Die Business-Etikette von automatisierten Attendants
Die schnellste und einfachste Möglichkeit zum Programmieren und Aufzeichnen der automatischen Vermittlungsfunktion Ihres Telefonsystems besteht darin, ein Skript in ein Textverarbeitungsprogramm zu schreiben. Wählen Sie eine Person aus, die das Skript aufzeichnet, die eine freundliche Stimme hat, ohne Stottern oder Zögern sprechen und jedes Wort und jeden Namen deutlich aussprechen und ankündigen kann.
Begrüßung der automatischen Vermittlung
Der erste Teil des Skripts ist die Begrüßung. Es ist Ihre Chance, Ihren Anrufern Ihr Unternehmen vorzustellen und sie in Ihrem Unternehmen zu begrüßen.
Automatische Vermittlung Begrüßung Do's
- Beginnen Sie mit einer Wertschätzung für ihren Anruf oder Geschäft
- Halten Sie die Begrüßung kurz, damit die zurückkommenden Anrufer nicht jedes Mal, wenn sie anrufen, verzögert werden
- Verwenden Sie Ihre Slogan, Firmenslogan und Website-Name oder beides, wenn Sie sie haben.
Begrüßung der automatischen Vermittlung
- Verwenden Sie nicht mehr als zwei oder drei Sätze, um Ihre Anrufer zu begrüßen
- Fördern Sie Ihre Website nicht, wenn sie Ihren Kunden keinen Wert bietet
- Verfasse keinen Slogan oder Slogan, nur um die Begrüßung zu füllen.
Automatische Vermittlungsoptionen
Der wichtigste Teil des automatischen Assistenten besteht darin, die Optionen anzuzeigen, die Ihre Anrufer auswählen müssen, um zu der Person zu gelangen, mit der sie sprechen müssen. Es gibt zwei Arten von Anrufern: (1) Personen, die mit Ihrem Unternehmen nicht vertraut sind und Beratung benötigen und (2) Anrufer, die genau wissen, mit wem sie sprechen und ihre Verlängerung kennen müssen.
Automatisierte Vermittlung Optionen Do's
- Verwenden Sie allgemein akzeptierte Optionen. Zum Beispiel: "Drücken Sie die Null für die Rezeption", "Drücken Sie die Raute-Taste, um zum vorherigen Menü zurückzukehren."
- Teilen Sie Ihren Anrufern so schnell wie möglich mit, wenn sie die Nebenstelle ihrer Nebenstelle anrufen können, wenn sie diese bereits kennen.
- Informieren Sie Ihre Anrufer, wenn sich Ihre Menüoptionen in letzter Zeit geändert haben. Entfernen Sie diesen Hinweis nach drei Wochen.
- Legen Sie zuerst die am häufigsten aufgerufenen Optionen an.
- Geben Sie die Optionsbeschreibung ein, bevor Sie die Optionsnummer angeben. Beispiel: "Drücken Sie für Kundenunterstützung" 5 "."
- Überprüfen Sie die Systemdokumentation auf reservierte Menüoptionsnummern. (ZB beginnen alle Erweiterungen mit der Nummer "8" und daher kann "8" nicht als Menüoption verwendet werden).
Optionen für automatische Vermittlungspakete
- Sagen Sie nicht "Bitte", bevor Sie jede Option präsentieren (z. B. "Bitte drücken Sie 1 bis ... Bitte drücken Sie 2 bis ... Bitte drücken Sie 3 bis ..." usw.)
- Stellen Sie nicht mehr als sechs Optionen gleichzeitig vor. Wenn Sie mehr als sechs Optionen haben, erstellen Sie eine mehrstufige Menüstruktur. Beispiel: "Für Verkaufs- und Serviceoptionen drücken Sie 5."
- Nimm nicht an, dass jeder ein Tonwahltelefon hat. Wenn innerhalb von drei Sekunden nach Ende der Begrüßung keine Menüoption ausgewählt wird, verbinden Sie den Anrufer mit der Rezeption.
Beispielautomatisierte Attendant-Skripts
- Vielen Dank für Ihren Anruf bei The Operations Tech Company, wo "Technologie und Business zusammenkommen". Wenn du die Erweiterung deiner Gruppe kennst, kannst du sie jederzeit wählen. Wählen Sie andernfalls eine der folgenden Optionen. Drücken Sie für den Kundendienst '1'. Drücken Sie für den technischen Support "2". Für unsere regulären Geschäftszeiten drücken Sie '3'. Drücken Sie für die Buchhaltung '4'. Drücken Sie für den Einkauf '5'. Um einen Ort in Ihrer Nähe zu finden, drücken Sie '6'. Andernfalls drücken Sie "0" für die Rezeption oder bleiben Sie in der Leitung und jemand wird Ihnen in Kürze helfen.
