Die Dos and Don'ts der Verwendung von E-Mail im Geschäft
E-Mail ist so populär geworden, dass sie in manchen Fällen häufiger verwendet wird als das Telefon. Da das geschriebene Wort so leicht missverstanden werden kann, ist das Verständnis der richtigen E-Mail-Etikette in der Geschäftsumgebung von wesentlicher Bedeutung.
Leider verstehen viele Leute nicht, wie sie E-Mail zu ihrem Vorteil nutzen können, und die Vorteile, die sie einem Unternehmen verleihen können, werden oft übersehen. Die folgenden E-Mail-Regeln für geschäftliche E-Mails können Ihren Mitarbeitern dabei helfen, E-Mails zu erstellen, die effizient und effektiv sind.
01 - Senden Sie nur klare und prägnante E-Mails
02 - Verwenden Sie immer eine sinnvolle Betreffzeile
Lassen Sie die Betreffzeile einer E-Mail niemals leer. Eine leere Betreffzeile kann dazu führen, dass Ihre E-Mail als Spam markiert wird und niemals ihr Ziel erreicht. E-Mails mit leeren Betreffzeilen werden ebenfalls häufig übersehen, insbesondere wenn der beabsichtigte Empfänger typischerweise an einem bestimmten Tag viele E-Mails erhält. Verwenden Sie immer eine Betreffzeile, die den Inhalt Ihrer E-Mail angemessen widerspiegelt. Es wird Ihren Empfängern helfen, ihre E-Mails effizienter zu sortieren und eine schnellere Antwort auf Ihre E-Mails zu erhalten.
03 - Vermeiden Sie extravagant formatierte E-Mails
Senden Sie E-Mails in professionellen Formaten. Vermeiden Sie mehrfarbige Schriftarten und Bilder für Hintergründe. Diese Ausstattungen können den Leser ablenken oder die Nachricht schwer lesbar machen. Alle Hintergrundbilder, die Sie hinzufügen, können die Dateigröße Ihrer E-Mail aufblähen. Das kann dazu führen, dass Empfänger mit langsamen Verbindungen eine quälend lange Zeit warten müssen, bis Ihre Nachricht heruntergeladen wurde. Bei einigen Hintergrundbildern, die Sie hinzufügen, kann die Dateigröße Ihrer E-Mail aufgebläht sein. Das kann dazu führen, dass Empfänger mit langsamen Verbindungen eine quälend lange Zeit auf den Download Ihrer Nachricht warten müssen.
Wenn Ihr Unternehmen darauf besteht, dass Sie ein bestimmtes E-Mail-Briefpapier verwenden, um ein konsistentes Erscheinungsbild zu erzielen, sollten Sie es nutzen. Das Firmenlogo und die Signaturlinie können ein professionelles Image auf Ihre E-Mails projizieren.
04 - Sende zeitnahe Antworten
Lassen Sie die Leute nicht auf zeitnahe Antworten auf ihre E-Mails warten. Reagiere sofort mit einer klaren, prägnanten Nachricht. Wenn Sie mehr Zeit benötigen, um eine Antwort zu recherchieren oder mehr Informationen zu sammeln, teilen Sie Ihrem E-Mail-Absender mit, wann er mit einer Antwort rechnen kann.
05 - Verwenden Sie Abwesenheits-Antwort-Tools
Wenn Sie nicht im Büro sind und Ihre E-Mails nicht lesen können, verwenden Sie das Abwesenheits-Tool des E-Mail-Systems, um automatisch auf alle Personen zu antworten, die versuchen, Sie zu kontaktieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre automatische Antwort Absender darüber informiert, wann sie eine Antwort erwarten können.
06 - Weine nicht mit Flaggen mit hoher Priorität
Bei den meisten E-Mail-Systemen können Sie eine E-Mail als "Hohe Priorität" oder "Rush" markieren. Machen Sie dies nicht zu Ihrer Standard-E-Mail-Flagge. Verwenden Sie es sparsam, oder Ihre Empfänger ignorieren das Prioritätskennzeichen. Wenn Sie endlich eine wirklich wichtige E-Mail senden, erhält sie nicht die Aufmerksamkeit, die sie verdient.
