Lernen Sie die Grundlagen zum Erstellen eines Veranstaltungsbudgets

Als Veranstaltungsplaner ist es wichtig , im Budget Ihres Kunden zu bleiben. Dazu benötigen Sie ein detailliertes Veranstaltungsbudget, mit dem Sie und Ihr Kunde einverstanden sind. Unabhängig davon, ob Sie neu in der Eventplanung sind oder ein erfahrener Profi sind, ein Veranstaltungsbudget hilft Ihnen, organisiert zu bleiben und auf jede Kundenanfrage vorbereitet zu sein - und hilft Ihnen, das Budget nicht zu überschreiten. Für eine grundlegende Veranstaltung wie ein Seminar oder eine Dinnerparty können Excel oder andere Tabellenkalkulationsprogramme hilfreich sein.

Listen Sie die folgenden vier Kategorien am oberen Rand auf:

• Artikel
• Projizierte Kosten
• Tatsächliche Kosten
• Einzelheiten

Dann kategorisieren und verfolgen Sie die Ausgabenposten.

Verwalten eines Veranstaltungsbudgets

1. Verfolgen Sie die Mietkosten für die Website. Planen Sie die Veranstaltung selbst und, wenn Sie sich mit dem Verkaufsleiter Ihres Veranstaltungsortes treffen, erfassen Sie alle geplanten Mietgebühren für den Veranstaltungs- und Veranstaltungsbereich, die Hauswirtschaft, die Gepäckabfertigung und die damit verbundenen Kosten.

2. Geschätzte Catering-Kosten. Dies beinhaltet alle Kosten für Speisen und Getränke, einschließlich Trinkgeldern und Trinkgeldern, die bis zu 30% ausmachen können.

3. Dokument Transportkosten. Dies beinhaltet Shuttles, Trainer, Event Transfers und alle damit verbundenen Kosten.

4. Dekorkosten hinzufügen. Die meisten Veranstaltungen beinhalten Aufwendungen für Dekor, wie Mittelstücke, Blumen, Zeltmieten, usw. Hier sind die Kosten aufgelistet.

5. Dokument Unterhaltung & Ausrüstung Gebühren. Zu den üblichen Ausgaben in dieser Kategorie gehören die A / V-Ausstattung, aber es ist auch ein guter Platz, um den Referenten Honorar zu listen oder wenn Sie Animateure einstellen.

1. Fassen Sie die Gebühren zusammen. Mehrere kleine Artikelladungen kombinieren sich zu einer größeren Aufwandsposition. Dazu gehören Einladungen, Namensschilder, Programmhefte, Veranstaltungsbeschilderungen und Banner.

2. Werbebuchung für Geschenke Ein häufiger Veranstaltungshinweis ist es, niemals zuzulassen, dass ein Gast leer ausgeht. Also, was auch immer Geschenk oder Geschenke Sie liefern, verfolgen Sie die Kosten für sie getrennt; Sie würden erstaunt sein, wie viel diese Gegenstände kosten können.

1. Identifizieren Sie die Ausgaben für Aktivitäten. Wenn Ihre Veranstaltung Aktivitäten wie Golfen, Tennis, Spa, Rafting, Radfahren oder andere Aktivitäten umfasst, sollten Sie die Kosten für diese Gebühren separat notieren. Erwägen Sie, die Gesamtkosten in Ihrer Tabelle zusammenzufassen und eine Aufschlüsselung hinzuzufügen.

2. Posten Sie andere Ausgaben. Wenn eine Ausgabe nicht in eine der oben genannten Kategorien fällt, listen Sie sie hier als sonstige Aufwandsposition auf.

3. Geben Sie sich eine Kategorie für Notfallfonds. Abhängig von der Größe oder Komplexität einer Veranstaltung möchten Sie hier vielleicht bis zu 20% des Veranstaltungsbudgets ausgeben. Trotz der besten Planung werden die Kosten die projizierten Pläne mit Ausgaben übersteigen, die Sie nie in Betracht ziehen. Dies wird Sie davon abhalten, jedes Mal das Budget zu überschreiten.

4. Fassen Sie die projizierten Ausgaben zusammen. Wenn Sie Ihr Veranstaltungsprogramm erstellen, erhalten Sie eine gute Prognose der Gesamtausgaben. Dies sind die Informationen, die Sie mit dem Event-Kunden teilen, um sicherzustellen, dass sie das Event-Budget kennen, so dass es später keine Überraschungen gibt.

5. Fassen Sie die tatsächlichen Ausgaben zusammen. Dies geschieht nach dem Ende der Veranstaltung. Zwischensumme der Rechnungen in die oben genannten 10 Kategorien und dokumentieren das tatsächliche Budget. Wenn Sie äußerst günstig sind, ermitteln Sie die Einsparungen im tatsächlichen Budget gegenüber dem geplanten Budget, und zeigen Sie auf, welchen Wert Sie der Rolle beigemessen haben.