Was Sie speichern und organisieren müssen
Bis zu einem gewissen Grad hängen die Dinge, die Sie für die Entwicklung eines Registrierungssystems benötigen, sehr von Ihrem Unternehmen ab.
Wenn Sie beispielsweise ein konkretes Produkt verkaufen, benötigen Sie etwas, das Ihr Inventar verfolgt. Im Folgenden finden Sie jedoch eine allgemeine Liste der Elemente, die Sie in Ihrem Privatgeschäft verfolgen müssen:
- Geschäfts- und Marketingpläne.
- Legale Dokumente (z. B. Papierkram, Geschäftslizenz und Registrierung von geistigem Eigentum, Verträge)
- Kontakte (professionelle, Kunden, Lieferanten, Dienstleister, etc.)
- Finanzinformationen (Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen, Debitoren / Kreditoren)
- Steuern
- Geschäftsausgaben (Quittungen)
- Projekte
Zusammen mit dieser Liste möchten Sie Artikel hinzufügen, die für Ihr Unternehmen spezifisch sind.
Systeme für die Organisation Ihres Home Business
Wahrscheinlich verwenden Sie eine Vielzahl von Methoden, um Ihre Papiere und andere wichtige Informationen zu speichern und zu verwalten. Der Schlüsselfaktor ist, eine Methode zu wählen, die für Sie am besten funktioniert. Jeder hat eine andere Art zu denken und zu organisieren. Zum Beispiel ist es für einige Leute sinnvoller, Dateien alphabetisch zu organisieren, für andere ist es jedoch einfacher, sie nach Datum zu sortieren.
Wenn Sie nicht sicher sind, was am besten für Sie funktioniert, versuchen Sie einen, und wenn Sie Mühe haben, es zu erhalten, wenden Sie ein anderes System an. Hier sind drei Möglichkeiten, um Ihre Dateien und Informationen zu organisieren:
Einfaches Binder-Archivierungssystem
Für kleine Unternehmen, die nicht zu viel Papierkram produzieren, ist das Bindemittelsystem eine gute Wahl.
Es ist auch ideal für Leute, die alles an einem Ort haben möchten oder ihre Informationen brauchen, um mobil zu sein. Das Bindersystem verwendet einen großen Drei-Ring-Binder, Blattschützer und Sektionsteiler.
Verwenden Sie die Teiler, um Ihre Geschäftskategorien wie ausstehende Bestellungen, ausgefüllte Bestellungen, Masterkopien verschiedener Formulare ... zu organisieren. Von dort werden Sie beginnen, die Dateien in den Schutzfolien zu sammeln. Sobald der Ordner voll ist - am Ende der Woche, Monate oder drei Monate - wird es Zeit für die Säuberung. Sie übertragen nur Kundenauftragsdateien und andere historische Datensätze an ein traditionelles Ablagesystem, das die Organisation Ihres Binders genau widerspiegelt.
Traditionelles Archivierungssystem
Die traditionellen Ablagesysteme verwenden einen Aktenschrank, Hängemappen und Manila-Ordner. Fast jedes Unternehmen wird diese Art der Einreichung benötigen, wenn das Unternehmen wächst. Es gibt einfach zu viel Papierkram im Laufe der Zeit, um keinen zu haben. Und da Steuerunterlagen für sieben Jahre aufbewahrt werden müssen, benötigen Sie einen Platz, um alle diese Aufzeichnungen zu speichern. Herkömmliche Ablagesysteme sind ideal für Gegenstände, die aufbewahrt werden müssen, aber nicht regelmäßig genutzt werden, wie zum Beispiel die Steuern und die Geschäftslizenz des Vorjahres. Hier sind ein paar Tipps, um Ihr traditionelles Ablagesystem auf den Weg zu bringen:
- Denken Sie darüber nach, welche Art von System Sie tatsächlich verwenden werden. Sie können verrückt werden, indem Sie coole Bürobedarfsartikel kaufen und das aufwändigste und farbenreichste Ablagesystem der Welt entwickeln, aber wenn es nicht zu Ihrem Arbeitsstil passt, ist es eine Verschwendung von Rüstzeit und Geld.
