Einreichung Tipps für Menschen, die Einreichung hassen

5 Möglichkeiten, die Zeit, die Sie verbringen, zu reduzieren

Es gibt etwas über das Feilen , das meine Augen glasig werden lässt - und das Einordnen für längere Zeit bringt mich in Gefahr, ins Koma zu fallen.

Aber leider, hassen Sie es oder nicht, wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, muss die Archivierung erfolgen, oder Sie werden bald feststellen, dass Ihr Schreibtisch unter dem Gewicht all des Papiers zusammenbricht, das sich ständig anhäuft. Was ist ein Hasser der Einreichung zu tun?

Es gibt zwei Ansätze für das Problem, die helfen könnten.

Sie können versuchen, Ihre Zeiteinträge so kurz wie möglich zu halten (eine Methode, die ich über Jahre in einem Büro fast perfektioniert habe) oder Ihre Zeit so unterhaltsam wie möglich zu gestalten (etwas, was ich immer wieder versuche). Werfen wir einen Blick auf Tipps, wie Sie die Zeit verringern, die Sie tatsächlich für die Archivierung benötigen.

Shred und recycle wenn möglich

Die erste Frage zu einem Stück Papier, das zu Ihnen aufliest und darauf wartet, eingereicht zu werden, lautet: "Muss dieses Dokument archiviert werden?"

Viele der Dokumente, die mit der Post eingehen, können direkt in den Aktenvernichter gelangen. Was bringt es beispielsweise, Anzeigen oder Informationsbriefe von anderen Unternehmen einzureichen? Wenn Sie mit E-Mails zu tun haben, lesen Sie eine E-Mail einmal, entscheiden Sie, ob Sie sie in einem Jahr benötigen und archivieren Sie sie dann entsprechend.

Die Chancen stehen gut, dass Sie auch viele Kopien von Dokumenten archivieren, die Sie nicht archivieren müssen - und nicht einmal drucken sollten.

Sie müssen beispielsweise keine Papierkopien von Rechnungen oder Briefen einreichen, wenn Ihre elektronischen Dateien organisiert sind und Sie angemessene Sicherungsverfahren durchführen .

Also, wenn Sie diesen Stapel der Archivierung angehen, zerkleinern Sie das "Papier, ohne das Sie leben können".

Verwenden Sie ein Ablagesystem, das andere Büroarbeiten einfacher und nicht schwieriger macht.

Der Großteil des Papiers, das ich einreichen muss, hängt mit dem Geschäftsprozess zusammen - und diese Dokumente müssen in das Buchhaltungssystem eingegeben werden , bevor irgendetwas anderes mit ihnen gemacht wird.

Anstatt also diese Quittung für eine Drucker-Tonerkartusche zu nehmen und sie unter "P" in meinem Haupt-Ablagesystem abzulegen, lege ich sie in mein "erstes" Ablagesystem, eine Reihe von Ordnern, die nach Monat und Jahr beschriftet sind.

Wenn ich zum Beispiel die Tonerkartusche im September 2017 gekauft habe, ist dies die Datei, in die sie eingeht, zusammen mit allen anderen Rechnungen, Quittungen und anderen Geschäftsdokumenten, die innerhalb dieses Monats entstanden sind. Dann ist es eine einfache Sache, den Ordner am Ende des Monats durchzugehen und alle Buchhaltungseinträge zu machen, die gemacht werden müssen (oder wenn Sie es nicht selbst machen, um den monatlichen Ordner Ihrem Buchhalter oder Buchhalter zu übergeben) .

Beachten Sie, dass wir ein Dienstleistungsgeschäft betreiben , kein Einzelhandelsgeschäft, also kann ich mich jeden Monat einmal auf die Konten setzen und arbeiten. Sie müssen die Idee des monatlichen Ordners entsprechend ändern, wenn Sie Ihre Konten häufiger aktualisieren müssen.

Denken Sie nach, bevor Sie sich anmelden

Was passiert, nachdem ich die monatlichen Ordner für die Buchhaltung verwendet habe? Die Dokumente müssen in das "Haupt" -Archivsystem verschoben werden . Aber anstatt nur jedes Dokument einzeln nach seinem Titel zu archivieren, lege ich logisch nach der Gruppe ab, ein Anmeldeverfahren finde ich viel schneller.

Sehen wir uns das Beispiel der Drucker-Tonerkartusche noch einmal an.

