10 Tipps zum Schreiben besserer Spender Danke Briefe

by Joanne Fritz

Du kannst niemals zu gut oder zu oft Danke sagen

Wenn Sie einem Spender danken, endet er mit einer Transaktion, bildet aber eine Brücke zu zukünftiger Unterstützung und tieferem Engagement. Mach es gut, und du bist auf dem Weg zum zukünftigen Fundraising-Erfolg.

Hier sind zehn Tipps, um diesen Dankbrief genau richtig zu machen.

01 - Holen Sie es in der Post schnell

Achtundvierzig Stunden ist eine ideale Wende für einen Dankesbrief. Wenn das nicht möglich ist, sollten Sie nicht länger als eine Woche warten. Sie möchten, dass sich der Spender erinnert, dass er die Spende getätigt hat, damit Ihr Dankeschön seine Aktion verstärkt und ihn für das Geben belohnt.

Wenn Sie den Brief schnell erhalten, wird der Name Ihrer Wohltätigkeitsorganisation dem Spender in Erinnerung bleiben, ihm versichern, dass Sie die Spende erhalten haben und ihn mit Ihrer Effizienz und Nachdenklichkeit beeindrucken.

Sogar Online-Spender sollten einen Posted Thank You- Brief erhalten , aber das ist teuer und viele gemeinnützige Organisationen ziehen so oft wie möglich online. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass Ihr Online-Spender nicht nur eine E-Mail erhalten hat. Nehmen Sie sich Zeit, um ein persönliches Dankeschön zu personalisieren und es zu einem unvergesslichen Erlebnis zu machen

Verbessern Sie die Best Practices für E-Mails mit Dankesschreiben . In vollständigen E-Mail-Boxen kann Ihr Dankesbrief unbemerkt bleiben, achten Sie also auf die Betreffzeile und stellen Sie sicher, dass die Zeile "Von" Ihre Organisation eindeutig identifiziert.

Es gibt viele Hindernisse, um einem Spender per E-Mail zu danken, dass Sie vielleicht vergessen. Es muss sich außerhalb des SPAM-Ordners befinden , die Aufmerksamkeit des Spenders auf sich ziehen und ihn dazu verleiten, die Nachricht zu öffnen. Lassen Sie sich nicht von der Leichtigkeit und den relativ niedrigen Kosten der E-Mail blind machen.

02 - Mach es persönlich

Personalisieren Sie Ihren Dankesbrief mit dem Namen des Spenders (überprüfen Sie die Schreibweise und rufen Sie niemals eine Frau an) und schreiben Sie direkt an die Person. Vornamen sind mächtig.

Was für einen Spendenbrief funktioniert, funktioniert auch für einen Dankesbrief. Verwenden Sie beispielsweise Personalpronomen wie "Sie", "Wir" und "Ich".

Geben Sie Informationen über den Spender an, zum Beispiel, wie lange er / sie noch gespendet hat oder ob Sie es genossen haben, sie bei der letzten Veranstaltung zu sehen. Vielleicht hat der Spender eine Auszeichnung erhalten oder eine Beförderung erhalten. Fühlen Sie sich frei, etwas zu Ihrem Brief hinzuzufügen.

Ein gutes Spenderdatensystem ist Ihr bester Freund, wenn es um diese Personalisierung geht. Die meisten Systeme, sogar kostengünstige, haben die Fähigkeit, aktuelle Informationen über Ihre Spender zu erfassen.

Wann haben sie zuletzt gegeben? Haben sie sich freiwillig gemeldet? Wann hatte der Spender das letzte Mal Kontakt zu Ihrer Organisation und was war die Art dieser Interaktion?

Wenn dies ein erstmaliger Spender ist, senden Sie ein Willkommenspaket und laden Sie den Spender ein, Newsletter und Ankündigungen zu abonnieren.

Wenn Sie sich für einen Spender von langer Dauer bedanken, sollten Sie eine handschriftliche Notiz anstelle eines formellen Briefes oder eine andere kreative Möglichkeit, sich zu bedanken, in Betracht ziehen.

