Formatieren Sie einen professionellen Geschäftsbrief mit diesen Tipps
Richtige Geschäftsbriefformate
Geschäftsbriefe in den USA verwenden vier gängige Briefformate. Variationen sind für andere Länder unterschiedlich, da das Datum in einem anderen Stil verfasst ist.
Alle richtigen Geschäftsbriefformate sind akzeptabel, aber der Block ist häufiger.
Block Letter Format: Das allgemeine Blockbriefformat ist so formatiert, dass Ihr gesamter Text bündig mit dem linken Rand ist. Absätze sind doppelt beabstandet und der gesamte Zeilen-Text ist im Abstand angeordnet. Die Ränder sind eine Standard-Textverarbeitungseinstellung von einem Zoll. (Siehe das Bild des Blockbrief-Formats).
Halbblock-Letter-Format: Für den Semi-Block besteht der einzige Unterschied zwischen dem Halb- und dem Alternativblock darin, dass der Haupttext nach links ausgerichtet ist, die erste Zeile jedes Absatzes eingerückt ist.
Alternatives Blockbriefformat: Das alternative Blockbriefformat verschiebt die Rücksendeadresse, das Datum, den Abschluss, den Namen, den Titel und die Signatur auf die linke Seite der Seite.
Simplified Letter Format: Dieses Format nimmt die gleichen Eigenschaften des Blockbuchstabens mit einer Ausnahme, die Begrüßung oder Anrede ist eliminiert. Es ist ein hilfreiches Format, wenn Sie nicht wissen, dass das Geschlecht des Empfängers männlich oder weiblich oder Frau oder Fräulein ist.
Abschnitte eines Geschäftsbriefes
- Absenderadresse: Wenn Sie Firmenbriefkopf haben , können Sie diesen Abschnitt überspringen. Geben Sie Ihre vollständige Geschäftsadresse und den korrekten geschäftlichen Namen an. Sie können auch Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer angeben, falls dies für Ihren Empfänger erforderlich ist.
- Datum: Folgen Sie dem Format Monat, Tag, Jahr. Stellen Sie Ihr Datum auf das tatsächliche Versanddatum des Briefes ein.
- Name und Adresse des Empfängers: Geben Sie den vollständigen Namen und die Adresse des Kontakts an, an den Sie den Brief senden. Der Titel der Person kann bei Bedarf zusammen mit der Telefonnummer hinzugefügt werden.
- Begrüßung: Für die Begrüßung verwenden Sie den formellen Namen der Person und enden mit einem Doppelpunkt für Ihren Geschäftsbrief.
- Betreff: Durch die eindeutige Angabe des Betreffs des Briefes können Sie, Empfänger, schnell den Kontext dessen verstehen, worum es in Ihrem Brief geht.
- Körper: Ihr Briefkörper sollte mit einer allgemeinen Einführung dessen, wer Sie sind, und dem Zweck des Briefes beginnen. Fügen Sie spezifische Absätze hinzu, um das Problem oder Problem zu umreißen. Schließen Sie den Körper mit einem Aufruf zum Handeln. Jeder Geschäftsbrief sollte kurz und prägnant sein, unter Berücksichtigung der begrenzten Zeit Ihres Lesers.
- Schließen: Hier können Sie jedes formale Format wie "Beste Grüße" oder "Mit freundlichen Grüßen" wählen.
- Unterschrift: Unterschreiben Sie Ihren Namen wie in Ihrem Brief. Name und Titel: Geben Sie Ihren vollständigen Namen und Ihre Berufsbezeichnung an.
- Umschließt und CC: Wenn Sie zusätzliche Dokumente senden, schließen Sie eine Umgehungslinie ein, und wenn jemand anderes eine Kopie des Briefes erhält, geben Sie cc ein. oder Durchschlag des anderen Empfängers oder der anderen Empfänger.
Sie können den gesamten Prozess zum Erstellen eines ordnungsgemäß formatierten Geschäftsbriefs vereinfachen, indem Sie Ihr Textverarbeitungsprogramm verwenden.
In Microsoft Word können Sie den Briefassistenten verwenden, indem Sie zur Funktion "Extras" gehen, "Briefe & Sendungen" auswählen und auf den Briefassistenten klicken. Der Assistent wird Sie durch jedes Feld führen und Sie können ein Format auswählen.
Die Verwendung des richtigen Geschäftsbriefformats ist ein Schritt, um Ihr Geschäft professioneller zu machen. Nehmen Sie sich Zeit, um mit Ihrem Geschäft den richtigen Eindruck zu hinterlassen.