Anstatt diese Quittung unter "P" für Druckerpatrone zu archivieren, würde ich diese unter Bürobedarf - Quittungen ablegen, an der gleichen Stelle, an der ich Dokumente wie eine Quittung für eine Sammlung von Haftnotizen oder eine Quittung für einen Drucker ablegen würde Papier. Dies beschleunigt nicht nur das Ablegen, sondern vereinfacht auch das spätere Auffinden von Dokumenten erheblich.

Verwenden Sie ganze Wörter und Sätze auf Ihren Dateiordnerbeschriftungen, nicht nur Buchstaben

Es gibt keine Regel, die besagt, dass Sie nur auf einzelne Buchstaben beschränkt sind, wenn Sie die Abteilungen Ihres Ablagesystems erstellen. Und wenn Sie das tun, machen Sie Ihre Archivierung unnötig langsam und kompliziert. Passen Sie Ihr Ablagesystem so an, dass Sie von der Ablage in einer Gruppe profitieren und den richtigen Ort finden, um ein Dokument schneller zu platzieren.

Zum Beispiel habe ich, anstatt nur einen Abschnitt meines Ablagesystems mit der Bezeichnung "C" zu versehen, einen Abschnitt mit der Bezeichnung "Client Files".

Die Dateien in "Client Files" sind alphabetisch geordnet. Das Schöne daran, Ihr Ablagesystem so anzupassen, ist, dass es bei Bedarf immer weiter unterteilt und organisiert werden kann. So könnte ein großer Kunde einen Datei-System-Teiler mit seinem Namen im Abschnitt "Client-Dateien" haben, um das Finden von Dokumenten zu erleichtern.

In diesem Beispiel würden dann die Beschriftungen auf dem Ablagesystem "B", "C", "Client Files", "D" lesen ... Sehen Sie, wie viel einfacher Ihre Ablage wird?

Ein weiterer Tipp, um Ihre Anmeldung zu beschleunigen: Vergessen Sie nicht, auch das Alphabet anzupassen. Anstatt nur einen "M" -Abschnitt zu haben, beschriften Sie auch einen "Mc".

Halten Sie Ihr "erstes" Dateisystem in der Nähe und bequem

Die andere großartige Sache bei der Verwendung eines zweistufigen Ablagesystems, wie es oben beschrieben wurde, ist, dass es viel einfacher wird, die erste Stufe Ihres Ablagesystems (die monatlichen Ordner) physisch in der Nähe Ihres Arbeitsbereichs zu halten . Sie werden viel eher geneigt sein, Papiere sofort einzureichen, anstatt sie sich aufstapeln zu lassen, wenn Sie einen engen, organisierten Ort haben, um sie einzureichen.

Legen Sie also die monatlichen Ordner Ihres letzten, aktuellen und nächsten Monats in ein Fach oder verwenden Sie eine Ziehharmonika-Datei, und legen Sie sie in Armlänge in Ihren Arbeitsbereich. Der Großteil Ihres Ablagesystems (das "Haupt" -Abgabesystem, wie wir es oben genannt haben) kann vollständig im Raum oder sogar in einem anderen Raum sein, aber im Interesse der Zeitersparnis sollten Sie nicht aufstehen müssen Mach deine erste Einreichung.

Wie macht man das Ablegen Spaß?

Die Ablagetipps, die ich Ihnen bisher gegeben habe, sollten Ihnen helfen, die Zeit zu reduzieren, die Sie mit der Ablage verbringen, und das Einfrieren des Gehirns zu verhindern. Aber was ist, wenn Sie Ihre Zeit für mehr Spaß machen?

In Wahrheit ist die einzige Strategie, die ich hier entwickelt habe, das Bestechungsgeld, das mich mit einem Keks belohnt, wenn ich für eine bestimmte Zeit einchecke. Dies wird funktionieren, kann aber dazu führen, dass Sie viele Pfund anlegen, wenn Sie viel zu tun haben.

Oder Sie könnten einen künstlerischeren Ansatz wählen, indem Sie alle unterschiedlichen Farben für Ihre Dateiordner verwenden und ungewöhnliche Schriften oder Kalligrafien für die Etiketten verwenden. Ob das Ihre Einreichung mehr Spaß macht oder nicht, wird es sicherlich attraktiver machen.

Und wer weiß? Vielleicht macht es einfach viel mehr Spaß, dass Ihre Einreichung jetzt so viel schneller ist, weil sie so organisiert ist.