Aus diesem Grund brauchen Meeting-Planer ein festes Verständnis der Catering-Nummern, um die Qualität der Lebensmittel zu gewährleisten und Strafgebühren zu vermeiden. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Personen und Begriffe, mit denen Sie sich vertraut machen sollten.
Geschätzte Anzahl
Es ist die Anzahl der Gäste, um die Sie Ihre Veranstaltungsprojektionen herum aufbauen. Es gibt keine wirkliche Verpflichtung mit der geschätzten Anzahl, da es sich eher um eine "Arbeitsnummer" handelt, die zur Schätzung von Kosten und Personalbedarf verwendet wird.
Erwartete Anzahl
Die erwartete Anzahl wird zwei oder drei Wochen vor einer Veranstaltung eingereicht. Es stellt eine genauere Zählung der erwarteten Gäste dar und ist vertraglich an die endgültige Zählung gebunden. Jeder Catering-Betrieb hat seine eigenen Richtlinien für die erwarteten Zählungen, aber im Allgemeinen sollte er nicht mehr als 15% der endgültigen Zählung abweichen.
Endgültige Anzahl / Garantierte Anzahl
Es ist die Anzahl der Gäste Mahlzeiten, die Sie zahlen werden, und es stellt auch die Anzahl der Platz-Einstellung das Catering-Team wird in den Raum gesetzt.
Änderungen, die nach dem Fälligkeitsdatum an dieser Nummer vorgenommen werden, können Strafen oder verspätete Gebühren nach sich ziehen. Daher ist es wichtig, dass der Planer ein RSVP-Datum festlegt, das vor dem Garantietermin liegt.
Prozentsatz fallen lassen
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Prozentsätze zu reduzieren. Die erste wird berechnet, um zu sehen, wie viel von deiner letzten Zählung von deiner erwarteten Zählung gefallen ist.
Wenn der Prozentsatz zu hoch ist (über 20%), kann eine Strafgebühr für Ausgaben im Zusammenhang mit Personal- und Lieferaufträgen ausgegeben werden. Planer schätzen die Drop-Prozentzahlen, um zu schätzen, wie viele "Nichterscheinen" zu erwarten sind. Eine Droprate von 2% entspricht ungefähr dem Durchschnitt für bezahlte oder mit Tickets versehene Ereignisse. Dieser Durchschnitt kann bei freien Veranstaltungen über 5% steigen. Wie Sie sich vorstellen können, zeigen die Teilnehmer eher, wann sie Geld in eine Veranstaltung investiert haben.
Mahlzeit-Karten
Einige Planer bieten mehr als ein Entree bei formellen Mahlzeiten an, und dies schafft eine weitere Berechnungsvoraussetzung. Hotels und Bankettzentren möchten nicht ständig daran denken, wie viele Gäste Steak oder Hühnchen wählen, daher ist es an den Planern, über das RSVP-System genaue Zahlen zu erhalten. Am Veranstaltungstag sollte jeder Teilnehmer eine farbige Mahlzeitkarte erhalten, die er auf den Tisch legen kann, so dass die Server automatisch wissen, welches Gericht sie bestellt haben.
Tickets trinken
Veranstaltungsplaner können Getränkekarten verwenden, um die Kosten für den Betrieb einer offenen Bar zu kontrollieren . Dies wird erreicht, indem jedem Gast bei der Anmeldung ein oder zwei Getränkekarten ausgehändigt werden. Der Barkeeper nimmt die Tickets gegen ein Getränk entgegen, und Gäste, die sich für ein Trinkgeld entscheiden, können bar bezahlen. Eine Sache, die bei Getränkekarten zu beachten ist, ist, dass der Veranstaltungsort Ihnen das teuerste Getränk pro Ticket berechnet.
Aus diesem Grund ist es sinnvoll, dieses System mit einem Bier und einer Wein- oder Hausbar zu verwenden, da die Auswahl enger zusammenpasst.
Arbeite mit dem System
Letztlich ist es Sache des Veranstaltungsplaners, der Catering-Abteilung genaue Zahlen zu liefern. Jene Planer, die die Richtlinien und Fristen ignorieren, die von ihrem Versorger herausgegeben werden, können am Ende zahlen, mehr als sie sollten in Form von Strafen und anderen Gebühren. Der beste Weg, dies zu vermeiden, ist, die Catering-Richtlinien vor der Planung der Veranstaltung durchzulesen. Wenn Sie diese einfache Regel befolgen, können Sie die am besten geeigneten Daten und Kosten auswählen, die an die Gäste weitergegeben werden.