Formular W-4 - Informationen für Arbeitgeber

Was ist ein W-4-Formular?

Ein W-4-Formular muss von allen in den USA arbeitenden Mitarbeitern ausgefüllt werden, so dass der Arbeitgeber weiß, wie viel er von der Lohnsteuer des Arbeitnehmers für Bundeseinkommenssteuern einbehalten muss. Der Mitarbeiter muss angeben:

UPDATE: Das neue Steuerreformgesetz (2017) und seine Auswirkungen auf W-4-Formulare

Das Steuerreformgesetz von 2017 hat wesentliche Änderungen vorgenommen, die Auswirkungen auf die Zurückhaltung von Arbeitnehmern haben werden.

Viele Ihrer Mitarbeiter möchten vielleicht ihr W-4-Formular ändern, um zu viel Quellensteuer zu vermeiden. Die IRS hat ein neues W-4-Formular 2018 herausgegeben, das sich derzeit in einem vorgeschlagenen Status befindet und es sollte nicht verwendet werden, bis es fertiggestellt ist.

Wie hat sich das neue W-4 Formular verändert?

Einige Änderungen, die auf dem neuen 2018 W-4 Formular notiert sind:

Wann muss ein W-4 zum Verleih fertiggestellt werden? Wann tritt ein neuer W-4 in Kraft?

Ein Mitarbeiter muss das Formular vor der ersten Gehaltsabrechnung ausleihen. Der IRS sagt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, eine neue W-4 zu Beginn der ersten Abrechnungsperiode zu implementieren, die am oder nach dem 30. Tag ab dem Tag, an dem Sie (der Arbeitgeber) es erhalten haben, endet.

Hier ist ein Beispiel. Josie gibt dir am 10. November eine neue W-4; Sie wird am 15. und 30. jedes Monats bezahlt.

Sie müssen es spätestens bis zur Gehaltsabrechnung vom 15. Dezember implementieren. Natürlich können Sie es möglicherweise früher implementieren, aber das ist nicht erforderlich.

Wenn ein Mitarbeiter einen W-4 für einen Bonus oder eine andere einmalige Gehaltsänderung ändern möchte, sollten Sie ihn ausreichend benachrichtigen, damit er die W-4-Änderung so planen kann, dass sie mit der gleichen Lohnsumme funktioniert der Bonus

Wie oft kann ein Mitarbeiter eine W-4 wechseln? Wie lange ist ein W-4 effektiv?

Mitarbeiter können die Beträge auf einem W-4-Formular jederzeit und beliebig oft ändern. Die obige Anforderung an die Implementierungsphase muss sowohl für Änderungen als auch für neue Einstellungen beachtet werden.

Es gibt kein Zeitlimit dafür, wie lange ein W-4 in Kraft bleibt; es bleibt in Kraft, bis der Mitarbeiter es ändert. Bei der Kündigung behält der W-4 seine Steuerermäßigungen für Zahlungen nach dem Kündigungstermin bei.

Der aktuellste W-4 muss vom Angestellten unterschrieben sein und im Abrechnungsordner des Arbeitnehmers aufbewahrt werden, um den Betrag der Einbehaltung der Bundeseinkommensteuer zu überprüfen.

Kann ich W-4-Formulare per Telefon oder E-Mail annehmen?

Nein, Sie können keine Informationen von einem Mitarbeiter über ein neues oder geändertes W-4-Formular per Telefon oder E-Mail annehmen. Die einzige Möglichkeit, eine Änderung vorzunehmen, besteht darin, das Formular W-4 persönlich oder per Post auszufüllen und zu unterzeichnen.

Möglicherweise können Sie W-4-Informationen elektronisch über elektronische Systeme akzeptieren, die den IRS-Vorschriften entsprechen.

US-Bundesstaaten und W-4-Formulare

Viele US-Bundesstaaten verwenden ihre eigene Variante des W-4-Formulars, um staatliche Quellensteuerbeträge zu erfassen. Und einige Staaten erlauben keine elektronische Erfassung von W-4-Informationen. Weitere Informationen erhalten Sie bei der Finanzabteilung Ihres Bundesstaates.

Probleme mit W-4-Formularen

Ein W-4-Formular kann aus mehreren Gründen ungültig sein, einschließlich fehlender erforderlicher Informationen, fehlender Signatur oder wenn das Formular geändert wurde oder wenn das W-4 nicht gültig ist, müssen Sie fortfahren basierend auf dem vorherigen W-4 zurückhalten. Wenn das ungültige W-4-Formular das erste ist, sagt das IRS, dass Sie bei Single mit Null-Zertifikaten zurückhalten sollten.

Mitarbeiter können keinen Pauschalbetrag oder Dollarbetrag einbehalten. Sie müssen W-4- und IRS-Tabellen verwenden und Methoden zurückhalten.

WICHTIG: Sie dürfen neue Mitarbeiter beim Ausfüllen des Formulars nicht beraten.

Wenn ein Mitarbeiter Schwierigkeiten hat, das W-4-Formular auszufüllen, möchten Sie die Person vielleicht zu diesem IRS-Artikel über die Berechnung Ihrer Quellensteuererklärung verweisen.

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