Die Buchhaltung in einer Handelsfirma ist die Grundlage des Rechnungswesens der Firma. Buchhalter sind verantwortlich für die Erfassung und Klassifizierung der Buchhaltungstransaktionen der Geschäftsfirma und der Techniken, die diese Transaktionen erfassen.
Wenn Sie ein Kleinunternehmer sind, müssen Sie entweder Ihr eigenes Buchhaltungssystem einrichten oder Sie müssen jemanden einstellen, um es für Sie einzurichten. Wenn Sie selbstständig sind und es sich um ein Ein-Personen-Geschäft handelt, werden Sie es selbst tun. Wenn Sie Personal einstellen und viel Wachstum erwarten, können Sie einen Controller einstellen, der Ihre Finanzverwaltung und Buchhaltung abwickelt. Wenn Ihr Unternehmen wächst, aber Sie langsames Wachstum erwarten, können Sie einfach einen Buchhalter oder Buchhalter beauftragen, um das Buchhaltungssystem zu handhaben.
Was macht der Buchhalter?
Wenn der Buchhalter die Finanztransaktionen des Unternehmens erfasst und klassifiziert, unternimmt der Buchhalter die nächsten Schritte und analysiert, prüft, berichtet und interpretiert Finanzinformationen für das Unternehmen.
Was macht ein Controller?
Der Controller ist eigentlich der Hauptbuchhalter eines Unternehmens. Er / Sie ist verantwortlich für die Einrichtung und Pflege des Rechnungswesens des Unternehmens. Der Controller ist verantwortlich für die Finanz- und Managementbuchhaltung; mit anderen Worten, auf die Buchhaltungsdaten des Unternehmens angemessen und verantwortungsbewusst zu reagieren. Ein Controller wird normalerweise gemietet, wenn ein Unternehmen größer wird.
Buchhaltung mit und ohne Computerprogramm
Diese Anleitung zur Buchhaltung lehrt Sie grundlegende Buchhaltung ohne ein Computerprogramm zu verwenden. Warum müssen Sie das wissen, da es so viele Computerprogramme gibt, die Sie verwenden können? Hast du jemals das Sprichwort "Müll rein, Müll raus?" Gehört? Sie müssen die grundlegende Buchhaltung hinter dem, was Sie in das Computerprogramm eingeben, verstehen, um die richtigen Informationen einzugeben. Ein späteres Tutorial behandelt die Verwendung eines Computerprogramms für die Buchhaltung Ihrer Geschäftsorganisation.
01 - Sollten Sie Single oder Double Entry Bookkeeping verwenden?
Wenn Ihr Unternehmen von beliebiger Größe und Komplexität ist, sollten Sie ein doppeltes Buchhaltungssystem einrichten. Für jede Transaktion werden mindestens zwei Einträge gemacht. Eine Belastung wird auf ein Konto vorgenommen und eine Gutschrift wird an eine andere Buchhaltung vorgenommen. Das ist der Schlüssel zur doppelten Buchführung .
02 - Sollten Sie Cash oder Accrual Accounting verwenden?
Eine der ersten Entscheidungen, die Sie beim Einrichten Ihres Buchhaltungssystems treffen müssen, ist, ob Sie ein Kassen- oder Periodenabrechnungssystem verwenden möchten . Wenn Sie ein kleines, ein-Personen-Geschäft von zu Hause oder sogar eine größere Beratungspraxis von einer Ein-Personen-Büro betreiben, möchten Sie vielleicht bei Cash Accounting bleiben. Wenn Sie die Kassenbuchhaltung verwenden, erfassen Sie Ihre Transaktion, wenn Bargeld tatsächlich den Besitzer wechselt. Bargeld kann vom tatsächlichen Geld bis zur elektronischen Überweisung reichen. Manchmal beginnen Firmen ihr Geschäft mit Kassenbuchhaltung und wechseln zur Periodenrechnung, wenn sie wachsen.
Wenn Sie Ihren Kunden eine Gutschrift anbieten oder wenn Sie eine Gutschrift von Ihren Lieferanten anfordern, müssen Sie ein Periodenabrechnungssystem verwenden. Mit der Periodenrechnung erfassen Sie Käufe oder Verkäufe sofort, auch wenn das Geld erst zu einem späteren Zeitpunkt, zB bei der Kreditoren- oder Debitorenbuchhaltung, den Besitzer wechselt.
03 - Die Grundlagen - Vermögen, Schulden und Eigenkapital verstehen
Bevor Sie Ihr Buchhaltungssystem einrichten, müssen Sie die grundlegenden Konten des Unternehmens verstehen - Vermögenswerte , Verbindlichkeiten und Eigenkapital . Vermögenswerte sind die Dinge, die das Unternehmen besitzt, wie zum Beispiel seine Lagerbestände und seine Forderungen. Verbindlichkeiten sind diejenigen Dinge, die das Unternehmen schuldet, wie zum Beispiel das, was sie ihren Lieferanten schulden (Kreditoren), Bank- und Geschäftskredite, Hypotheken und andere Schulden in den Büchern. Eigenkapital ist das Eigentum des Geschäftsinhabers und aller Investoren in der Firma.
