Tipps zur Dateiverwaltung für digitale Dateien
Zusätzlich zum lokalen Speichern von Dokumenten auf Desktops, Laptops oder mobilen Geräten verwenden immer mehr Unternehmen die Cloud für grundlegende Geschäftsanwendungen und Dateispeicher. (Siehe Warum Cloud Computing ideal für kleine Unternehmen und 5 Nachteile von Cloud Computing ist. )
Das Speicherproblem wird noch dadurch erschwert, dass viele Unternehmen Dokumente zwischen ihren Mitarbeitern austauschen müssen .
In einem Büro wird dies in der Regel mithilfe eines Dateiservers oder NAS-Geräts (Network Attached Storage Device) erreicht. Wenn geteilter mobiler Zugriff erforderlich ist, können Dokumente in der Cloud gespeichert und durch Zuweisen von Zugriffsberechtigungen freigegeben werden. Das Ergebnis all dessen kann ein Albtraum bei der Dateiverwaltung sein, bei dem einige Dokumente einer Person in der Cloud und einige lokal gespeichert sind und sogar einzelne Dokumente nur an einer Stelle gespeichert sind.
Organisation ist der Schlüssel zum elektronischen Dateimanagement
Überall dort, wo die Dokumente gespeichert werden, ist es wichtig, sie zu organisieren und auf dem neuesten Stand zu halten. Das Ziel der elektronischen Dateiverwaltung ist es, sicherzustellen, dass Sie auch nach Jahren der Suche das finden, wonach Sie suchen.
Die meisten Geschäftsleute waren zu der einen oder anderen Zeit in der peinlichen Situation, einen Kundenanruf zu haben und nicht in der Lage zu sein, die relevante Rechnung oder andere wichtige Kundendokumente schnell zu finden.
Genauso nervig ist das Herumkrabbeln am Jahresende , wenn man versucht, Dokumente zu finden, die sich auf Firmenkonten des Buchhalters oder noch schlimmer des Steuermanns beziehen .
Die ordnungsgemäße Organisation digitaler Dokumente ist in einer gemeinsamen Umgebung besonders wichtig. Wenn einer Ihrer Mitarbeiter abwesend ist (vorübergehend oder dauerhaft!), Sollten Sie in der Lage sein, alle Dokumente, die von dieser Person erstellt oder verwaltet werden, leicht zu finden.
(Beachten Sie, dass ein potenzieller Verlust von Datenproblemen bei verärgerten, scheidenden Mitarbeitern ein weiterer Grund ist, Ihre Geschäftsdaten zu schützen. Siehe 6 Datenschutzbestimmungen ).
Diese Tipps zur Dateiverwaltung helfen Ihnen, auf Ihre Dateien zuzugreifen:
1. Verwenden Sie die Standardinstallationsordner für Programmdateien.
Verwenden Sie die Standardspeicherorte für Dateien bei der Installation von Anwendungsprogrammen. Unter Windows befinden sich nach Konvention die Programmdateien im Verzeichnis (Laufwerksbuchstabe:) -> Programme. Die Installation von Anwendungen an anderer Stelle ist verwirrend und unnötig.
2. Ein Platz für alle Dokumente.
Legen Sie alle Dokumente in einem einzigen "root" -Ordner ab. Für einen einzelnen Benutzer in einer Windows-Umgebung ist der Standardspeicherort der Ordner Eigene Dateien.
Versuchen Sie in einer Dateifreigabeumgebung dasselbe zu tun. Erstellen Sie einen einzelnen Stammordner (z. B. "Freigegebene Dokumente"), und speichern Sie alle Dokumente in Unterordnern im Stammordner. Ein einziger Speicherort für alle elektronischen Dokumente erleichtert das Auffinden von Objekten und das Ausführen von Backups und Archiven.
3. Erstellen Sie Ordner in einer logischen Hierarchie.
Das sind die Schubladen des Aktenschranks Ihres Computers. Verwenden Sie eine einfache Sprache, um Ihre Ordner zu benennen. Sie wollen diese Liste von Ordnern in Zukunft nicht mehr sehen und sich fragen, was "TFK" oder was auch immer für andere interessante Abkürzungen, die Sie erfunden haben, bedeutet.
4. Fügen Sie Ordner in Ordnern ein.
Erstellen Sie bei Bedarf weitere Ordner in diesen Hauptordnern. Zum Beispiel könnte ein Ordner namens " Rechnungen " Ordner namens "2018", "2017" und "2016" enthalten. Ein für einen Client benannter Ordner kann die Ordner "Kundendaten" und "Korrespondenz" enthalten. Das Ziel besteht darin, jede Datei in einem Ordner zu speichern, anstatt eine Reihe verwaister Dateien aufzulisten.
Erstellen Sie jedoch keine komplexen, stark geschichteten Ordnerstrukturen. Verwenden Sie möglichst beschreibende Dateinamen.