03 - Koordiniere es mit Kampagnenmotiven

Koordinieren Sie das Dankeschön mit der Bitte oder Kampagne, die die Spende eingebracht hat.

Entwerfen Sie eine Vorlage für einen Dankesbrief, wenn Sie Ihre Fundraising-Materialien schreiben. Stellen Sie es sich als Teil Ihres Kampagnenpakets vor. Wenn die Spende eine Reaktion auf einen anderen Reiz ist ... vielleicht eine Veranstaltung, die Sie inszeniert haben ... den Brief auf dieses Ereignis beziehen.

Wenn der Kreis wieder geschlossen wird, verbessert sich die Klebrigkeit des Namens Ihrer Organisation im Gedächtnis des Spenders. Es ist auch beruhigend für den Spender.

Wenn die Spende eine Antwort auf einen bestimmten E-Mail-Aufruf ist, entwickeln Sie auf Ihrer Website eine Spendenseite für diese Spender.

Generic ist out. Spezifität zu dem, was der Spender gesehen hat, der ihn gezwungen hat zu geben, ist ein Muss. Zum Beispiel, wenn ein Spender gespendet, um den Opfern eines Erdbebens zu helfen, stellen Sie sicher, dass Ihr Dankeschön auf diese Situation verweist.

04 - Verwenden Sie Geschichten, um Spender mit Ergebnissen zu verbinden

Helfen Sie den Spendern, sich vorzustellen, wie ihr Geld ausgegeben wurde Der beste Weg, dies zu tun, ist eine Geschichte über eine bestimmte Person zu erzählen , der durch die Spende geholfen wurde. Die Geschichte muss nicht lange dauern. Schon ein paar Sätze und die Verwendung des Namens einer Person können ausreichen, Empathie beim Spender zu wecken.

Machen Sie Ihren Spender zum Helden dieser Geschichten. Er oder sie hat diese Geschichte möglich gemacht. Führen Sie eine Bestandsaufnahme der Geschichten über die guten Dinge durch, die Ihre Wohltätigkeitsorganisation leistet. dann erstellen Sie Blöcke mit diesen Geschichten und legen Sie sie in Ihre Dankesbriefe.

Wenn Sie die Geschichten häufig wechseln, bleiben Ihre Briefe frisch und es ist einfacher, viele Briefe zu versenden, ohne sie komplett neu zu gestalten.

Selbst wenn Sie Menschen dienen, die sich in sensiblen Situationen befinden und Ihre Identität schützen müssen, gibt es Möglichkeiten, ihre Geschichten zu erzählen, ohne ihre Privatsphäre zu gefährden.

05 - Lassen Sie eine echte Person Ihre Briefe unterschreiben

Vermeiden Sie digitale Signaturen, es sei denn, Sie senden Tausende von Buchstaben gleichzeitig. Auch dann, Reservierungsschreiben, die an Spender gehen, die bedeutende Spenden für Ihren Executive Director, den Vorstandspräsidenten oder einen ehrenamtlichen Fundraising-Vorsitzenden geben. Verwenden Sie echte erstklassige Briefmarken für diese Briefe.

06 - Fügen Sie eine persönliche, handschriftliche Notiz hinzu

Bitten Sie gegebenenfalls den Exekutivdirektor oder den Vorstandsvorsitzenden, dem Brief eine persönliche Note hinzuzufügen. Langjährige Spender, die Ihren Vorstand oder Ihre Vorstandsmitglieder kennen, finden dies besonders erfreulich.

Die Erwähnung eines kürzlichen Ereignisses, an dem der Spender teilnahm, erinnert den Spender an eine angenehme Erfahrung und fügt der Notiz Authentizität hinzu. Erwägen Sie, eine Notiz-schreiben-Partei mit Freiwilligen zu haben, die Notizen auf Briefen schreiben oder Post-It-Notizen mit handgeschriebenen Nachrichten anbringen können.

