Die Verbindung zwischen Spendenbestätigungsschreiben und Steuern

Welche Informationen sollten Sie bei der Anerkennung einer Spende berücksichtigen?

Es gibt zwei Schritte, um einem Spender zu danken. Das erste hat mit der Herstellung einer guten Beziehung zu jedem Spender zu tun, und der andere Schritt hat einen sehr legalen Zweck.

Zunächst benötigen Sie einen herzlichen Dankbrief , aber Sie müssen auch gesetzlich vorgeschriebene Informationen beifügen, damit die Spender dokumentieren können, dass sie Ihrer Wohltätigkeitsorganisation eine steuerlich absetzbare Spende zukommen ließen.

Das IRS fordert öffentliche Wohltätigkeitsorganisationen (auch bekannt als 501 (c) (3) Organisationen ), eine formelle Anerkenntnisbrief für jede Spende von mehr als $ 250 zu senden.

Der Spender kann diesen Brief als Nachweis seiner Spende verwenden und einen Steuerabzug geltend machen. Die meisten Wohltätigkeitsorganisationen senden eine Bestätigung für alle Spenden, auch kleine.

Beide Ziele, dem Spender zu danken und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, können gleichzeitig oder getrennt durchgeführt werden. Die meisten Wohltätigkeitsorganisationen schaffen es, beide Anforderungen innerhalb eines Buchstabens zu erreichen.

Wann sollten Sie eine Spende für Steuerzwecke anerkennen?

Die IRS sagt, dass die Anerkennung "schriftlich erfolgen muss, zum Zeitpunkt der Aufforderung oder wenn die Zahlung eingegangen ist und in einer Weise, die dem Spender bekannt wird" (siehe IRS Publikation 1771).

Die Spende muss spätestens am 31. Januar des auf das Geschenk folgenden Jahres erfolgen. Best Practice schlägt jedoch vor, dass Wohltätigkeitsorganisationen so bald wie möglich eine Bestätigung senden sollten, nachdem das Geschenk eingegangen ist.

Außerdem senden die meisten Wohltätigkeitsorganisationen bis Ende Januar eine Übersicht über die Beiträge eines Spenders für das vergangene Jahr.

In Zeiten von Spendenaufrufen und -spenden für mehrere Kanäle wird sichergestellt, dass Ihre Organisation den Spender in angemessener Weise benachrichtigt, wenn Sie diese Jahresübersicht per Post senden (unabhängig davon, ob die Originalspende (n) per Scheck oder Online eingegangen ist.

Können Sie die endgültige Zusammenfassung der Beiträge eines Spenders für das vorangegangene Jahr per E-Mail senden?

Ja. Es gibt keine gesetzliche Vorschrift für die Form eines Bestätigungsschreibens. Zum Beispiel könnte es eine Postkarte, eine E-Mail oder ein physischer Brief sein.

Meiner Meinung nach ist es jedoch am besten, diese Jahresendzusammenfassung mit einem physischen Brief per Post zu versehen. Eine E-Mail-Nachricht wird in einem überfüllten Postfach möglicherweise nicht bemerkt oder landet sogar im Spam-Ordner des Spenders.

Was müssen Sie in die Bestätigung aufnehmen?

Was passiert, wenn meine Organisation keine angemessene Bestätigung gibt?

Das IRS hat Steuerabzüge von Spendern abgelehnt, die keine angemessene Anerkennung für ihre Spenden an eine Wohltätigkeitsorganisation anbieten können.

Die "Chronik der Philanthropie" berichtet darüber in ihrem Artikel, IRS Crackdown setzt auf Geschenk-Aufzeichnungen. In einem Fall war das Urteil, das auf der Bestätigung beruhte, nicht rechtzeitig genug und fehlte die erforderliche Sprache.

TIPP: Entwickeln Sie Ihre Bestätigungssprache und lassen Sie sie von einem Anwalt beurteilen, der sich auf Nonprofit-Angelegenheiten spezialisiert hat. Dann benutze die gleiche Sprache konsequent.

Einige Beispiele:

Es gibt keinen Grund, warum Ihre Organisation kein herzliches Dankeschön aussprechen kann, das Ihre Spender ermutigen wird, Ihnen wieder zu geben und Ihre Verpflichtung zu erfüllen, eine von der IRS akzeptierte Bestätigung der Spende abzugeben.

Obwohl die Bestätigungssprache für jede Wohltätigkeitsorganisation geeignet sein sollte, hier zwei Beispiele für Aussagen, die alle Anforderungen erfüllen.

Die erste kam am Ende eines schriftlichen Briefes per Post; Die zweite war Teil einer E-Mail, danke .

1. "Als eine 501c3-Wohltätigkeitsorganisation verlangen wir von den Steuergesetzen, dass wir Sie darüber informieren, dass dieses Schreiben die offizielle Bestätigung Ihres Geschenks ist. Wir müssen Ihnen außerdem bestätigen, dass Sie keine Waren oder Dienstleistungen in Bezug auf diesen Beitrag erhalten haben Betrag Ihres Geschenks ist steuerlich absetzbar. Danke! "

2. "Partners In Health, eine 501 (c) (3) Non-Profit-Organisation, hat Ihnen als Gegenleistung für diese freiwillige Bareinlage keine Waren oder Dienstleistungen ganz oder teilweise zur Verfügung gestellt. Wenn Sie die Steuerabzugsfähigkeit dieses Geschenks in den USA, bitte bewahren Sie diese Anerkennungsurkunde für Ihre Dateien auf. Die EIN-Nummer von Partners In Health lautet xxxxx. "

Beide Beispiele funktionieren für Geldspenden. Aber was ist, wenn die Spende nicht Bargeld ist, sondern Eigentum oder physische Güter? In diesem Fall verwenden Sie eine ähnliche Sprache wie in diesem Beispiel:

"Vielen Dank für Ihren Beitrag von einem gebrauchten Kühlschrank und einem gebrauchten Ofen, der [Name der gemeinnützigen], eine 501 (c) (3) Non-Profit-Organisation, erhalten am [Datum]. Im Gegenzug für Ihren Beitrag wurden keine Waren oder Dienstleistungen bereitgestellt. "

Ressourcen:

IRS Publikation 1771

GrantSpace-Wissensdatenbank

Nationalrat der Nonprofits