- Willkommen bei der Firma Operations Tech. Um Ihren Kontostand zu überprüfen, besuchen Sie uns im Internet. Wenn Sie die Nebenstelle kennen, können Sie diese jederzeit wählen. Drücken Sie für das Unternehmensverzeichnis '1'. Wenn Sie die Nebenstelle kennen, können Sie diese jederzeit wählen. Drücken Sie für das Unternehmensverzeichnis '1'. Drücken Sie für den technischen Support "2". Drücken Sie für den Kundendienst "3". Für Vertrieb und Marketing drücken Sie '4'. Wenn Sie mit der Rezeption sprechen möchten, drücken Sie '0' oder bleiben Sie auf der Linie und einer unserer freundlichen Mitarbeiter wird Ihnen helfen. Vielen Dank für Ihren Anruf bei The Operations Tech Company, wo "Technologie und Business zusammenkommen".
Außerhalb der Geschäftszeiten, Wochenend- und Feiertagsabschaltung Begrüßung der automatischen Vermittlung
Wenn Ihr Unternehmen nach einer bestimmten Zeit oder an den Wochenenden geschlossen wird und niemand Ihren Anrufern antworten kann, erstellen Sie eine Begrüßungsansage für die automatische Telefonzentrale außerhalb der Geschäftszeiten. Sagen Sie Ihren Anrufern im Voraus, dass das Geschäft geschlossen ist und bitten Sie sie, am Ende zurückzurufen. Beziehen Sie auch Ihre normalen Betriebsstunden mit ein.
Beispiel für ein automatisiertes Attendant-Skript nach der Arbeitszeit / am Wochenende
- Vielen Dank für Ihren Anruf bei The Operations Tech Company. Wir sind derzeit geschlossen. Wir haben von Montag bis Freitag von 9 bis 22 Uhr und am Samstag von 10 bis 12 Uhr geöffnet. Wenn du die Erweiterung deiner Gruppe kennst, kannst du sie jederzeit wählen. Andernfalls rufen Sie bitte während unserer normalen Geschäftszeiten zurück, damit wir Ihnen helfen können. Vielen Dank für Ihren Anruf bei The Operations Tech Company, wo "Technologie und Business zusammenkommen". Auf Wiedersehen.
- Vielen Dank für Ihren Anruf bei The Operations Tech Company. Wir sind derzeit geschlossen. Wenn es sich um eine Notfallsituation handelt, rufen Sie bitte unseren Kundendienst unter +1 585-555-1234 an. Wenn du die Erweiterung deiner Gruppe kennst, kannst du sie jederzeit wählen. Wenn Sie ein Konto bei uns haben, können Sie Ihren Status 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche unter www.operationstech.about.com überprüfen. Unsere normalen Geschäftszeiten sind Montag bis Freitag von 9.00 bis 17.00 Uhr und Samstag, Central Standard Time, von 10.00 bis 12.00 Uhr. Andernfalls rufen Sie bitte während unserer normalen Geschäftszeiten zurück, damit wir Ihnen helfen können. Vielen Dank für Ihren Anruf bei The Operations Tech Company, wo "Technologie und Business zusammenkommen". Um diese Nachricht zu wiederholen, drücken Sie die Raute-Taste. {3 Sekunden Pause} Auf Wiedersehen.
Saisonale automatische Vermittlung Grüße
Um die saisonalen Angebote Ihres Unternehmens zu bewerben oder um eine spezielle saisonale Begrüßung für alle Ihre Anrufer zu verlängern, können Sie Ihre automatische Begrüßungsansage für eine begrenzte Zeit vorschalten. Nutzen Sie dies sparsam und nur, wenn es den Geist Ihres Unternehmens widerspiegelt. Zum Beispiel wäre ein saisonaler Feiertagsgruß, der Ihren Anrufern Freude und Wohlstand im neuen Jahr wünscht, für ein Inkassounternehmen kaum angemessen.
- Sie haben die Operations Tech Company erreicht. Von "unserer Familie" bis "Ihre Familie" wünschen wir Ihnen eine schöne Ferienzeit und ein erfolgreiches neues Jahr. Wenn du die Erweiterung deiner Gruppe kennst, kannst du ...
- Vielen Dank für Ihren Anruf bei The Operations Tech Company. Fragen Sie Ihren Kundendienstmitarbeiter nach unseren Rabatten für den 4. Juli für alle Ersatzservices. Wenn du die Erweiterung deiner Gruppe kennst, kannst du ...
Proben und Testen
Bevor Sie Ihr automatisches Attendant-Skript aufzeichnen, lassen Sie es von der Person, die Sie ausgewählt haben, mehrmals vor sich einstudieren. Verwenden Sie dies, um Aussprache und Ankündigung fein abzustimmen. Nachdem die neue Begrüßung aufgezeichnet wurde, rufen Sie Ihr Telefonsystem sofort an, um die Aufzeichnung auf Fehler zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle angekündigten Optionen wie gewünscht funktionieren.