Erfahrungen in der Planung und Durchführung von Y-ME's Muttertagsereignissen
Spezielle Veranstaltungsplaner - vor allem diejenigen in der Nonprofit-Welt - wissen, dass die Organisation einer Outdoor- Fundraising-Veranstaltung eine großartige Idee ist. Diese Art von Veranstaltungen, wie auch andere Community-Fundraising-Ideen, erfordern, dass die Planung für die nächste Veranstaltung unmittelbar nach Abschluss der diesjährigen Spendenaktion beginnt. Es ist wichtig, die Veranstaltung zu besprechen und darüber zu diskutieren, was gut gelaufen ist und was verbessert werden kann, während die Veranstaltung noch frisch im Kopf des Teams ist.
Wenn Sie über die Erfolge und Verbesserungen diskutieren, stellen Sie sicher, dass diese Funktionen für die Veranstaltung im nächsten Jahr hinzugefügt oder erweitert werden können. Eine solche proaktive Planung bringt auch einen Mehrwert für die Sponsoren. Und unweigerlich hoffen alle erfolgreichen Community Walks von Jahr zu Jahr zu wachsen und zu expandieren.
Es ist wichtig, sich auf das Hauptziel zu konzentrieren, solche Veranstaltungen abzuhalten: Fundraising. Für jene Veranstaltungsplaner, die zuvor einen Gemeinschaftsspaziergang gemacht haben, passiert eine der wichtigsten Zeiten für die Planung tatsächlich, nachdem der Spaziergang endet. Um mehr über die vielen Aspekte der Planung und Durchführung einer Spendenaktion zu erfahren, werden wir einen Blick hinter die Kulissen des Muttertags-Events der Chicagoer Y-ME Breast Cancer Organization werfen.
Die Y-ME Muttertag Brustkrebs Fundraiser Walk
Y-ME wurde 1979 von zwei Brustkrebs-Überlebenden gegründet. Der gemeinnützige Verein war vor allem für sein mehrsprachiges National Breast Cancer Hotline-Programm für Brustkrebspatientinnen bekannt.
Das Programm wurde bekannt als die einzige 24-Stunden gebührenfreie Hotline des Landes, die ausschließlich von Brustkrebs-Überlebenden besetzt ist, die ausgebildete Berater sind. Aber die Organisation organisierte auch eine jährliche Spendenaktion am Muttertag, die ihre Programme und Dienstleistungen unterstützte. Zurück 2007 sammelte Y-ME mehr als 7 Millionen Dollar mit fast 43.000 Wanderern aus 12 Städten.
Bis 2008 nahmen 15 Städte teil. Leider hat Y-ME 2012 seine Pforten geschlossen, aber das Vermächtnis seiner jährlichen Spendenaktion bleibt eine großartige Fallstudie für gemeinnützige Veranstaltungsplaner.
Ein Großteil des Fundraising-Erfolges von Y-ME kann auf einen organisierten Planungsansatz zurückgeführt werden und die wichtigsten Ziele im Auge behalten. Liz Klug, die ehemalige Direktorin für Sonderveranstaltungen der Organisation, sagte nach ihrem Rekordjahr 2007: "Wir haben einen Plan für verschiedene Zeitpunkte während des Planungsprozesses. Wir werden also Schritte unternehmen, um diese kritischsten Zeitpunkte zu fördern, um sicherzustellen, dass wir erfolgreich sind. Zum Beispiel müssen wir uns in einer Stadt, in der wir zum ersten Mal eine Veranstaltung veranstalten, darauf konzentrieren, dass wir einen großartigen Veranstaltungsort und einen Ort haben, an dem die Leute wiederkommen wollen. Auf der anderen Straßenseite können wir uns darauf konzentrieren, in welchen Coffeeshops wir Prospekte ablegen. "Schauen wir uns an, wie Klug und das Y-ME-Eventplanungsteam eine so erfolgreiche Veranstaltung organisiert haben.