07 - Überlegen Sie, ob "Allen antworten" notwendig ist
Klicke nicht instinktiv auf die Schaltfläche "Allen antworten" für jede E-Mail mit mehreren Absendern oder Empfängern. Betrachten Sie das Thema und entscheiden Sie, wer Ihre Antwort lesen muss. Kontinuierliche Reaktion auf jeden unnötig, wird Ihnen schnell den Ruf eines "Business-Spammers" verschaffen, und die Leute können beginnen, Ihre E-Mails ganz zu ignorieren.
08 - Getrennte geschäftliche und persönliche E-Mail-Konten
Sofern es sich nicht um einen Notfall handelt, verwenden Sie niemals Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse für persönliche Korrespondenz. Selbst wenn Sie Ihr eigenes Unternehmen besitzen, ist es eine gute Idee, zwei separate E-Mail-Konten zu haben. Dadurch können Sie Ihre E-Mails priorisieren und nicht miteinander verbundene persönliche Nachrichten aus dem Unternehmensnetzwerk entfernen.
09 - Verwenden Sie professionelle E-Mail-Kontonamen
Verwenden Sie Ihren eigenen Namen als Teil einer geschäftlichen E-Mail-Adresse. Zum Beispiel james.bucki@example.com oder jbucki@example.com. Vermeiden Sie Spitznamen, Handles, Moniker oder obskure Referenzen. Verwenden Sie beispielsweise nicht soccer.mom@example.com oder baseball.nut@example.com.
10 - Ist E-Mail das Beste für diese Antwort?
Verwenden Sie E-Mail nicht als einziges Kommunikationsmittel. Nicht alle Nachrichten sind E-Mail-geeignet und es wird Zeiten geben, in denen ein kurzer Telefonanruf oder ein kurzer Bürobesuch ein effektiverer Weg sein kann, eine Nachricht zu übermitteln. Treffen oder Telefonieren kann ein menschliches Element in Interaktionen einführen, und das kann den Unterschied ausmachen, wenn Sie etwas erklären wollen oder jemanden dazu überreden wollen, etwas zu unternehmen.
11 - Seien Sie sensibel und zugänglich
Verwenden Sie niemals E-Mails, um eine Beziehung oder einen Vertrag zu beenden. Fügen Sie in der professionellen Geschäftskorrespondenz immer eine Unterschriftszeile ein, die alternative Möglichkeiten bietet, Sie zu kontaktieren. Sie können beispielsweise Ihre Büro-, Fax- und Mobiltelefonnummer sowie Ihre Postanschrift für das Büro angeben.
12 - Vermeiden Sie es, massive Anhänge per E-Mail zu versenden
Sie wissen nie, wie oder wo Ihr Empfänger auf seine E-Mails zugreifen wird. Mobile Geräte können die Datei herunterladen, bevor sie den Benutzer bitten, den Download zu bestätigen. Es könnte lange dauern und Bandbreite verbrauchen, für die der Empfänger bezahlen muss. Halten Sie die kombinierte Größe von Anhängen unter 50 MB.
Wenn Sie eine große Datei senden müssen, wenden Sie sich zuerst an die Empfänger und fragen Sie, wie sie die Datei erhalten möchten. Sie verwenden auch einen Dateiübertragungsdienst, um die Datei zu senden.
13 - Denken Sie daran, bevor Sie diese E-Mail senden
Nehmen Sie sich einen Moment Zeit und überlegen Sie, was Sie geschrieben haben, bevor Sie auf "Senden" klicken. Ist es etwas, das nicht in einer E-Mail gesendet werden sollte? Ist es persönlicher Natur und nicht geeignet, das E-Mail-System des Unternehmens zu verwenden? Hast du die E-Mail geschrieben, während du wütend bist, und du hast Passagen eingefügt, die du später vielleicht bereuen wirst? Wenn ja, drücken Sie die Schaltfläche "Löschen".