Planen von Ereignisplanungskosten
Ausgaben können aus einer Vielzahl von Quellen kommen, wenn Sie über alle Komponenten nachdenken, die an der Bereitstellung einer Funktion beteiligt sind.
Die offensichtlichsten sind die Mietkosten für Catering und Veranstaltungsorte, aber die Liste wächst nur von dort. Die Sache ist, dass der Blick auf sogar eine Kostenkategorie einen katastrophalen Einfluss auf Ihre Ausgaben pro Person haben kann. Klicken Sie hier für eine umfassende Liste der Veranstaltungsausgaben.
Fragen an Ihre Kunden
Als Eventplaner haben Sie die Aufgabe, die Koordination und das finanzielle Management der Veranstaltung fachlich zu unterstützen. Denken Sie daran, dass Ihre Kunden von Perfektion träumen, und dies kann leicht ihr Urteil darüber beeinflussen, was steuerlich möglich ist. Die Zeit, die Lücke zwischen Budget und Erwartungen zu überbrücken, ist von Anfang an gegeben. Oftmals ist es so einfach, während Ihres ersten Treffens die richtigen Fragen zu stellen und ein Budget zu erstellen. Klicken Sie hier, um eine Liste mit Fragen zu erhalten.
Erstellen Sie ein Basis-Event-Budget
Sobald Sie eine Vision der Veranstaltung und eine Schätzung, wie viel Geld Sie haben, haben, ist es endlich Zeit, das Budget zu strukturieren.
Ein wichtiger Schritt dabei ist, Ihren Kunden zu sagen, dass Eventbudgets "Arbeitsentwürfe" sind, die sich mit der Zeit ändern können. Denken Sie daran, dass nur wenige Kunden Erfahrung mit den Kosten und Gebühren haben, die mit Schwankungen der Teilnehmerzahlen verbunden sind in einer Pufferzone von 10%, um zu vermeiden, dass die Mittel ausgehen.
Klicken Sie hier, um weitere Tipps zum Erstellen eines Basisbudgets zu erhalten.
Event-Planer Gebühren
Natürlich müssen Sie Ihre Planungsgebühren in das Budget einbeziehen, und dies kann für einige ein heikles Thema sein. Veranstaltungsplaner haben mehrere Möglichkeiten, ihre Dienstleistungen in Rechnung zu stellen, angefangen von reinen Gebühren bis hin zu prozentualen Provisionen . Am Ende geht es darum, ein Medium zu finden, auf das sich beide Seiten einigen können. Stellen Sie sicher, dass Ihre Gebührenstruktur in einem Vertrag dokumentiert ist und diese in allen Haushaltsentwürfen als Ausgabe enthalten ist. Klicken Sie hier , um die Standardgebührenstrukturen für Veranstaltungsplaner zu überprüfen.
Trimmen von Eventkosten
Nur selten werden Sie an einer Veranstaltung mit unbegrenztem Budget arbeiten. Mehr als wahrscheinlich werden Sie einen Punkt im Planungsprozess erreichen, bei dem Entscheidungen über Kostensenkungen getroffen werden müssen. Hier kann ein erfahrener Eventplaner seinen Kunden helfen. Ziel ist es herauszufinden, welche Optionen bei Gästen den größten Eindruck hinterlassen. Zum Beispiel, sollten Sie weniger für Mittelstücke ausgeben, um das Gourmet-Dessert zu erhalten? In einigen Fällen kann ein Planer die Ausgaben durchgehen und in Bereichen, die die Gäste nie bemerken werden, neu verhandeln oder zurückzahlen. Klicken Sie hier, um sechs Bereiche für die Kosteneinsparungen zu finden.
Steuern von Audio / Visual Kosten
Licht- und Tontechnik haben großen Einfluss auf die Präsentation Ihrer Veranstaltung, haben aber auch einen großen Einfluss auf das Budget.
Wenn Sie andere A / V-Ausgaben wie Projektoren, Internetzugang und Videodienste berücksichtigen, dauert es nicht lange, bis diese Kategorie zu einer der größten Nummern in Ihrem Budget wird. Klicken Sie hier, um zu verhindern, dass zu hohe Ausgaben für Ihre A / V-Anforderungen getätigt werden.
Suche nach kostengünstigen Marketingoptionen online
Marketing ist eine weitere Ausgabe, die exponentiell wachsen kann, wenn Sie nicht sofort Ergebnisse erhalten. Der Haken dabei ist natürlich, dass, wenn Sie nicht effektiv vermarkten, es nicht genügend Teilnehmer geben wird, um die Kosten der Veranstaltung zu tragen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, möglichst viele kostenlose oder kostengünstige Optionen zu nutzen, um das erste Wort über einen bevorstehenden Anlass zu verbreiten. Zum Glück hat das Internet viele Möglichkeiten, die Sie in Betracht ziehen können. Klicken Sie hier für sechs kostengünstige Ideen.
Planen Sie eine große Hochzeit mit kleinem Budget
Hochzeiten sind ein Paradebeispiel für Ereignisse, bei denen Budgets durch Ausgaben in Frage gestellt werden können.
Hinter jeder Hochzeit steht eine Familie von echten Menschen, die andere finanzielle Verpflichtungen zu berücksichtigen haben, bevor sie großzügig an ihrem großen Tag verbringen. Die meisten Hochzeitskoordinatoren verstehen das, aber die besten wissen, wie man jeden Dollar eines Hochzeitsbudgets maximiert. Obwohl Veranstaltungsplaner in einem anderen Umfeld als Hochzeitsplaner arbeiten, gibt es eine Menge zu lernen, wie Hochzeitsprofis ihre Budgets verwalten. Sehen Sie sich diese Tipps an, um aus einem kleinen Budget eine große Hochzeit zu machen.