Die Business-Etikette der Voicemail-Grüße
Wenn die automatische Telefonzentrale einen Anruf an diese Nebenstelle weiterleitet, erhält die nächste verfügbare Nebenstelle den Anruf. Wenn alle Nebenstellen der Buchhaltung ausgelastet oder nicht verfügbar sind, wird der Anruf an die Voicemail-Box der Abteilung weitergeleitet.
Voicemail-Begrüßungsoptionen
Abhängig von der Telefonanlage, die Sie in Ihrem Unternehmen haben, gibt es möglicherweise verschiedene Optionen für die Art von Voicemail-Begrüßungen, die Sie erstellen dürfen. Diese beinhalten:
- Allgemeine Voicemail-Begrüßung
Die allgemeine Voicemail-Begrüßung wird als standardmäßige Voicemail-Begrüßung verwendet, wenn kein anderer Begrüßungstyp festgelegt ist. - Interne Voicemail-Begrüßung
Es wird verwendet, um Personen zu begrüßen, die Ihre Abteilung aus Ihrer eigenen Firma anrufen (dh von einer anderen Nebenstelle). Im Allgemeinen gilt dies nur für sehr große Unternehmen. - Externe Voicemail-Begrüßung
Diese Begrüßung wird für Personen abgespielt, die von außerhalb Ihrer Firma anrufen. Die automatische Telefonzentrale Ihres Telefonsystems spielt möglicherweise eine allgemeine Begrüßung, die alle externen Anrufer hören. Wenn der Name Ihres Unternehmens in dieser Begrüßung erwähnt wird, müssen Sie ihn nicht erneut in Ihrer Abteilungsansage angeben.
- Voicemail-Begrüßung für temporäre oder Abwesenheitsnotiz
Die temporäre Voicemail-Ansage für Abwesenheit oder Abwesenheit wird festgelegt, wenn die gesamte Abteilung für einen bestimmten Zeitraum nicht verfügbar ist. Zum Beispiel ist die Abteilung nur zwischen 8:00 und 17:00 Uhr besetzt, oder es gibt eine obligatorische Abteilungsbesprechung, die alle Personen von der Beantwortung des Telefongesprächs trennt. Bei den meisten Voicemail-Systemen können Sie ein Ablaufdatum und eine Ablaufzeit festlegen, sodass Sie nicht daran denken müssen, sie zu deaktivieren, wenn Ihre Abteilung zum normalen Betrieb zurückkehrt.
- Am Telefon (besetzt) Voicemail-Begrüßung
Diese Begrüßung wird verwendet, um Anrufer darüber zu informieren, dass die Abteilung verfügbar ist, aber niemand sofort anrufen kann, da alle Nebenstellen im Abteilungspool mit anderen Anrufern besetzt sind.
Elemente der Voicemail-Begrüßung der guten Abteilung
- Abteilungsname
- Aussage, dass Sie ihren Anruf jetzt nicht annehmen können
- Einladung, eine Nachricht zu hinterlassen
- Wenn sie einen Rückruf erwarten können
- Zusätzliche Optionen, die verfügbar sind (zB "Drücken Sie die Raute-Taste, um zu ... zurückzukehren")
- Website-Adresse, wenn sie aussagekräftige Informationen liefern kann
- Nicht länger als 20 - 25 Sekunden (Faustregel)
- Beginnen Sie nicht mit dem Gruß "Ihr Ruf ist uns sehr wichtig ...". Dieser Ausdruck wird überstrapaziert und ist normalerweise ein "Ausschalten" für Anrufer.
- Vermeiden Sie es, zu viele Informationen zu geben und zu lange zu grüßen.
Sample Gute Abteilung Voicemail Grüße
- Sie haben die Buchhaltung erreicht. Alle unsere Vertreter sind damit beschäftigt, andere Anrufer zu bedienen. Anstatt Ihre wertvolle Zeit in der Warteschleife zu verschwenden, möchten wir Ihren Anruf innerhalb von zwei Geschäftsstunden zurückgeben. Wenn Sie zum vorherigen Menü zurückkehren möchten, drücken Sie jetzt Stern. Ansonsten hinterlassen Sie uns eine detaillierte Nachricht mit Ihrem Namen und Ihrer Nummer. Nachdem Sie Ihre Nachricht aufgezeichnet haben, können Sie die Raute-Taste für weitere Optionen drücken. Danke für den Anruf.
- Sie haben die Verkaufsabteilung von Operations Tech, Inc. erreicht. Alle unsere Außendienstmitarbeiter sind damit beschäftigt, andere Kunden zu bedienen, aber wir möchten Ihren Anruf so bald wie möglich zurückgeben. Für aktuelle Preisinformationen oder um den Status Ihrer Bestellung zu überprüfen, besuchen Sie uns bitte im Internet. Ansonsten hinterlassen Sie uns bitte eine Nachricht mit Ihrem Namen und Ihrer Nummer nach dem Ton. Wenn Sie zum vorherigen Menü zurückkehren möchten, drücken Sie jetzt die Sterntaste.
- Sie haben die Buchhaltung bei Operations Tech, Inc. erreicht. Die Abteilung ist derzeit geschlossen. Unsere normalen Öffnungszeiten sind Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr. Wir sind samstags und sonntags geschlossen. Sie können die Sterntaste jederzeit drücken, um zum vorherigen Menü zurückzukehren. Andernfalls hinterlassen Sie uns bitte eine Nachricht mit Ihrem Namen und Ihrer Nummer und wir werden Ihren Anruf zurückrufen, wenn das Büro wieder geöffnet wird. Sie können auflegen, nachdem Sie Ihre Nachricht hinterlassen haben, oder die Raute-Taste drücken, um weitere Optionen anzuzeigen. Danke für den Anruf.
Schlechte Voicemail-Grüße
- Sie haben die Verkaufsabteilung erreicht. Hinterlassen Sie uns eine Nachricht.
- Hallo. Sie haben die Buchhaltung bei XYZ.com erreicht. Alle Buchhalter nehmen derzeit an einer obligatorischen Abteilungsbesprechung teil, und niemand ist verfügbar, um Ihren Anruf entgegenzunehmen. Ihr Anruf ist uns sehr wichtig und wir möchten Ihren Anruf zurückgeben, sobald wir zurückkommen. Es ist jedoch das Ende des Jahres und unser Call Backlog ist sehr lang. Wenn Sie eine Zahlung für ein überfälliges Konto tätigen, teilen Sie uns dies bitte mit, damit wir Sie umgehend zurückrufen können. Andernfalls warten Sie bitte auf den Ton und hinterlassen Sie uns eine detaillierte vertrauliche Nachricht.
- Die Abteilung ist geschlossen. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Ton.