Planungsschritt 1: Analysieren der Zahlen
Um einen Gemeinschaftsspaziergang oder eine ähnliche Veranstaltung zu veranstalten, müssen mehrere verschiedene Zielsetzungen zusammengebracht werden. Letztendlich tut der Verband oder die Wohltätigkeitsorganisation, die die Veranstaltung ausrichten, dies, um Geld für ihre Sache zu sammeln.
Daher findet der erste Schritt bei der Planung des nächsten Ereignisses statt, wenn das aktuelle Ereignis endet, und der größte Teil dieser Arbeit umgibt die "Zahlen".
"Wir haben uns die Zahlen nach Abschluss der Veranstaltung genau angeschaut", erklärt Liz Klug, "Wir verglichen dieses Jahr mit dem vorherigen [Jahr]. Wir haben uns die Teilnehmererfahrung angesehen. Wir haben unsere Sponsoring-Kategorien bewertet. Wir haben sofort auf E-Mails zu den Ereignissen geantwortet. "Die Veranstaltungsplaner werden auch umgehend Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass alle an der diesjährigen Veranstaltung Beteiligten auch im nächsten Jahr weitermachen.
Klug hat auch in die Details gegraben. In ihren Auswertungen betrachtete sie alles von der Anzahl der Freiwilligen, die an dem Volumen der verteilten T-Shirts teilnahmen. Sie würde dann fragen, ob sie für das nächste Jahr mehr oder weniger benötigt.
Zeitleiste planen
Für diejenigen, die einen Fundraising-Spaziergang organisieren, ist es wichtig zu wissen, welche Schritte zu verschiedenen Zeiten durchgeführt werden sollten.
Die meisten Non-Profit-Organisationen haben nicht den Luxus vieler Mitarbeiter und ehrenamtlicher Komiteemitglieder, um den Erfolg der Veranstaltung zu fördern. Aber die Planer erkennen, dass sie dafür sorgen müssen, dass sie eng mit dem Büro und der öffentlichen Bauabteilung einer Stadt zusammenarbeiten, um das Ereignis in den öffentlichen Kalender zu bringen.
Klug schlägt vor, dass der erste Schritt nach der Analyse der Zahlen des letzten Jahres darin besteht, sich auf die Rekrutierung von Unternehmen zu konzentrieren. Wenn es sich bei der Veranstaltung nicht um ein neues Programm handelt, ist es wichtig, die Unterstützung des Unternehmens für die Veranstaltung im nächsten Jahr unmittelbar nach Abschluss der diesjährigen Veranstaltung zu erhalten. "Wir haben uns darauf konzentriert, Sponsoren zu erneuern, als wir den Nachbearbeitungsbericht für die Veranstaltung übermittelten", sagt Klug. Für Planer, die einen Community Walk als Fundraising-Event organisieren möchten, bietet sie folgende Highlights:
- Identifizieren Sie Unternehmenssponsoren
- Entwickeln Sie Laufteam-Programme
- Bestimmen Sie Ereignisaktivitäten
- Beginne mit der Rekrutierung
- Abschluss Event-Logistik
- Halten Sie das Ereignis
- Halten Sie ein "Danke" -Event
- Evaluiere und beginne das nachfolgende Ereignis
Y-ME würde auch eine externe Logistikfirma einstellen, um viele seiner logistischen Anforderungen zu behandeln. Aber einer der hilfreichsten war die Implementierung eines Online-Registrierungssystems.
Online-Registrierungssystem Erfolg
Y-ME hat schnell erfahren, wie wichtig es ist, das Internet für die Online-Registrierung zu nutzen, und hat sich seitdem stark für die Nutzung der Technologie für Online-Registrierung und Fundraising ausgesprochen.
Sie investierten in ein Online-Beziehungsmanagementsystem, das als Website für Rennen 2003 dienen sollte. Diese Art von System dient als eine persönliche Website für Freiwillige, um personalisierte Spendenaufrufe und andere Engagements zu machen. Es erfasst Informationen in einer einzigen Datenbank und dient als Werkzeug für die Teamkapitäne, um ihre Mitglieder zu ermutigen.
