5 Schritte zu einem Business Record Keeping System, das funktioniert

Das CCRRA-System - Erfassen, Prüfen, Überprüfen, Aufzeichnen, Handeln

Sie haben wahrscheinlich den Ausdruck "Garbage In, Garbage Out" gehört. Dieser Satz, der ursprünglich für Computerhardware und -software verwendet wurde, funktioniert auch für die finanzielle Seite Ihres Unternehmens. Wenn Sie erfolgreich sein möchten, müssen Sie ein Finanzsystem erstellen, das den Müll beseitigt und Ihnen genaue und nützliche Informationen liefert, um zu sehen, wie Sie vorgehen, und damit Sie wissen, wann Sie auf diese Informationen reagieren müssen.

Hier sind fünf einfache Schritte bei der Erstellung eines einfachen Finanzbuchhaltungssystems: Capture, Check, Record, Review, Act.

Zuerst erfassen Sie die Informationen.

Wenn es nicht da ist, existiert es nicht. Wenn Sie Ihr Geschäft beginnen, gewöhnen Sie sich an, alles zu erfassen, damit es automatisch wird. "Capture" ist der schwierigste und der wichtigste Teil des Prozesses; es geht darum, die Gewohnheit zu bilden, Informationen zu sammeln. Verfolgen Sie jeden Betrag, den Sie für Ihr Geschäft ausgeben, und jeden Betrag, den Sie als Umsatz einnehmen. Mach dir jetzt keine Sorgen darüber, etwas mit den Informationen zu machen. Stellen Sie sicher, dass alles, was Sie erfassen, (a) eine Beschreibung des Artikels, (b) den Betrag und (c) das Datum enthält.

Zweitens, CHECK, um sicherzustellen, dass die Informationen vollständig und korrekt sind.

Alle zwei Wochen verbringen Sie eine Stunde damit, alles durchzugehen und es zu überprüfen. Überprüfen Sie, ob alle verfügbaren Informationen für die Aufnahme bereit sind.

Stellen Sie sicher, dass Sie das Datum und den Betrag sowie genügend Details zu den Ausgaben angegeben haben, damit Sie sie genau aufzeichnen können. Zum Beispiel ist eine Notiz für "Papier, $ 3,55, 7/12" möglicherweise nicht genug Information. Für was war das Papier? War das eine Zeitung, die du für das Büro gekauft hast? Oder hast du dir eine Menge Papier für den Computer gekauft?

Richten Sie eine bestimmte Zeit für einen Termin mit sich selbst ein, und zwar am Ende der anderen Wochen (z. B. jeden zweiten Freitag), um alles zu überprüfen. Warte nicht zu lange; Je länger Sie darauf warten, desto schwieriger wird es, sich zu erinnern und Informationen zu sammeln.

Drittens, zeichnen Sie die Informationen auf, um sie zu speichern.

Aufzeichnung bedeutet, Ihre Finanzinformationen in nutzbare Form zu bringen. Nachdem alles überprüft wurde, können Sie es zur Aufzeichnung an Ihren Buchhalter übergeben oder selbst aufzeichnen. Mach das monatlich. Geben Sie die Informationen in eine Tabellenkalkulation oder eine Buchhaltungssoftware ein. Sie können auch feststellen, dass Online-Software für Sie arbeitet, so dass Sie und Ihr Buchhalter die Informationen sehen und diskutieren können. Seien Sie sicher, dass Sie jeden Monat alles aufnehmen, damit Sie es überprüfen können.

Viertens, Konsolidierung und Überprüfung der Informationen.

Nachdem Ihre Finanzdaten jeden Monat aufgezeichnet wurden, drucken Sie vier Berichte aus:

• Bilanz
• Gewinn- und Verlustrechnung (P & L)
• Fälligkeitsbericht für Debitorenkonten und
• Kreditorenbericht.

Fügen Sie für jeden Bericht einen Vergleich mit denselben Berichtsinformationen des letzten Monats ein. Achten Sie besonders auf bestimmte Informationen in diesen Berichten.

Schließlich, ACT, basierend auf was Sie wissen.

In den meisten Fällen kann "ACT" bedeuten, nichts zu tun, wenn alles gut aussieht.

In anderen Fällen könnte dies eine Änderung bedeuten. Erstellen Sie "Triggerpunkte", an denen die Informationen Sie zum Handeln zwingen. Hier sind einige vorgeschlagene Triggerpunkte:

1. Bilanz . Wenn Sie sehen, dass die Verbindlichkeiten jeden Monat für drei Monate ansteigen (was wahrscheinlich auch bedeutet, dass Vermögenswerte und / oder Ausgaben steigen), reduzieren Sie die Ausgaben.
2. Gewinn- und Verlustrechnung Wenn Sie feststellen, dass eine bestimmte Ausgabe in Prozent des Umsatzes steigt, fragen Sie sich, warum sie steigt. Wenn die Erhöhung notwendig ist, möchten Sie möglicherweise Ausgaben für andere Ausgaben senken, um Ihr Gewinnniveau zu halten.
3. Fälligkeit der Debitorenbuchhaltung . Seien Sie beharrlich, wenn Sie nach langsamen Zahlern suchen. Je länger Sie die Schulden unbezahlt lassen, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Sie das Geld erhalten. Richten Sie wie oben beschrieben ein Inkasso-System ein, um sicherzustellen, dass Sie umgehend bezahlt werden und dass die langsamen Zahler nicht davon ausgehen, dass Sie Ihr Geld nicht wollen.

1. Kreditorenbuchhaltung . Bezahlen Sie so schnell wie möglich, was Sie können. Versuchen Sie, früh zu bezahlen, um Rabatte zu erhalten. Wenn Sie nicht alle Ihre Rechnungen bezahlen können, zahlen Sie diejenigen, die zu Strafen führen oder Ihre Kreditwürdigkeit beeinträchtigen. Selbst wenn jemand anderes für die Zahlung von Rechnungen verantwortlich ist, sind Sie die Person, die letztendlich dafür verantwortlich ist, dass Ihre Geschäftsschulden bezahlt werden.

Selbst wenn Sie mit Finanzsystemen nicht vertraut sind, sollten Sie in der Lage sein, dieses in Bewegung zu setzen und es in Gang zu halten. Der schwierigste Teil ist das Sammeln der Informationen. Sobald Sie die "Sammlungsgewohnheit" gebildet haben, werden Sie feststellen, dass der Rest damit einhergeht.

Denken Sie daran, CCRRA - Erfassen Sie Finanzinformationen für Ihr Unternehmen, überprüfen Sie es jede zweite Woche, notieren Sie die Informationen monatlich und passen Sie sie dann an, um Ihre finanzielle Situation in Gang zu halten. Wenn Sie diesem einfachen fünfstufigen System folgen, minimieren Sie den "Müll" und die damit verbundenen Probleme und Sie maximieren Ihre finanzielle Situation.

Ein gut organisiertes Finanzsystem wird Ihr Geschäft für viele Jahre finanziell tragfähig machen.