- Erstellen Sie ein System zum Verwalten Ihres Papiers, das möglichst wenig "Berührungen" zulässt. Sie wollen vermeiden, Papierstapel zu bilden und jedes Stück mehrfach zu bearbeiten. Arbeiten Sie stattdessen, um Entscheidungen darüber zu treffen, wohin ein Stück Papier gehen soll, wenn Sie es das erste Mal berühren.
- Berücksichtigen Sie die Zeit für die Einreichung . Es ist leicht, diese Aufgabe wie die Pest zu vermeiden, aber es ist erforderlich und wird Ihrem Unternehmen helfen, viel reibungsloser zu laufen. Vor allem Quittungen und andere Gegenstände, die zur Besteuerungszeit verwendet werden, machen das Ordnen Ihrer Steuern so einfach.
Elektronisches Ablagesystem
Die digitale Welt hat die Notwendigkeit der Papierspeicherung nicht vollständig beseitigt, aber es hat das Speichern von Informationen viel einfacher gemacht. Digitale Systeme können Rechnungen erstellen, senden und verwalten, und sie können Ihre Haushaltsfinanzen verfolgen und anschließend in Steuersoftware für die elektronische Einreichung importieren. Sie können Belege einscannen und in einer Datei auf Ihrem Computer speichern (obwohl Sie wahrscheinlich auch die Papierversion behalten sollten). Elektronische Systeme können Ihre Kunden-, Kunden- und Interessenteninformationen in einem Kundenbeziehungsmanagementsystem für einfachen Zugriff, E-Mail-Versand, Abrechnung und mehr speichern. Online-Systeme können verwendet werden, um Ihre Ideen zu speichern, Ihnen bei der Verwaltung von Projekten zu helfen, Informationen zu organisieren oder zu recherchieren.
Aber wie bei Papieraktensystemen muss Ihr digitales Ablagesystem eine Organisationsstruktur haben, die Ordner und Dateien verwendet, die auf Ihrem Computer oder in der Cloud gespeichert sind. Verwenden Sie für die einfachste Verwaltung dieselben Struktur- und Dateinamen in Ihrem digitalen System wie in Ihrem Papiersystem. Um Ihre digitalen Dateien zu schützen, sichern Sie sie auf einer separaten Festplatte oder einem Online-Speichersystem.
Eine Kombination aller oben genannten
Wahrscheinlich müssen Sie mehr als ein System verwenden, um alle Daten und Materialien zu verwalten, die Sie in Ihrem Unternehmen speichern müssen. Zuerst müssen Sie entscheiden, was am besten für Sie funktioniert, und es dann implementieren. Beispielsweise verfügen Sie möglicherweise über ein Bindersystem, mit dem Sie die tägliche Verwaltung Ihres Unternehmens organisieren können, z. B. Ihren Zeitplan, Ihr Marketing und Kopien Ihrer Formulare.
Ihr traditionelles System kann alle Ihre langfristigen Papiere wie Steuern, Genehmigungen und Geschäftslizenzen für das vergangene Jahr und die Registrierung von geistigem Eigentum enthalten. Sie können ein digitales System verwenden, um Ihre Ideen wie Evernote zu speichern und Projekte zu verfolgen.
Auf der anderen Seite möchten Sie vielleicht so digital wie möglich sein, eine Online -Aufgabenliste und einen Kalender verwenden , alle Belege in Ihren Computer einscannen und Software oder Online-Dienste für alle anderen Anforderungen Ihres Geschäftsmanagements verwenden. Trotzdem möchten Sie immer noch, dass ein System das Papier, das generiert wird, verwaltet. Der Schlüssel ist, das System zu finden, mit dem Sie einfach bleiben und die Informationen finden, die Sie brauchen, wenn Sie sie brauchen.
Aktualisiert September 2016 Leslie Truex