07 - Fügen Sie einen Antwort-Umschlag bei

Ich empfehle nicht, in einem Dankesbrief nach einer weiteren Spende zu fragen. Ehrlich gesagt, das macht die Leute mehr abschrecken als Sie denken. Allerdings könnte ein Spendenumschlag den Spender daran erinnern, dass zukünftige Spenden willkommen sind.

Viele Spender bewahren diese Umschläge auf und verwenden sie für ein Geschenk später ... oder sogar sofort. Andrew Olsen von Fundraising Fundamentals ist begeistert, Antwort-Umschläge in Dankesbriefe einzuschließen. Er hat Wohltätigkeitsorganisationen gefunden, die diese Taktik anwenden, denn neue Spender haben "2. Geschenkkonversionsraten, die irgendwo zwischen 8% und 12% höher sind als jene Organisationen, die sie nicht beinhalten."

08 - Verwenden Sie den Brief als Steuerbeleg

Ihr Spender-Dankeschön kann auch eine Quittung sein. Sie müssen für Steuerzwecke jährlich eine Quittung einreichen, wenn ein Spender $ 250 oder mehr gibt , und Sie können diese Offenlegung mit diesem Schreiben einschließen.

Dankschreiben enthalten heute normalerweise die richtigen Offenlegungen jedes Mal, wenn ein Spender gibt, ob online, per Scheck oder durch monatliches Geben .

Es ist auch eine gute Praxis, eine Zusammenfassung der Spenden für das Jahr zu Beginn des nächsten Jahres vorzulegen, genau zu dem Zeitpunkt, zu dem die Spender typischerweise ihre Steuererklärungen vorbereiten. Denken Sie daran, dass eine Quittung kein Dankeschön ist . Die Quittung sollte ein kleiner Teil des Briefes sein.

09 - Mehr Beteiligung einladen

Es ist immer schön, eine Einladung einzuladen, um Ihre Agentur zu besuchen und Ihre Arbeit aus erster Hand zu sehen.

In der heutigen Welt, in der Sie möglicherweise Spenden von Menschen auf der ganzen Welt einfordern, kann Engagement durch soziale Medien erreicht werden . Ermutigen Sie Ihren Spender, Ihrer Organisation auf Facebook und Twitter oder anderen sozialen Netzwerken , an denen Sie teilnehmen, zu folgen.

Da es in einem E-Mail-Brief keine Hyperlinks gibt, geben Sie Ihre Website-Adresse an und stellen Sie sicher, dass Ihre Social-Media-Schaltflächen leicht zu finden sind.

Fügen Sie eine ausdrückliche Einladung zum Besuch der Website ein und klicken Sie auf diese Schaltflächen, um sich für Ihren E-Mail-Newsletter oder andere Mitteilungen anzumelden. Social Media Icons sind einige der wichtigsten Elemente auf der Website Ihrer Wohltätigkeitsorganisation.

10 - Fügen Sie ein Postscript hinzu und geben Sie Kontaktinformationen an

Wir sind alle Skimmer. Das ist der Grund, warum die meisten von uns den oberen Teil eines Briefes lesen und dann zum PS übergehen. Dann können wir zurückgehen und den Rest des Briefes lesen. Direct Mail Vermarkter wissen alles über die PS und schließen sie immer ein. Manchmal haben sie mehr als eins.

Für die PS eines Dankesschreibens möchten Sie vielleicht noch einmal auf die von Ihnen angegebene Geschichte verweisen ("Michael und Jane sind sicher und glücklich wegen Ihnen") oder wichtige Kontaktinformationen dort angeben.

Spender sollten den Namen, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse einer Person in der Organisation haben, die sie mit Fragen kontaktieren können. Der Kundenservice ist für gemeinnützige Organisationen genauso wichtig wie für Unternehmen. Machen Sie es einem Spender also leichter, eine echte Person zu finden, wenn sie ein Problem haben.