Online-Teilnehmer stiegen von 4.000 auf 11.594. Online-Spenden stiegen von 5.000 auf 19.650. Das Y-ME-Team glaubte, dass es dazu beitrug, ein Ziel von 2,35 Millionen Dollar zu erreichen, und als Bonus reduzierte die Technologie die Verwaltungskosten um ungefähr 20.000 Dollar.
Ein solches System kann auch als ein wichtiges Kommunikationswerkzeug dienen, das es einer Organisation ermöglicht, Bestandteile über den eigentlichen Renntag hinaus zu verfolgen und weiter einzubeziehen.
Renn-Tag-Timeline
Gemeinschaftswanderungen sind am häufigsten am Morgen geplant. Abhängig von der Komplexität der Beschilderung und des Standorts kann die Einrichtung für die Veranstaltung in der Regel bereits eine Woche vor der Veranstaltung beginnen, wobei die meisten Aktivitäten ein paar Tage vor der Veranstaltung stattfinden.
Wenn Y-ME ihre jährliche Fundraising-Veranstaltung planen würde, würde das Team normalerweise versuchen, den Bereich, in dem die Wanderung stattfand, so zu begrenzen, dass es für die Ausführung bestimmter Betriebsaufgaben wie das Herunterfahren von Straßen nicht viel Zeit in Anspruch nahm. Ihr Weg war im Allgemeinen nicht wettbewerbsfähig, deshalb hilft es auch, dass sie nicht die Anforderungen berücksichtigen mussten, die für eine wettbewerbsfähigere Rennumgebung erforderlich sind.
Der Zeitplan für den Renntag selbst lief normalerweise wie folgt ab:
- Eventplanungsteam kommt an (2,5 Stunden vor dem Spaziergang)
- Freiwilliger Check-In (2 Stunden vor dem Spaziergang)
- Sponsor Check-In und Setup (2 Stunden vor dem Spaziergang)
- Registrierung beginnt (1,5 Stunden vor dem Spaziergang)
- Starting Line Setup (30 Minuten vor dem Start)
- Eröffnungsfeier (10 Minuten vor dem Spaziergang)
- Rasse beginnt
- Main Stage Entertainment beginnt (1 Stunde nach dem Start)
- Offizielle Hauptbühne Bemerkungen (nach dem Spaziergang endet; bei 1,5-Stunden-Marke)
- Programm endet offiziell (3 Stunden nach dem Start)
- Event Breakdown beginnt (nachdem das Event offiziell endet)
Tipps zum Planen eines Community Walks oder Runs
Für Organisationen, die daran interessiert sind, eine Gemeinschaftspaziergang zu machen oder zum ersten Mal zu laufen, bietet Klug verschiedene Vorschläge an, die zu einer erfolgreichen Veranstaltung beitragen.
- Beginnen Sie mit warmen Leads, darunter gut vernetzte Freiwillige, Sponsoren oder ein großes Team. Definieren Sie messbare Ergebnisse.
- Bewerten Sie die Ereignisse der Mitbewerber in Ihrer Stadt / an Ihrem Standort, um die besten Praktiken und Bereiche für Verbesserungen zu ermitteln.
- Arbeiten Sie mit dem Bürgermeisteramt und den Parkbezirken zusammen, um die erforderlichen Genehmigungen und Ihre Veranstaltungslogistik zu besprechen: Zeit, Ort, Anzahl der Teilnehmer. Stellen Sie sicher, dass Sie auf diese Treffen vorbereitet sind.
- Verstehen Sie Ihr Budget und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Betriebskosten für eine neue Veranstaltung auf 25-30% halten. Einige Wohltätigkeitsorganisationen werden sich um 15-20% der Gesamtkosten bemühen.
- Sichern Sie sich die Sponsoren , um 100% der Betriebskosten Ihrer Veranstaltung zu decken.