verfügbarkeit von Hotelzimmern können gelöst werden, indem einige zusätzliche Zimmer in Ihrem Hotelblock reserviert werden. Berücksichtigen Sie die Besonderheiten Ihrer Veranstaltung und denken Sie über die Bereiche nach, die anfälliger für auftretende Probleme sind. Indem Sie vorausschauend planen und alternative Szenarien entwickeln, können Sie einen der kostspieligsten Fehler bei der Planung von Veranstaltungen vermeiden.
Nicht genügend Hilfe einstellen
Wenn es darum geht, Event-Mitarbeiter einzustellen, ist mehr besser. Es kostet Sie mehr Geld, aber es kann Ihre Veranstaltung speichern. Stellen Sie sich das vor: eine Sicherung von Autos, die auf einen Parkplatz warten, während Parkwächter verzweifelt versuchen, mitzuhalten. Eine Reihe von frustrierten Gästen, die darauf warten, ein Getränk zu bestellen, hat Mühe, mit der Nachfrage Schritt zu halten. Die Mitarbeiter der Veranstaltungsregistrierung waren überwältigt von der großen Anzahl von Gästen, die gerade angekommen waren. Müde Reisende warteten viel zu lange, um einchecken zu können. Sie haben die Idee. Mit zusätzlichen Eventmitarbeitern, die Ihnen während der Stoßzeiten zur Seite stehen, zusätzlichen Service in bedürftigen Gebieten bieten, auftretende Probleme lösen oder eine einladende Präsenz für ankommende Gäste mit Fragen darstellen, kann Ihre Veranstaltung von einer guten Veranstaltung zu einer großartigen Veranstaltung machen.
Achten Sie bei der Einstellung von Veranstaltungspersonal auf Mitarbeiter mit Erfahrung in der Art der Veranstaltung, die Sie planen. Stellen Sie nur professionelle, sehr empfehlenswerte Mitarbeiter ein. Informieren Sie sie darüber, worum es bei Ihrer Veranstaltung geht, um welche Gäste es sich handelt, welche Erwartungen Sie haben und an wen sie sich wenden, wenn sie eine Frage oder ein Problem haben. Event-Mitarbeiter - auch wenn sie von einem externen Anbieter zur Verfügung gestellt werden - repräsentieren Sie und Ihre Veranstaltungsplanung. Eine negative Begegnung mit den Mitarbeitern der Veranstaltung wird im Gedächtnis des Gastes und des Kunden weiterleben und selbst die am besten geplanten Veranstaltungen in Frage stellen.