Die Bücher balancieren
Um Ihre Bücher auszugleichen, müssen Sie genau auf diese Punkte achten und sicherstellen, dass die Transaktionen, die sich auf Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Eigenkapital beziehen, korrekt und am richtigen Ort erfasst werden. Es gibt eine Schlüsselformel, mit der Sie sicherstellen können, dass Ihre Bücher immer ausgeglichen sind. Diese Formel wird die Bilanzierungsgleichung genannt :
Aktiva = Passiva + Eigenkapital
Die Bilanzierungsgleichung bedeutet, dass alles, was dem Unternehmen gehört (Vermögenswerte), gegen Forderungen gegen das Geschäft (Verbindlichkeiten und Eigenkapital) ausgeglichen wird. Verbindlichkeiten sind Ansprüche, die auf dem basieren, was Sie Kreditgebern und Kreditgebern schulden. Eigentümer des Unternehmens haben Ansprüche gegen die restlichen Vermögenswerte (Eigenkapital).
Anfängliche Buchhaltungsbedingungen in Bezug auf die Buchhaltungsgleichung
Werfen wir einen genaueren Blick auf Aktiva, Passiva und Eigenkapital, so dass Sie ein umfassendes Verständnis davon haben, was jedes einzelne umfasst.
- Vermögenswerte : Wenn Sie sich das Format einer Bilanz ansehen, sehen Sie die Aktiv-, Passiv- und Eigenkapitalkonten. Vermögenskonten beginnen in der Regel mit dem Geldkonto und dem Wertpapierdepot. Anschließend werden die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sowie Sachanlagen wie Grundstücke, Gebäude und Anlagen erfasst. Das sind materielle Vermögenswerte. Sie können sie tatsächlich berühren. Unternehmen haben auch immaterielle Vermögenswerte wie Goodwill.
- Verbindlichkeiten : Die Bilanzverbindlichkeiten enthalten sowohl kurzfristige als auch langfristige Verbindlichkeiten. Kurzfristige Verbindlichkeiten sind in der Regel Verbindlichkeiten und Rückstellungen. Kreditoren sind in der Regel das, was das Geschäft seinen Lieferanten schuldet, Kreditkarten und Bankkredite. Die Rückstellungen bestehen aus geschuldeten Steuern einschließlich geschuldeter Umsatzsteuer und Bundes-, Staats-, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern auf die Arbeitnehmer, die in der Regel vierteljährlich gezahlt werden.
- Eigenkapital : Die Eigenkapitalkonten umfassen alle Ansprüche, die die Eigentümer gegenüber der Gesellschaft haben. Offensichtlich hat der Geschäftsinhaber eine Investition, und es kann die einzige Investition in der Firma sein. Wenn das Unternehmen andere Investitionen getätigt hat, wird das auch hier berücksichtigt.
04 - Grundlagen der Gewinn- und Verlustrechnung - Einnahmen, Ausgaben, Kosten
Wenn Sie sich die Bilanz in Schritt 4 ansehen, erfahren Sie etwas über Vermögenswerte, Schulden und Eigenkapital. Wenn Sie zur Gewinn- und Verlustrechnung übergehen, erfahren Sie etwas über Einnahmen, Ausgaben und Kosten.
Einnahmen sind alle Einnahmen, die ein Unternehmen beim Verkauf seiner Produkte oder Dienstleistungen erhält. Kosten, auch Kosten der verkauften Waren genannt, sind das gesamte Geld, das ein Unternehmen für den Kauf oder die Herstellung der Waren oder Dienstleistungen aufwendet, die es an seine Kunden verkauft. Das Einkaufskonto erfasst die gekauften Waren. Ausgaben sind das gesamte Geld, das für den Betrieb des Unternehmens aufgewendet wird, das nicht speziell mit einem Produkt oder einer Dienstleistung in Zusammenhang steht. Ein Beispiel für ein Spesenkonto sind Gehälter und Löhne.
Ein Buchhalter ist verantwortlich für die Identifizierung der Konten, in denen Transaktionen aufgezeichnet werden sollen. Wenn das Unternehmen beispielsweise einen Barverkauf an einen Kunden tätigt und Ihr Unternehmen die doppelte Buchführung verwendet, würden Sie das auf dem Anlagenkonto mit dem Namen "Bargeld" erhaltene Bargeld erfassen und der Verkauf würde im Erlöskonto "Verkauf" erfasst. Hier ist ein weiteres Beispiel für einen Buchhaltungseintrag für einen Barverkauf. Dieser wirft eine andere Variable ein - was der Buchhalter tun muss, wenn es um die Umsatzsteuer geht.