Spulen Sie Ihre Zahlen ein
Es gibt eine Wissenschaft zur Verwaltung von Gästezählungen und RSVP-Nummern , mit denen selbst erfahrene Veranstaltungsplaner zu kämpfen haben.
Auf der einen Seite haben Sie die Anzahl der Teilnehmer, die sich für die Veranstaltung registriert haben, auf der anderen Seite müssen Sie "Nichterscheinen" und unerwartete Gäste berücksichtigen. Freie Veranstaltungen haben einen höheren Prozentsatz an Nichterscheinen (25% oder mehr), während die meisten Ereignisse mit Ticket eine durchschnittliche Ausfallrate von 10% aufweisen. Verwenden Sie diese Durchschnittswerte, um unnötige Ausgaben zu kontrollieren. Um sicher zu sein, sollten Sie eine 2% ige Pufferzone für Last-Minute-Ankünfte einbauen.
Zurück zum kontinentalen Frühstück
Wenige Mahlzeiten bieten mehr Abfall als das kontinentale Frühstück. Tatsache ist, dass die Menschen Kohlenhydrate und kalorienreiche Backwaren bewusster geworden sind. Davon abgesehen brauchen Sie immer noch reichlich Kaffee, Tee und Wasser für Ihre morgendlichen Sitzungen. In vielen Fällen können Sie Geld sparen, indem Sie statt der Standardpakete pro Person Frühstück a la carte bestellen. Abbildung 0.5 Gebäck und 1.25 Getränke pro Person für ein Geschäftstreffen, und etwas mehr für Familien mit Kindern in Anwesenheit.
Überdenken Sie verzierte Mahlzeiten über Buffets
Es gibt einen weit verbreiteten Mythos, dass die Wahl eines Büffetessens Ihnen gegenüber einem gedientem Entrée Geld spart. Allerdings, wenn Sie sich die meisten Catering-Führer ansehen, werden Sie sehen, dass dies einfach nicht wahr ist. Caterer müssen mehr Essen pro Person für Buffets zubereiten, was zu mehr Müll führt.
Und obwohl der Service am Tisch weniger mit Buffets zu tun hat, benötigen die Etagenmanager nach dem Essen immer noch ein komplettes Personal, um die Tische zu decken und die Teller zu leeren. Das Endergebnis ist, dass eine einfach überzogene Vorspeise die kosteneffizienteste Auswahl zwischen den beiden ist .
Begrenzen Sie Ihre Bar-Service
Offene Balken könnten bei den Teilnehmern ein Hit sein, aber sie sind vielleicht die schwierigsten Kosten, die im Voraus geplant werden müssen. Wenn Sie mit einem knappen Budget arbeiten, ist es am besten, ein Ticketsystem zu verwenden, um den Getränkebedarf zu steuern. Mit diesem geben Sie jedem Gast ein oder zwei Getränkekarten bei der Ankunft, im Wesentlichen für die erste Runde der Getränke bezahlen. Wenn einem Teilnehmer keine Tickets mehr zur Verfügung stehen, kann er Getränke direkt beim Barkeeper mit Bargeld kaufen. Es ist ein System, mit dem Sie Ihre Gäste behandeln und gleichzeitig die Kosten kontrollieren können.
Maximiere jeden Biss an den Empfängen
Empfänge und "by the Bite" -Funktionen mit Vorspeisen können verheerende Auswirkungen auf jedes Budget haben, wenn man bedenkt, dass die meisten Hotels für jedes Hors d'oeuvre mehr als 3 $ verlangen. Die Standardrichtlinie ist, 3-5 Stücke pro Person für einen vor-Abendessenempfang und 10-15 Stücke pro Person für Mahlzeiten durch den Bissen zu dienen. Sie können diese Zahlen schneiden, indem Sie Dips mit Brot oder Chips und Cocktailsnacks wie Chex-Mischung und Nüsse einschließen.
Der Schlüssel ist, Ersatzstoffe für die teuren Aperitifstücke zu finden. Desserts wie Kekse oder Brownies (in zwei Hälften geschnitten) können ebenfalls auf die Kosten Ihrer Gäste angerechnet werden und sind im Vergleich relativ günstig.
Überprüfen Sie den Plan
Wenn es um die Portionierung geht, ist der beste Weg, um Geld zu sparen, die Grundprinzipien hinter jedem Punkt auf Ihrer Speisekarte zu überprüfen. Fügen Sie nicht einfach einen Gegenstand wie geschnittene Früchte hinzu, um ein kategorisches Bedürfnis zu erfüllen. Denken Sie darüber nach, was Ihr Gast tatsächlich essen und angemessen bestellen wird. Machen Sie eine Umfrage bei Ihren Mitarbeitern, bei denen sie die beliebtesten Produkte finden. Diese einfache Übung allein kann Änderungen in Ihrem Menü inspirieren.