5. Befolgen Sie die Dateinamenskonventionen.
Einige Betriebssysteme (z. B. Unix) lassen keine Leerzeichen in Datei- oder Ordnernamen zu. Vermeiden Sie dies, wenn Ihre Computerumgebung gemischt ist. Verwenden Sie stattdessen die Unterstriche als Trennzeichen (z. B. Doe_John_Proposal.doc.) Andere Zeichen wie /? <> \: * | "^ sind auch in Datei- oder Ordnernamen unter Windows verboten.
Verwenden Sie beschreibende Dateinamen zur einfachen Identifizierung und zum Abrufen, aber gehen Sie nicht über Bord - Datei- / Pfadnamen haben Längenbeschränkungen, die zwischen den Betriebssystemen variieren. Unter Windows beträgt die maximale vollständige Pfadlänge für eine Datei (z. B. Laufwerksbuchstabe + Ordnernamen + Dateiname) 260 Zeichen. Verwenden Sie nach Möglichkeit gemeinsame Abkürzungen wie Jan für Januar oder Corp for Corporation.
6. Seien Sie konkret.
Geben Sie elektronischen Dateien logische, spezifische Namen und fügen Sie, wenn möglich, Datumsangaben in Dateinamen ein. Das Ziel bei der Benennung von Dateien ist es, zu erkennen, worum es in der Datei geht, ohne sie öffnen und anschauen zu müssen. Wenn das Dokument also ein Brief an einen Kunden ist, der ihn daran erinnert, dass die Zahlung überfällig ist, nennen Sie es so etwas wie "überfällig_20180115"; eher als etwas wie "Brief". Woher weißt du, wer der Brief ist, ohne ihn zu öffnen?
Wenn Sie Dateien per E-Mail oder tragbaren Geräten teilen, möchten Sie möglicherweise, dass der Dateiname spezifischere Informationen enthält, da die Ordnerinformationen nicht in der freigegebenen Datei enthalten sind. Wenn sich Ihr Dokument beispielsweise in "Eigene Dateien \ Rechnungen \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc" befindet und die Datei freigegeben oder per E-Mail versendet wird, wird der Empfänger die Datei Doe_John_20170416.doc sehen und kann möglicherweise nicht feststellen, dass die Datei ein Kunde ist Rechnung, ohne sie zu öffnen.
7. Datei, wie Sie gehen.
Die beste Zeit, um ein Dokument zu archivieren , ist, wenn Sie es zum ersten Mal erstellen. Gewöhnen Sie sich also an, das Dialogfeld "Speichern unter" zu verwenden, um Ihr Dokument zu archivieren, zu benennen und es an die richtige Stelle zu setzen.
8. Bestellen Sie Ihre Dateien für Ihre Bequemlichkeit.
Wenn es Ordner oder Dateien gibt, die Sie häufig verwenden, zwingen Sie sie an den Anfang der Dateiliste, indem Sie sie mit einem! Umbenennen. oder ein AA am Anfang des Dateinamens.
9. Cull deine Dateien regelmäßig.
Manchmal ist das, was alt ist, offensichtlich, wie im Beispiel des Ordners "Rechnungen" oben. Wenn dies nicht der Fall ist, halten Sie Ihre Ordner sauber, indem Sie die alten Dateien löschen.
Löschen Sie geschäftsbezogene Dateien nur dann, wenn Sie absolut sicher sind, dass Sie die Datei nie wieder benötigen werden. Erstellen Sie stattdessen in Ihrer Hauptsammlung von Ordnern in Ihrem Stammordner einen Ordner mit dem Namen "Alt" oder "Inaktiv", und verschieben Sie alte Dateien in diesen, wenn Sie auf sie stoßen.
( Wie lange müssen Sie Geschäftsunterlagen für die CRA oder IRS aufbewahren? Erläutert, wie lange Sie Geschäftsunterlagen aufbewahren müssen, um Ihre Steuerverpflichtungen zu erfüllen.)
10. Sichern Sie Ihre Dateien regelmäßig.
Unabhängig davon, ob Sie Ihre Dateien auf ein anderes Laufwerk oder auf ein Band kopieren, ist es wichtig, ein normales Backup-Programm einzurichten und zu befolgen. Siehe Die 3 Schritte zu einem erfolgreichen Backup-System .
Gute Dateiverwaltung macht das Finden was Sie wollen Einfach
Die Verwaltung elektronischer Dokumente sollte Teil einer umfassenden Dokumentenmanagementstrategie für Ihr Unternehmen sein. Ein korrekter Dokumentenverwaltungsplan sollte alle Aspekte der Handhabung von Dokumenten umfassen, einschließlich Speicherung, Abruf, Backups und Sicherheit.
Die Suchfunktion ist eine wunderbare Sache, aber sie wird niemals die Leichtigkeit erreichen, direkt in einen Ordner oder eine Datei zu gehen. Wenn Sie diese Tipps zur Dateiverwaltung konsequent befolgen, wissen Sie, wo sich etwas befindet, selbst wenn Sie nicht wissen, wo es ist - ein großer Vorteil, wenn es darum geht, das zu finden, wonach Sie suchen. Gute Dateiverwaltungspraktiken sparen Ihrem Unternehmen Zeit und Geld .