Lassen Sie uns 5 der wichtigsten zu bewertenden Überlegungen besprechen, bevor Sie sich auf Ihr Event-Budget für Druckkosten festlegen.
Richten Sie Ihre Raumnamen mit der Eigenschaft aus
In dieser modernen Ära der Anerkennung von Sponsoren sehen Sie oft einen Breakout-Raum, der nach einem teilnehmenden Sponsor benannt ist. Dies ist sinnvoll, da es eine großartige Möglichkeit ist, die Teilnehmer der Konferenz hervorzuheben. Eine Sache, die Sie jedoch nicht tun möchten, ist, die Namen Ihrer Räume zu überschreiben. Wenn der Veranstaltungsort beispielsweise Ihren allgemeinen Sitzungsraum als Bankettraum 4 definiert hat, müssen Sie diese Informationen in Ihre Beschilderung und Programme aufnehmen. Die Einhaltung dieses Protokolls hilft allen, von Managern bis zu Hausmeistern, verlorene Teilnehmer direkt an den richtigen Ort zu bringen. Andernfalls könnte eine verlorene Seele, die nach dem kreativ benannten "Gold Room" sucht, an mehrere Personen weitergegeben werden, bevor sie die richtigen Informationen erhält.
Verwenden Sie Klettband, um Ihrer Beschilderung Flexibilität zu verleihen
Dies ist ein einfacher Trick, der Ihnen am Veranstaltungstag viel Ärger ersparen wird.
Erstellen Sie einige allgemeine Wegweiser mit Klettpfeilen, die Sie nach Bedarf ändern können. Einige Verkehrsmuster sind unmöglich vorherzusagen, und die Flexibilität, Richtungsanzeigen im Notfall zu posten, kann Sie vor der Katastrophe bewahren. Auf der gleichen Linie können Sie auch die Funktionalität von Velcro nutzen, um Signage für zukünftige Ereignisse zu verwenden.
Zum Beispiel sind Parkplätze und Toilettenschilder die Art von Dingen, die Sie für praktisch jede Veranstaltung verwenden können.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Zeichen sich von der Ruhe abheben
Ein häufiger Kritikpunkt für Veranstaltungsplaner ist der Mangel an gängigen Event-Schildern, die von Hotels und Konferenzzentren angeboten werden. Der einfachste Weg, um darüber hinweg zu kommen, ist die Verantwortung für alle Beschilderungsbedürfnisse. Natürlich ist es sinnvoll, die verfügbaren Inhouse-Optionen zu inventarisieren, aber vergessen Sie nicht, dass Sie einige dieser Ressourcen mit anderen Veranstaltungen am Veranstaltungsort teilen müssen. Markierte Schilder, die sich von der subtilen Schilderführung unterscheiden, sind für Ihre Gäste deutlich unterscheidbar. Die Leute neigen dazu, direkt an der Hausbeschilderung vorbei zu gehen, also stellen Sie sicher, dass Ihre Marke oder Ihr Logo deutlich angezeigt wird, um Aufmerksamkeit zu erregen.
Bringen Sie Ihre Gäste zuerst an die Haustür
Warten Sie nicht darauf, dass die Teilnehmer die Immobilie betreten, bevor Sie mit der Leitung beginnen. Eingangs- und Parkschilder sind wichtig, um sicherzustellen, dass die Besucher das Gebäude an der richtigen Stelle parken und betreten. Vertrau mir! Sie möchten nicht die Person sein, die einen Registranten begrüßt, der gerade eine halbe Meile gegangen ist, weil sie auf der falschen Seite des Gebäudes geparkt haben! Eine gute Beschilderungsstrategie beginnt mit dem ersten Aufenthalt eines Gastes auf dem Grundstück.
Unterschätze niemals die Macht menschlicher Interaktion
Egal wie auffällig Ihre Zeichen Ihnen erscheinen mögen, sie können niemals den Wert eines freundlichen Gesichts ersetzen. Greeter, Platzanweiser und Parkwächter werden immer die beste Verteidigung gegen verlorene und irritierte Teilnehmer sein. Die meisten Konferenzzentren bieten diese Dienste zu einem Stundensatz an, oder Sie können Freiwillige aus Ihrer Organisation gewinnen. Eine strategisch platzierte Registrierungstabelle verringert den Personalbedarf, aber stellen Sie sicher, dass Sie durch das Veranstaltungsgelände gehen und Orte identifizieren, an denen Ihre Gäste möglicherweise verloren gehen könnten.
Der beste Weg, um eine gute Event-Signage-Strategie zu entwickeln, ist, alle Ihre Annahmen aus dem Fenster zu werfen. Jedes Hotel und jedes Konferenzzentrum verfügt über ein gewisses Maß an Beschilderung, aber Sie sollten sich nicht darauf verlassen, dass dies die wichtigste Informationsquelle für Ihre Konferenz ist.
In einer Welt, in der Werbung aus allen Blickwinkeln auf uns angewendet wird, muss eine wirkungsvolle Ereignisbeschilderung hervorstechen und die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer auf sich ziehen. Das kann so einfach sein, wie das Logo Ihrer Konferenz auf allen Schildern zu tragen oder noch mehr zu versichern, ein ernannter Mitarbeiter, der bei Ankunft der Gäste lächelt und Fragen beantwortet.