Beginnen Sie mit den Grundlagen
Die besten Ideen beginnen mit einer soliden Grundlage. Daher ist es wichtig, den Rahmen für Ihre Veranstaltung festzulegen, bevor Sie zu weit nach vorn schauen.
Dinge wie Daten, Zeiten und Reiserouten sollten abgeschlossen sein, bevor Sie zu irgendwelchen komplizierten Details weitergehen.
Wählen Sie den richtigen Veranstaltungsort
Sie werden es leichter haben, einen Raum für eine kleinere Gruppe zu finden, aber die Kapazitätsschwellen werden enger. Wenn Ihre Veranstaltung von 50 Personen auf 100 erweitert wird, müssen Sie möglicherweise in ein größeres Zimmer umziehen, abhängig von den Kapazitäten Ihres Veranstaltungsortes. Im Allgemeinen ist es einfacher, im Notfall kleiner zu werden, also kaufen Sie einen Raum, der Ihre größte Anwesenheitsprojektion aufnehmen kann.
Eine Marketingstrategie ausarbeiten
Auch wenn Sie ein "kostenloses Event" veranstalten, müssen Sie es dennoch so präsentieren, dass es Anmeldungen lockt . Die Leute möchten wissen, wie sie von der Teilnahme profitieren, und die Art und Weise, wie Sie Ihre Einladungen und Marketingmaterialien formulieren, kann einen großen Einfluss darauf haben, ob sie auftauchen oder nicht. Während Ihre Veranstaltung wahrscheinlich aufregend für Sie klingt, besteht die eigentliche Herausforderung darin, andere zu begeistern.
Budget pro Person
Der einzige Nachteil kleiner Veranstaltungen ist, dass sie normalerweise mehr pro Person kosten, da die Hotel- und Gastronomiepreise mit steigenden Mengen sinken. Um die Sache noch komplizierter zu machen, kann ein Rückgang der Teilnehmerzahlen um 20% für eine kleine Veranstaltung den Gruppenpreis beeinflussen. In diesem Sinne möchten Sie die Kosten pro Person unter der niedrigsten projektierten Teilnahmezahl veranschlagen.
Wenn Sie dies genau tun, wird Ihre Gewinnspanne tatsächlich für jede Person, die Sie über die Projektion hinzufügen, steigen.
Spielen Sie zu Ihren Stärken
Kleine Gruppen bieten mehr Möglichkeiten für organisierte Diskussionen, also nutzen Sie dies zu Ihrem Vorteil bei der Planung der Reiseroute. Es macht nicht viel Spaß, den ganzen Tag "angesprochen" zu werden, weshalb viele kleine Veranstaltungen Gruppensitzungen oder Breakout-Optionen anbieten. Selbst Gruppenprojekte können unter den richtigen Umständen integriert werden. Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre Teilnehmer in den Dialog einbeziehen können, da dies die Verbleibsrate jeder Präsentation erhöht.
Fügen Sie Q & A-Sitzungen und Feedback-Formulare hinzu
Der beste Weg, um einen Sprung bei der Planung Ihrer nächsten Veranstaltung zu bekommen, ist das Feedback von Ihrer aktuellen Veranstaltung zu hören. Lassen Sie am Ende jedes Segments genügend Zeit für Fragen. Sie können auch Fragen von Ihren Mitarbeitern stellen, um das Gespräch zu beginnen. Feedback-Formulare sind einfach genug, um sie in Ihre Informationspakete aufzunehmen, aber stellen Sie sicher, dass Sie die Teilnehmer darüber informieren, wie Sie sie übermitteln möchten.
Nach dem Ereignis Netzwerk hinzufügen
Eine gute Netzwerkfunktion kann allen Teilnehmern einen enormen Mehrwert bieten. Wenn Sie effektiv den Dialog zwischen den Teilnehmern ankurbeln würden, dann sollten alle am Ende des Tages ein wenig voneinander wissen.
Es hilft immer, Essen in einer solchen Funktion zur Verfügung zu stellen, und vielleicht möchten Sie sogar vor dem Tag der Veranstaltung Verpflichtungen eingehen. Wie sie sagen, zieht nichts eine Menge wie eine Menschenmenge an, also proaktiv sein, alle Post-Event-Funktionen zu fördern.
Kleine Veranstaltungen haben das Potenzial, für jeden eine reiche und lohnende Erfahrung zu sein, aber Sie müssen jede Minute mit Blick auf das Publikum planen. Die gute Nachricht ist, dass es jedes Mal einfacher wird, weil Sie genau wissen, worauf Ihre Gäste hoffen.