Die Anzahl der Jahre ist in Kanada und den USA unterschiedlich
Antworten:
Für Steuerzwecke müssen Sie Ihre Einkommensteuererklärungen und andere Geschäftsunterlagen sechs Jahre lang aufbewahren, wenn die Canada Revenue Agency (CRA) beschließt, Ihre Steuererklärungen zu überprüfen und / oder Ihr Kleinunternehmen zu prüfen. ( Vermeiden Sie ein CRA-Audit? Vermeiden Sie diese 10 Red Flags .) Dazu gehören Aufzeichnungen in Papierform oder in elektronischer Form. Sie sollten alle Belege für Einnahmen und Ansprüche auf abzugsfähige Ausgaben enthalten.
Für US-Steuererklärungen "führen Sie Aufzeichnungen für drei Jahre ab dem Datum, an dem Sie Ihre ursprüngliche Steuererklärung eingereicht haben, oder zwei Jahre nach dem Datum der Steuerzahlung, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt, wenn Sie einen Anspruch auf Gutschrift oder Erstattung geltend machen Aufzeichnungen für sieben Jahre, wenn Sie einen Anspruch auf einen Verlust aus wertlosen Wertpapieren oder Forderungsabzug "(IRS) geltend machen.
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Die Canada Revenue Agency (CRA) erklärt, dass "wenn Sie Ihre Rücksendung pünktlich einreichen , Ihre Aufzeichnungen mindestens sechs Jahre nach dem Ende des Steuerjahres, auf das sie sich beziehen, aufbewahren" (Hervorhebung hinzugefügt). Allerdings sind die sechs Jahre ab dem Ende des Zeitraums, für den die Steuererklärung eingereicht wurde, so dass Sie für eine Steuererklärung im Jahr 2015 die Aufzeichnungen bis zum 31. Dezember 2021 (einen Tag weniger als sieben Jahre) aufbewahren müssen. Die meisten Unternehmen führen ihre Aufzeichnungen sieben Jahre lang, um Verwirrung zu vermeiden.
Wenn Ihre Unterlagen in elektronischer Form vorliegen, müssen sie in einem von der Ratingagentur lesbaren Format vorliegen. Weitere Informationen zu elektronischen Aufzeichnungen finden Sie im CRA-Rundschreiben IC05-1R1 Electronic Record Keeping.
Das IRS kann elektronische Buchhaltungsaufzeichnungen von den meisten gängigen Buchhaltungssoftwareprogrammen akzeptieren und diese anfordern, um gedrucktes Papier zu reduzieren und die Notwendigkeit von Folgeanfragen zu verringern.
Was, wenn ich ein Steuerurteil appelliere?
Für Steuererklärungen in Kanada weist die CRA außerdem darauf hin, dass Sie, wenn Sie einen Steuerbescheid oder eine Beschwerde eingereicht haben, Ihre Unterlagen aufbewahren, bis die Angelegenheit erledigt ist und bis die Frist für die Einreichung einer weiteren Beschwerde abgelaufen ist (was bedeuten kann, Aufzeichnungen für a Geschäftsjahr ist länger als sechs Jahre).
Gleiches gilt für das Einlegen eines US-Steuerurteils - alle Unterlagen bis zum Abschluss des Einspruchsverfahrens aufbewahren.
Beachten Sie auch, dass Sie bei der Einlegung eines Steuerurteils zusätzlich zur Aufbewahrung von Kopien aller Papierkorrespondenz auch schriftliche Aufzeichnungen über jede Besprechung oder Telefonunterhaltung mit Steuerbeamten führen sollten, einschließlich des Datums, der Uhrzeit und des Gesprächsthemas. Durch sorgfältige Aufzeichnungen erhöhen Sie Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Beschwerde.
Kann ich eine Ausnahme von der Sechs-Jahres-Regel bekommen?
Wenn Sie Ihre Geschäftsunterlagen in Kanada vor Ablauf der Sechs-Jahres-Mindestfrist ablegen möchten, benötigen Sie eine schriftliche Genehmigung des Direktors Ihres Steuerberatungsbüros. Das hierfür zu verwendende Formular ist T137, Request for Destruction of Books and Records. Die Canada Revenue Agency kann eine Ausnahme gewähren oder nicht. Wenn Sie Ihre Papier- oder elektronischen Unterlagen vor Ablauf von sechs Jahren ohne Genehmigung der CRA vernichten, können Sie strafrechtlich verfolgt werden.
Beachten Sie, dass die CRA auch verlangen kann, dass einige oder alle Aufzeichnungen für einen zusätzlichen Zeitraum aufbewahrt werden.
Was, wenn ich mein Geschäft schließe ?
Wenn Ihr Unternehmen nicht eingetragen ist (z. B. Einzelunternehmen oder Personengesellschaften ), müssen Sie Ihre Aufzeichnungen auch für sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres aufbewahren. Ein inkorporiertes Unternehmen muss Aufzeichnungen für zwei Jahre ab dem Datum der Auflösung der Gesellschaft aufbewahren.
Was passiert, wenn meine Aufzeichnungen verloren gehen, gestohlen oder zerstört werden (durch Feuer, Überschwemmung usw.)?
Wenn Sie Abzüge geltend gemacht haben, aber die entsprechenden Belege nicht vorlegen können, wenn Sie von der CRA oder IRS aufgefordert werden, werden Ihre Ansprüche wahrscheinlich abgelehnt. Wenn die Aufzeichnungen durch eine höhere Gewalt gestohlen oder zerstört wurden oder wenn Sie Beweise für den Diebstahl oder die Zerstörung liefern können, z. B. Fotografien des Schadens, Kopien von Polizei- oder Feuerberichten usw.
Die CRA / IRS kann Ihre Forderungen günstiger prüfen. Bei der Inanspruchnahme von Abzügen liegt die Beweislast jedoch beim Steuerpflichtigen .
Es liegt in Ihrer Verantwortung , alle angemessenen Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre gedruckten / elektronischen Bücher und Aufzeichnungen aufbewahrt werden , unabhängig davon, ob diese in Ihren eigenen Geschäftsräumen oder von Dritten aufbewahrt werden (z. B. Buchhalter oder Buchhalter). Sicherungskopien sollten erstellt und in einem sicheren Speicher oder (für elektronische Dokumente) auf Sicherungsmedien oder im Cloud-Speicher aufbewahrt werden.
Wenn Sie keine Sicherungskopien haben, müssen Sie alle Anstrengungen unternehmen, um Ihre Aufzeichnungen zu rekonstruieren, indem Sie Banken, Kreditkartenunternehmen, Lieferanten usw. nach Kopien Ihrer Unterlagen kontaktieren. Sie können auch die Unterstützung eines Steuerrechtsanwalt benötigen, um mit der CRA oder IRS zu verhandeln.
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